工會獎品采購管理辦法總則目的為規范本工會獎品采購行為，加強工會經費管理，提高工會經費使用效益，確保所采購獎品符合工會活動需求，維護會員的合法權益，根據《中華人民共和國工會法》《中國工會章程》以及相關財務管理制度，結合本工會實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本工會組織的各類活動所需獎品的采購管理，包括但不限于節日慰問獎品、競賽活動獎品、表彰獎勵獎品等。采購原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和工會相關財務制度，確保采購行為合法合規。2.實用性原則：根據活動的性質和會員的實際需求，采購具有實用價值的獎品。3.經濟性原則：在保證獎品質量的前提下，充分考慮成本效益，合理控制采購預算。4.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受會員和相關部門的監督。組織與職責采購管理小組本工會成立獎品采購管理小組，負責獎品采購的統籌規劃、組織實施和監督管理。采購管理小組由工會主席擔任組長，工會委員、財務人員和會員代表組成。職責分工1.工會主席：全面領導和協調獎品采購工作，審批采購計劃和采購合同。2.工會委員：參與采購計劃的制定和審核，協助組織采購活動。3.財務人員：負責采購資金的預算編制、資金支付和財務核算，對采購活動進行財務監督。4.會員代表：參與采購過程的監督，反映會員的意見和建議。采購計劃管理計劃制定每年年初，各部門根據本部門年度活動安排，提出獎品采購需求，報工會辦公室匯總。工會辦公室結合工會年度工作計劃和經費預算，編制年度獎品采購計劃草案，提交采購管理小組審議。計劃審核采購管理小組對年度獎品采購計劃草案進行審議，重點審核采購項目的必要性、合理性和預算安排。審議通過后，報工會主席審批。計劃調整年度獎品采購計劃一經批準，原則上不得隨意調整。如因特殊情況需要調整的，需由相關部門提出書面申請，說明調整原因和調整內容，經采購管理小組審核，報工會主席批準后方可調整。采購方式及流程采購方式根據采購金額和采購項目的特點，獎品采購可采用以下方式：1.集中采購：對于采購金額較大、通用性強的獎品，由工會辦公室統一組織集中采購。2.分散采購：對于采購金額較小、專業性強的獎品，可由相關部門在工會辦公室的指導下自行組織采購。3.定點采購：對于經常性采購的獎品，可通過招標等方式確定定點供應商，簽訂定點采購協議，在協議有效期內進行采購。采購流程1.采購申請：各部門根據活動需要，填寫《獎品采購申請表》，注明采購項目名稱、數量、預算金額等信息，經部門負責人簽字后，報工會辦公室審核。2.供應商選擇：采購管理小組根據采購項目的特點和要求，通過市場調研、招標、詢價等方式選擇合適的供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產品質量、價格、售后服務等因素。3.采購合同簽訂：確定供應商后，工會辦公室與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購項目名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。4.采購實施：供應商按照采購合同的要求按時、按質、按量提供獎品。采購人員應及時對獎品進行驗收，驗收合格后，辦理入庫手續。5.資金支付：財務人員根據采購合同和驗收單，辦理資金支付手續。支付方式應符合財務管理制度的要求。采購驗收與保管驗收標準采購的獎品應符合國家相關標準和采購合同的要求，具有合格的質量證明文件。驗收人員應按照采購合同和驗收標準，對獎品的數量、規格、型號、質量等進行逐一檢查。驗收流程1.采購人員在收到獎品后，應及時通知驗收人員進行驗收。2.驗收人員應在規定的時間內對獎品進行驗收，并填寫《獎品驗收單》。3.驗收合格的獎品，由倉庫管理人員辦理入庫手續；驗收不合格的獎品，采購人員應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。保管要求1.倉庫管理人員應建立獎品保管臺賬，對獎品的入庫、出庫、庫存等情況進行詳細記錄。2.獎品應分類存放，妥善保管，防止損壞、丟失。3.定期對獎品進行盤點，確保賬實相符。采購監督與審計內部監督采購管理小組應定期對獎品采購活動進行檢查和監督，重點檢查采購計劃的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的履行情況等。發現問題及時整改。會員監督工會應通過公開采購信息、設立意見箱等方式，接受會員的監督。會員對采購活動有意見和建議的，可向工會辦公室反映。審計監督工會財務人員應定期對獎品采購資金的使用情況進行審計，審計結果報工會主席和采購管理小組。責任追究違規行為界定在獎品采購活動中，有下列行為之一的，屬于違規行為：1.未按照采購計劃進行采購的；2.未按照采購流程進行采購的；3.與供應商串通，謀取不正當利益的；4.接受供應商賄賂或其他不正當利益的；5.其他違反法律法規和工會相關制度的行為。責任追究措施對于違規行為，視情節輕重，給予相應的處理：1.