宣傳展覽活動管理辦法總則目的為了規范本公司宣傳展覽活動的組織與管理，提高活動質量和效果，充分發揮宣傳展覽活動在公司形象塑造、業務推廣、信息傳播等方面的積極作用，依據國家相關法律法規和行業標準，結合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、下屬分支機構及關聯單位舉辦或參與的各類宣傳展覽活動，包括但不限于產品展示會、品牌推介會、行業研討會、主題展覽等。管理原則1.合法性原則：活動必須嚴格遵守國家法律法規、行業規范和公司的各項規章制度，確保活動內容、形式和流程合法合規。2.計劃性原則：宣傳展覽活動應納入公司年度工作計劃，按照既定的目標、預算和時間安排有序開展，避免盲目性和隨意性。3.實效性原則：注重活動的實際效果，以提高公司知名度、美譽度和市場競爭力為目標，合理配置資源，確保活動能夠達到預期的宣傳和推廣效果。4.安全性原則：高度重視活動的安全管理，制定完善的安全預案，確保活動現場人員、物資和設施的安全。活動策劃與審批活動策劃1.需求調研：活動主辦部門應在活動策劃前進行充分的市場調研和需求分析，了解目標受眾的需求和期望，明確活動的主題、目的和定位。2.方案制定：根據需求調研結果，制定詳細的活動策劃方案，包括活動時間、地點、內容、形式、預算、宣傳推廣方案、人員安排等。策劃方案應具有可行性和創新性，能夠充分展示公司的優勢和特色。3.風險評估：對活動可能面臨的風險進行全面評估，如市場風險、安全風險、法律風險等，并制定相應的風險應對措施。活動審批1.提交申請：活動主辦部門應在活動舉辦前[X]個工作日，將活動策劃方案及相關申請材料提交至公司宣傳管理部門進行初審。2.初審：宣傳管理部門對活動策劃方案進行初審，重點審核活動的合法性、可行性、預算合理性等。初審通過后，將方案提交至公司分管領導進行審核。3.審核：公司分管領導對活動策劃方案進行審核，提出審核意見。對于重大活動，需提交公司總經理辦公會進行審議。4.審批：經公司總經理辦公會審議通過后，由公司總經理簽署審批意見。活動主辦部門根據審批意見對活動策劃方案進行修改和完善。活動組織與實施組織架構1.成立活動籌備組：活動主辦部門應成立活動籌備組，明確各成員的職責和分工，確保活動籌備工作順利進行。2.設立專項工作小組：根據活動的需要，設立宣傳推廣、場地布置、物資采購、安全保障、后勤服務等專項工作小組，負責具體的活動組織和實施工作。宣傳推廣1.制定宣傳方案：宣傳管理部門會同活動主辦部門制定活動宣傳推廣方案，明確宣傳目標、宣傳渠道、宣傳內容和宣傳時間節點。2.發布活動信息：通過公司官網、微信公眾號、微博、新聞媒體等渠道發布活動信息，擴大活動的影響力和覆蓋面。3.邀請嘉賓和媒體：根據活動的性質和規模，邀請相關的嘉賓、客戶、合作伙伴和媒體記者參加活動。活動主辦部門應提前與嘉賓和媒體進行溝通和確認，確保他們能夠按時參加活動。場地布置1.場地選擇：活動主辦部門應根據活動的規模和需求，選擇合適的活動場地。場地應具備良好的交通條件、設施設備和安全保障措施。2.布置設計：根據活動的主題和風格，對活動場地進行精心布置和設計，營造良好的活動氛圍。場地布置應突出公司的品牌形象和活動主題，展示公司的產品和服務。3.設施設備安裝調試：在活動舉辦前，對活動場地的設施設備進行安裝調試，確保其正常運行。活動主辦部門應安排專人負責設施設備的維護和管理，及時處理設施設備出現的問題。物資采購1.制定采購計劃：活動主辦部門應根據活動的需要，制定物資采購計劃，明確采購的物資種類、數量、規格和質量要求。