部門檔案轉移管理辦法一、引言親愛的同事們，檔案是我們公司發展過程中各類重要信息的集合，它記錄著公司一路走來的點點滴滴，從項目策劃到執行成果，從人事變遷到規章制度的演變，可以說檔案是公司的“記憶庫”。在企業運營過程中，部門調整、業務拓展等情況不時發生，這就使得檔案轉移成為一項不可避免的工作。為了確保檔案在轉移過程中的完整性、準確性和安全性，我們制定了本《部門檔案轉移管理辦法》。希望大家認真閱讀并嚴格按照此辦法執行，共同守護公司的寶貴財富。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有部門之間檔案的轉移管理。無論是因部門架構調整，業務重新整合，還是其他合理原因導致的檔案轉移，都應遵循本辦法的相關規定。三、檔案分類及定義在展開檔案轉移工作前，我們需要對檔案進行清晰的分類，以便更好地管理和轉移。1.行政檔案：主要涵蓋公司行政事務相關的文件，如公司規章制度、會議紀要、通知公告、印章使用記錄等，這些檔案記錄著公司日常運營的規范和決策過程。2.人事檔案：涉及公司員工個人信息、招聘記錄、勞動合同、績效考核、培訓記錄、獎懲情況等，它們是對員工在公司工作經歷的全面記錄。3.業務檔案：這部分檔案與公司核心業務直接相關，包括項目文檔（項目策劃書、項目執行報告、項目成果文件等）、客戶資料（客戶基本信息、合作協議、溝通記錄等）、市場調研資料以及各類業務報表等。4.財務檔案：包含公司財務方面的各類資料，如財務報表、會計憑證、稅務申報資料、審計報告、預算與決算文件等，是公司財務狀況和經營成果的重要體現。四、檔案轉移的準備工作（一）申請與審批1.當部門有檔案轉移需求時，需由檔案轉出部門填寫《檔案轉移申請表》。申請表應詳細注明轉移原因、擬轉移檔案的類別、數量、預計轉移時間以及接收部門等信息。例如，如果是因為部門合并，在原因欄需明確寫明“因[具體部門]與[具體部門]合并，涉及相關檔案轉移至新部門”。2.《檔案轉移申請表》首先提交至轉出部門負責人進行初審。負責人需對轉移的必要性、檔案內容的準確性等進行審核，確認無誤后簽字并提交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門收到申請表后，將從公司整體檔案管理規劃的角度對申請進行復審。審核內容包括是否符合檔案轉移的原則，是否會對其他部門的工作造成影響等。若審核通過，檔案管理部門負責人簽字，并報公司分管領導進行最終審批。希望各部門在提交申請前仔細梳理相關信息，確保申請內容真實、準確，以便順利通過審批流程。（二）檔案整理與清點1.轉出部門在申請獲批后，應著手對擬轉移檔案進行整理。整理過程需按照檔案分類標準，將各類檔案進行系統分類，確保同類型檔案集中存放。同時，對每份檔案進行編號，并建立詳細的檔案清單。檔案清單應包含檔案編號、檔案名稱、內容摘要、形成時間、保管期限等信息，以便于后續的清點和核對。2.在整理檔案的過程中，要對檔案的完整性進行檢查。對于發現的缺失、破損等問題檔案，應及時進行補救或注明情況。例如，若一份合同缺失部分頁，要記錄缺失頁面內容并說明原因。3.完成檔案整理后，轉出部門需組織專人對檔案進行清點。清點工作應兩人以上共同進行，確保檔案數量與檔案清單一致。清點完畢后，清點人員需在檔案清單上簽字確認。我們鼓勵大家在整理與清點過程中保持認真負責的態度，不放過任何一個細節，為檔案的順利轉移打下堅實基礎。（三）接收部門準備1.接收部門在得知將有檔案轉入后，應安排專人負責檔案接收工作。