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文檔簡介
部門銷售合同管理辦法前言在咱們公司日常運營里,銷售合同就像連接咱們和客戶的橋梁,關乎著公司的切身利益,影響著業務的順利開展。一份好的銷售合同,不僅能清楚地明確雙方權利義務,還能為咱們規避不少風險,讓交易順順當當。可要是合同管理沒做好,那麻煩事兒可不少,比如合同條款不清楚,雙方理解有偏差,最后鬧糾紛;或者合同簽完就扔一邊,后續跟進不及時,客戶不滿意,影響公司口碑。所以啊,制定一套合適的銷售合同管理辦法太有必要了,能幫咱們把合同管理得妥妥當當,給公司的發展保駕護航。接下來,咱們就一起看看具體該怎么做。一、適用范圍咱們這個銷售合同管理辦法,主要針對咱們部門和客戶簽的各類銷售合同。這包括但不限于產品銷售合同、服務銷售合同,不管客戶是大企業還是小商家,不管合同金額大小,只要是咱們部門出面簽的銷售合同,都得按照這個辦法來管理。這里咱們得留意啦,如果是特殊的銷售合同,像是涉及到獨家代理、保密條款這類特別約定的合同,除了遵守這個通用辦法外,還得結合特殊條款的要求來管理,確保萬無一失。二、合同簽訂前管理(一)客戶信息收集與評估咱們跟客戶簽合同之前,得先把客戶的底兒摸清楚。希望大家多下點功夫,收集客戶的基本信息,像公司注冊信息、經營范圍、法定代表人這些,越詳細越好。同時,咱們還要評估客戶的信用狀況,可以查查他們的信用評級、過往交易記錄,看看有沒有拖欠貨款、合同違約這些情況。我們鼓勵大家通過多種渠道收集信息,比如向行業內其他企業打聽打聽,或者利用專業的信用評估機構來幫忙評估。只有把客戶情況了解透了,咱們簽合同心里才踏實,也能降低合作風險。(二)合同條款起草與審核1.合同條款起草起草合同條款可是個精細活兒,每一條都得反復琢磨。咱們得根據不同的業務類型,把合同基本條款寫全了,像標的、數量、質量、價款、履行期限、履行地點和方式、違約責任這些,一個都不能少。而且條款表述要清楚明白,不能模棱兩可,避免以后出現理解分歧。比如說產品質量標準,就得寫清楚是國家標準、行業標準還是咱們雙方另行約定的標準,規定得越詳細,以后扯皮的事兒就越少。起草的時候,多參考咱們公司以前簽過的類似合同,要是有模板,那就按照模板的框架來,再根據這次業務的具體情況調整修改。如果碰到拿不準的條款,別不好意思,多問問有經驗的同事或者法務部門。2.合同條款審核合同起草好之后,得經過嚴格審核。首先起草人得自己仔細檢查一遍,看看有沒有錯別字、數據錯誤,條款邏輯是不是通順。然后交給部門負責人審核,部門負責人從業務角度把關,看看合同條款是不是符合咱們的業務目標,能不能保障公司利益。最后,一定要把合同交給法務部門審核,法務同事更專業,他們能從法律角度挑出合同里潛在的風險點,像是不是符合法律法規,有沒有侵權條款這些。審核過程中,審核人要認真填寫審核意見,把發現的問題和修改建議寫清楚。希望大家都重視合同審核這一步,別敷衍了事,只有審核通過的合同,咱們才能放心去簽。三、合同簽訂管理(一)簽訂權限咱們得明確一下合同的簽訂權限,不是誰都能隨便簽合同的。一般情況下,合同金額在[X]萬元以下的,部門經理就有權簽字;合同金額在[X]萬元到[X]萬元之間的,得經過分管副總審批后,由部門經理簽字;要是合同金額超過[X]萬元,那就得總經理親自審批簽字了。大家一定要嚴格按照這個權限來,別越權簽合同,這可不是小事兒,要是因為越權簽合同給公司造成損失,那可是要承擔責任的。(二)簽訂流程1.合同簽名蓋章確定合同沒問題,要準備簽合同的時候,雙方當事人都得在合同上簽字蓋章。咱們公司這邊,簽字的人得是有簽訂權限的,蓋章要用公司的合同專用章,可別蓋錯了章。蓋章的時候,要保證印章清晰,合同上的每一頁都得蓋騎縫章,防止對方私自篡改合同內容。要是合同有多份,每一份都得簽字蓋章,確保法律效力一致。2.合同備份簽好的合同,咱們要及時備份。一份交給客戶,剩下的至少得留兩份,一份給部門存檔,一份交給財務部門。合同備份可是很重要的,以后要是涉及到合同履行、糾紛處理,都得靠這些備份合同做依據。