廣告采購基地管理辦法總則目的與依據為了加強廣告采購基地的規范化管理，提高廣告采購的效率和質量，保障廣告采購活動的公平、公正、公開，根據《中華人民共和國廣告法》《中華人民共和國招標投標法》等相關法律法規和行業標準，結合本廣告采購基地的實際情況，制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本廣告采購基地內進行的各類廣告采購活動，包括但不限于廣告制作、廣告發布、廣告代理等相關業務的采購。定義1.廣告采購基地：指為本公司/組織及相關合作方提供廣告采購服務的特定場所或平臺，集中管理廣告采購相關事務。2.采購方：指有廣告采購需求的本公司/組織內部各部門或相關合作方。3.供應商：指在廣告采購基地登記注冊，具備提供廣告相關產品或服務能力的企業或個人。管理原則1.合法性原則：廣告采購活動必須嚴格遵守國家法律法規和行業標準，確保采購行為合法合規。2.公正性原則：采購過程應公平對待所有供應商，保證競爭的公正性，不得有任何歧視或偏袒行為。3.效益性原則：在保證廣告質量和服務水平的前提下，追求采購成本的最小化和采購效益的最大化。4.透明性原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，接受各方監督，確保采購過程的透明度。組織管理管理機構本廣告采購基地設立專門的管理委員會，作為基地的決策和管理機構。管理委員會由公司/組織高層管理人員、相關部門負責人及外部專家組成，其主要職責包括：1.制定和修改廣告采購基地的發展戰略、管理制度和工作流程。2.審定年度采購計劃和預算。3.審批重大采購項目和供應商準入資格。4.協調解決采購過程中的重大問題和糾紛。執行部門設立采購執行部門，負責廣告采購基地的日常運營和管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執行管理委員會的決策和決議。2.組織實施廣告采購項目，包括發布采購信息、接收供應商報名、組織評標等。3.管理供應商檔案，對供應商進行考核和評價。4.處理采購過程中的日常事務和問題。監督部門設立監督部門，負責對廣告采購基地的采購活動進行全程監督。其主要職責包括：1.監督采購活動是否符合法律法規和本管理辦法的規定。2.檢查采購過程的公正性、透明度和規范性。3.受理投訴和舉報，調查處理采購過程中的違規行為。供應商管理供應商準入1.供應商申請：有意向進入廣告采購基地的供應商，應向采購執行部門提交書面申請，并提供相關資質證明文件，包括營業執照、稅務登記證、廣告經營許可證、業績證明等。2.資格審查：采購執行部門對供應商提交的申請材料進行初審，初審合格的供應商，由管理委員會組織專家進行實地考察和綜合評估。3.準入審批：經實地考察和綜合評估合格的供應商，由管理委員會審批通過后，方可成為廣告采購基地的合格供應商，并納入供應商檔案管理。供應商權利與義務1.權利有權平等參與廣告采購基地組織的各類采購項目的競爭。有權獲取采購項目的相關信息和資料。對采購過程中的不公平待遇或違規行為，有權提出質疑和投訴。2.義務遵守國家法律法規和本管理辦法的規定，誠信經營。按照采購合同的要求，按時、按質、按量提供廣告產品或服務。保守采購方的商業秘密和隱私。供應商考核與評價1.采購執行部門定期對供應商的業績、服務質量、誠信狀況等進行考核和評價。考核和評價指標包括廣告制作質量、發布效果、服務響應速度、合同履行情況等。2.根據考核和評價結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對優秀供應商給予優先合作、表彰等獎勵；對不合格供應商，取消其在廣告采購基地的供應商資格。供應商退出1.供應商有下列情形之一的，應退出廣告采購基地：違反國家法律法規或本管理辦法的規定，情節嚴重的。考核和評價結果為不合格，經整改仍不符合要求的。主動申請退出，并經管理委員會批準的。2.供應商退出后，采購執行部門應及時更新供應商檔案，并向相關部門和人員通報。采購流程管理采購計劃制定1.采購方應根據公司/組織的年度經營計劃和廣告宣傳需求，提前制定年度廣告采購計劃，并報管理委員會審批。2.年度采購計劃應包括采購項目名稱、采購內容、采購預算、采購時間等內容。采購項目立項1.采購方根據年度采購計劃，對具體的采購項目進行立項。立項時應提交項目立項申請，說明采購項目的背景、目的、需求、預算等情況。2.采購執行部門對采購項目立項申請進行審核，審核通過后，正式啟動采購項目。采購信息發布1.采購執行部門根據采購項目的特點和要求，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等，并在廣告采購基地網站及相關媒體上發布采購信息。2.采購信息應包括采購項目名稱、采購內容、采購要求、供應商資格條件、報名時間、開標時間等內容。供應商報名與資格審查1.供應商根據采購信息的要求，在規定的時間內報名參加采購項目，并提交相關資格證明文件。2.采購執行部門對供應商的報名資格進行審查，審查合格的供應商方可參加采購項目的投標或談判。評標與定標1.采購執行部門組織評標委員會對供應商的投標文件或談判方案進行評審。評標委員會由采購方代表、相關專家組成。2.評標委員會根據評標標準和方法，對供應商的投標文件或談判方案進行綜合評價，確定中標供應商。3.采購執行部門將評標結果報管理委員會審批，審批通過后，向中標供應商發出中標通知書。合同簽訂與履行1.采購方與中標供應商在規定的時間內簽訂廣告采購合同。合同應明確雙方的權利和義務、采購內容、采購價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。2.雙方應嚴格按照合同的約定履行各自的義務。采購方應按時支付采購款項，供應商應按時、按質、按量提供廣告產品或服務。驗收與結算1.廣告產品或服務交付后，采購方應組織相關人員進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告。2.采購方根據驗收報告和合同約定，辦理采購款項的結算手續。財務管理預算管理1.采購執行部門根據年度采購計劃，編制年度采購預算，并報管理委員會審批。2.年度采購預算應包括采購項目名稱、采購內容、采購預算金額等內容。3.采購執行部門應嚴格按照批準的采購預算執行，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整預算，應報管理委員會審批。資金管理1.設立專門的廣告采購資金賬戶，對采購資金進行統一管理。2.采購資金的支付應嚴格按照合同約定和審批程序進行。采購方應在收到供應商提供的合法發票和驗收報告后，及時辦理付款手續。成本控制1.采購執行部門應采取有效措施，降低采購成本。如通過招標、談判等方式，爭取更優惠的采購價格；優化采購流程，提高采購效率，減少采購費用等。2.定期對采購成本進行分析和評估，找出成本控制的薄弱環節，采取針對性的措施進行改進。監督與處罰監督檢查1.監督部門應定期對廣告采購基地的采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購流程的執行情況、供應商管理情況、財務管理情況等。2.監督部門可采取現場檢查、查閱資料、調查詢問等方式進行監督檢查。投訴與舉報處理1.設立投訴舉報電話和郵箱，接受各方對廣告采購基地采購活動的投訴和舉報。2.監督部門對收到的投訴和舉報進行登記和調查處理，并將處理結果及時反饋給投訴舉報人。處罰措施1.對違反本管理辦法規定的采購方、供應商和相關工作人員，視情節輕重，給予相應的處罰。2.對采購方的處罰措施包括通報批評、責令整改、暫停采