接收人員需提前熟悉擬接收檔案的相關業務及檔案管理要求。2.為接收檔案，接收部門要準備好合適的存儲空間和必要的檔案保管設備，如檔案柜、文件夾、裝訂工具等。同時，要確保存儲環境符合檔案保管條件，具備防火、防潮、防蟲、防盜等基本功能。希望接收部門提前做好充分準備，以迎接檔案的順利轉入。五、檔案轉移過程管理（一）轉移方式與交接1.檔案轉移應優先選擇安全、可靠的轉移方式。對于重要且數量較少的檔案，可由轉出部門與接收部門指定專人通過直接面對面交接的方式進行轉移。交接過程需在專門的交接地點進行，確保環境安全、無干擾。2.若轉移的檔案數量較多，可考慮使用公司內部物流或專業檔案搬運服務公司。無論采用哪種方式，都要確保檔案在運輸過程中的安全，避免檔案受損、丟失。3.當檔案到達接收部門后，轉出部門與接收部門的交接人員需依據轉出部門提供的檔案清單，對檔案進行逐一核對。核對內容包括檔案編號、名稱、數量、完整性等。核對無誤后，雙方在《檔案交接清單》上簽字確認，一式兩份，轉出部門與接收部門各留存一份。在交接過程中，請雙方交接人員務必認真細致，確保檔案交接準確無誤。（二）轉移記錄與跟蹤1.公司檔案管理部門應建立檔案轉移記錄臺賬，詳細記錄每次檔案轉移的申請信息、審批過程、轉移方式、交接時間以及交接人員等內容。通過記錄臺賬，能夠對檔案轉移的全過程進行追溯。2.在檔案轉移期間，檔案管理部門要定期對轉移工作進行跟蹤，及時了解檔案轉移的進展情況。對于轉移過程中出現的問題，如運輸延遲、檔案損壞等，檔案管理部門應及時協調相關部門進行解決，確保檔案轉移工作順利進行。我們希望檔案管理部門切實履行好跟蹤職責，保障檔案轉移工作的有序推進。六、檔案轉移后的管理（一）接收部門的整理與歸檔1.接收部門在完成檔案交接后，應盡快對接收的檔案進行進一步整理。按照本部門的檔案管理分類方式，對檔案進行重新分類存放，并更新檔案管理系統中的相關信息，確保檔案信息的準確性和及時性。2.將整理好的檔案按照規定的保管期限和保管要求進行歸檔。對于需要長期保存的重要檔案，要采取更為嚴格的保管措施，如定期檢查檔案的保存狀況，做好防潮、防蟲等防護工作。希望接收部門能夠重視檔案整理與歸檔工作，使接收的檔案能夠迅速融入本部門的檔案管理體系，為后續工作提供有力支持。（二）監督與檢查1.公司檔案管理部門將定期對檔案轉移后的管理情況進行監督與檢查。檢查內容包括檔案的整理是否規范、歸檔是否及時、保管條件是否符合要求等。通過監督檢查，及時發現并糾正檔案管理過程中存在的問題。2.對于在檔案轉移后管理工作中表現突出的部門或個人，公司將給予適當的表彰和獎勵；對于因管理不善導致檔案丟失、損壞等問題的部門或個人，公司將按照相關規定進行責任追究。我們鼓勵各部門積極配合檔案管理部門的監督檢查工作，共同提升公司檔案管理水平。七、特殊情況處理1.部分檔案爭議：在檔案轉移過程中，如果轉出部門與接收部門對部分檔案的歸屬或處理方式存在爭議，雙方應首先進行友好協商，盡量達成一致意見。若協商不成，可提交公司檔案管理部門進行裁決。檔案管理部門將依據公司相關規定、業務實際情況等進行綜合判斷，并作出最終裁決，雙方部門應遵守裁決結果。2.緊急檔案轉移：如遇突發事件或緊急業務需求，需要進行緊急檔案轉移的情況，轉出部門可在口頭向檔案管理部門及公司分管領導匯報后，先行開展檔案轉移的準備工作。同時，應在24小時內補齊相關申請審批手續。在緊急轉移過程中，要確保檔案的安全與完整，事后及時對轉移過程進行記錄和備案。希望大家在面對特殊情況時，保持冷靜，按照規定流程妥善處理，確保檔案管理工作不受太大影