2.選擇供應商：活動主辦部門應通過招標、詢價等方式選擇合適的供應商，確保物資的質量和價格合理。3.物資驗收：物資采購回來后，活動主辦部門應組織相關人員進行驗收，確保物資的數量、規格和質量符合采購要求。安全保障1.制定安全預案：活動主辦部門應制定詳細的活動安全預案，明確安全保障措施和應急處置流程。安全預案應包括消防安全、食品安全、交通安全、人員安全等方面的內容。2.加強安全管理：活動舉辦期間，活動主辦部門應加強對活動現場的安全管理，安排專人負責安全巡查和監督，及時發現和消除安全隱患。3.應急處置：如活動現場發生突發事件，活動主辦部門應立即啟動安全預案，采取有效的應急處置措施，確保人員生命財產安全。后勤服務1.餐飲服務：活動主辦部門應根據活動的時間和規模，安排合適的餐飲服務。餐飲服務應符合食品安全標準，提供多樣化的餐飲選擇。2.住宿服務：對于需要安排住宿的嘉賓和工作人員，活動主辦部門應提前與酒店進行溝通和協調，確保他們能夠得到良好的住宿服務。3.交通服務：活動主辦部門應根據活動的需要，安排合適的交通服務。交通服務應確保安全、便捷、舒適。活動總結與評估活動總結1.撰寫總結報告：活動結束后，活動主辦部門應及時撰寫活動總結報告，對活動的組織實施情況進行全面總結和分析。總結報告應包括活動的基本情況、活動效果、存在的問題和改進措施等內容。2.召開總結會議：活動主辦部門應組織召開活動總結會議，邀請活動籌備組和專項工作小組的成員參加會議，對活動進行總結和交流。會議應總結經驗教訓，提出改進建議，為今后的活動組織提供參考。活動評估1.制定評估指標體系：宣傳管理部門應會同活動主辦部門制定活動評估指標體系，明確評估的內容、方法和標準。評估指標應包括活動的參與度、滿意度、宣傳效果、經濟效益等方面的內容。2.開展評估工作：活動結束后，宣傳管理部門應組織相關人員對活動進行評估。評估工作可以采用問卷調查、訪談、數據分析等方法進行。3.反饋評估結果：宣傳管理部門應及時將活動評估結果反饋給活動主辦部門和公司領導。活動主辦部門應根據評估結果，對活動策劃和組織實施過程中存在的問題進行整改和完善。活動預算與財務管理預算編制1.編制預算方案：活動主辦部門應根據活動策劃方案，編制詳細的活動預算方案，明確各項費用的支出標準和金額。預算方案應包括場地租賃費用、宣傳推廣費用、物資采購費用、人員費用、餐飲住宿費用等方面的內容。2.審核預算方案：宣傳管理部門會同財務部門對活動預算方案進行審核，重點審核預算的合理性、準確性和合規性。審核通過后，將預算方案提交至公司分管領導進行審批。3.審批預算方案：公司分管領導對活動預算方案進行審批，提出審批意見。活動主辦部門根據審批意見對預算方案進行修改和完善。財務管理1.建立活動經費臺賬：財務部門應建立活動經費臺賬，對活動經費的收支情況進行詳細記錄和管理。2.嚴格費用報銷制度：活動主辦部門應嚴格按照公司的費用報銷制度進行費用報銷，報銷憑證應真實、合法、有效。財務部門應對報銷憑證進行審核，對于不符合規定的報銷憑證，不予報銷。3.進行財務審計：活動結束后，財務部門應對活動經費的使用情況進行審計。審計結果應及時反饋給活動主辦部門和公司領導。監督與檢查內部監督1.宣傳管理部門監督：宣傳管理部門應加強對宣傳展覽活動的監督和檢查，定期對活動的組織和實施情況進行檢查和評估。2.財務部門監督：財務部門應加強對活動經費的監督和管理，定期對活動經費的使用情況進行檢查和審計。3.紀檢監察部門監督：紀檢監察部門應加強對活動組織和實施過程中的廉政情況進行監督和檢查，防止出現違規違紀行為。外部監督