咱們鼓勵大家采用電子和紙質兩種方式備份,電子備份要存在專門的文件夾里,定期做好數據備份;紙質備份要整理好,放在文件柜里妥善保管,方便隨時查閱。四、合同履行管理(一)履行跟蹤合同簽完了,可不是就萬事大吉了,得好好跟蹤合同的履行情況。合同履行期間,負責這個項目的同事要定期了解產品交付、服務提供、款項支付這些情況。要是發現客戶有違反合同約定的苗頭,比如該付款沒付、該收貨不收,要趕緊向部門負責人匯報,大家一起商量對策,別等問題嚴重了才重視。希望大家在跟蹤過程中,做好記錄,把每一次跟客戶溝通的情況、履行中出現的問題和解決辦法都寫下來,這對咱們后續管理很有幫助。(二)變更與轉讓1.合同變更要是在合同履行過程中,因為某些原因需要變更合同條款,像產品規格、交貨時間這些,咱們得按照規定流程來。首先得和客戶協商,雙方都同意變更才行,而且最好是以書面形式確認。咱們這邊要起草變更協議,把變更的內容寫清楚,然后按照合同簽訂的審核流程,交給相關人員審核。審核通過后,雙方再簽字蓋章。變更協議簽好之后,要及時通知相關部門和人員,讓大家都知道合同有變化了,避免工作上出現混亂。2.合同轉讓合同轉讓可不是小事兒,咱們原則上不鼓勵隨意轉讓合同。要是確實有特殊情況需要轉讓,必須經過客戶書面同意,同時得上報公司高層審批。轉讓前,要對轉讓的風險進行評估,看看會不會給公司帶來負面影響。轉讓過程中,要把相關權利義務交接清楚,確保新的合同當事人能順利履行合同。只有在嚴格按照規定流程操作,并且確保不損害公司利益的前提下,才能進行合同轉讓。(三)糾紛處理萬一和客戶發生合同糾紛了,大家別慌,咱們按步驟來處理。首先,還是盡量跟客戶友好協商解決,畢竟和氣生財嘛,大家坐下來心平氣和地談,說不定就能找到雙方都能接受的解決方案。要是協商不成,那就得看看合同里有沒有約定糾紛解決方式,是仲裁還是訴訟。如果約定了仲裁,就按照仲裁程序向約定的仲裁機構提交仲裁申請;要是約定了訴訟,那就得準備好相關證據,向有管轄權的法院提起訴訟。在整個糾紛處理過程中,咱們要積極配合法務部門,提供各種證據和信息,爭取把公司的損失降到最低。希望大家在平時工作中就注意保存好跟合同相關的各種文件、記錄,一旦發生糾紛,這些可都是重要證據。五、合同檔案管理(一)檔案歸檔合同履行完畢或者終止后,咱們要及時把合同相關資料歸檔。歸檔的資料包括合同文本、審核意見、變更協議、履行記錄、糾紛處理文件這些,總之只要是跟合同有關的,都得收集整理好。歸檔的時候,要按照合同簽訂時間順序編號,建立詳細的檔案目錄,方便查找。咱們鼓勵大家采用電子檔案和紙質檔案相結合的方式,電子檔案便于檢索,紙質檔案作為備份更有保障。(二)檔案保管檔案保管也很重要,咱們得有專門的地方存放合同檔案,環境要干燥、防火、防蟲。電子檔案要定期進行數據維護,防止數據丟失。檔案保管期限按照國家法律法規和公司規定來,一般情況下,重要合同至少保存[X]年。任何人查閱合同檔案,都得經過部門負責人批準,做好查閱登記,不能隨便把檔案帶出保管場所。咱們大家都要愛護合同檔案,確保它們完整無損,為公司的歷史資料留存和未來業務參考做好保障工作。六、監督與考核(一)監督檢查為了保證這個銷售合同管理辦法能切實執行,公司會定期或者不定期地對合同管理情況進行監督檢查。檢查內容包括合同簽訂流程合不合規、履行跟蹤到不到位、檔案管理規不規范這些。希望大家在日常工作中就嚴格按照辦法來,別等檢查的時候才臨時抱佛腳。檢查過程中要是發現問題,咱們要及時整改,把問題解決好。對那些認真執行管理辦法,合同管理工作做得好的部門和個人,公司會給予適當獎勵。(二)考核獎懲咱們把合同管理工作納入績效考核體系,對大家的合同管理工作進行量化考核。考核指標包括合同審核通過率、履行按時率、糾紛發生率這些。要是考核成績優秀,公司會給相關人員一定的物質獎勵和精神表揚;要是考核不達標,或者因為個人原因導致合同出現重大問題,給公司造成損失,那就要按照公司規定進
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