續約合同登記管理辦法一、引言親愛的各位同事，在我們公司的日常運營中，合同是維系業務往來、保障公司權益的重要文件。而續約合同更是代表著我們與合作伙伴長期穩定合作關系的延續。為了確保續約合同的登記管理工作能夠有序、規范地進行，避免出現疏漏和風險，特制定本《續約合同登記管理辦法》。希望大家認真閱讀并嚴格遵守，共同維護公司合同管理的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及續約合同登記管理的部門及人員。無論是與供應商、客戶、合作伙伴等簽訂的各類續約合同，均需按照本辦法進行登記管理。我們鼓勵各部門在遇到特殊情況或不確定是否適用本辦法時，及時與合同管理部門溝通確認，確保所有續約合同都能得到妥善處理。三、職責分工1.合同管理部門負責制定和完善續約合同登記管理制度及流程，確保其符合法律法規及公司實際運營需求。對各部門提交的續約合同登記信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。建立續約合同登記臺賬，對所有續約合同進行統一編號、歸檔和保管，方便查詢和統計。定期對續約合同登記情況進行檢查和總結，發現問題及時督促相關部門整改。2.業務部門在與對方達成續約意向后，負責及時收集、整理續約合同相關資料，包括但不限于原合同、續約意向書、對方資質證明等。按照合同管理部門要求，準確填寫續約合同登記申請表，詳細說明續約合同的基本信息、續約原因、主要條款等內容。將填寫完整的申請表及相關資料提交給合同管理部門進行審核，并積極配合合同管理部門的工作，及時補充或修正相關信息。3.法務部門對續約合同的合法性、合規性進行審查，確保合同條款符合法律法規及公司利益。為續約合同登記管理工作提供法律支持和指導，協助解決合同登記過程中遇到的法律問題。參與重大續約合同的談判和起草工作，從法律角度保障公司權益。四、續約合同登記流程1.續約意向確認業務部門與合作方就續約事宜進行溝通協商，達成初步續約意向后，填寫《續約意向確認表》，明確續約項目名稱、合作方名稱、原合同編號、續約期限、續約金額等關鍵信息。希望大家在確認意向時，盡可能詳細地了解合作方的情況和續約需求，為后續工作做好鋪墊。2.資料收集整理業務部門根據續約意向，收集原合同文本、合作方最新的資質證明文件（如營業執照、相關許可證等）、財務狀況報告（如有需要）、過往合作評價記錄等資料。這些資料是全面了解合作方及續約項目情況的重要依據，大家務必認真對待，確保資料的真實性和完整性。3.填寫登記申請表業務部門在收集齊資料后，填寫《續約合同登記申請表》。申請表應包括合同基本信息（如合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同類型等）、合作方信息、續約原因、續約主要條款（如服務內容、價格、付款方式、違約責任等）、審批意見欄等內容。填寫時要注意字跡清晰、內容準確，避免出現錯誤或遺漏。4.部門內部審核業務部門填寫完申請表后，先在部門內部進行審核。審核內容包括續約事項的必要性、可行性，合同條款的合理性，資料的完整性等。部門負責人應認真把關，確保提交給合同管理部門的申請資料符合要求。希望各部門負責人能夠切實履行審核職責，為公司把好第一道關。5.合同管理部門審核合同管理部門收到業務部門提交的申請表及相關資料后，進行全面審核。審核重點包括合同編號的規范性、信息填寫的準確性、資料的完整性、與原合同的關聯性等。如發現問題，及時反饋給業務部門進行補充或修正。合同管理部門應在收到申請后的[X]個工作日內完成審核工作，并將審核意見反饋給業務部門。6.法務部門審查對于重大續約合同或涉及法律風險較高的合同，合同管理部門在審核通過后，提交給法務部門進行合法性審查。法務部門主要審查合同條款是否符合法律法規規定，是否存在法律漏洞或風險點等。法務部門應在收到申請后的[X]個工作日內出具審查意見。業務部門根據法務部門意見對合同進行修改完善。7.領導審批經合同管理部門和法務部門審核通過的續約合同登記申請，提交給公司相關領導進行審批。領導根據公司戰略、業務發展、風險控制等因素進行綜合考量，做出審批決定。審批通過后，合同管理部門方可進行后續登記工作。8.合同登記與編號合同管理部門根據領導審批意見，對續約合同進行登記。在登記臺賬中詳細記錄合同的各項信息，包括合同編號、合同名稱、合作方、簽訂日期、續約期限、金額、審批情況等。同時，按照公司合同編號規則為續約合同賦予唯一的編號，并在合同文本及相關資料上標注編號。9.合同歸檔合同登記完成后，合同管理部門將續約合同原件及相關資料進行歸檔保管。歸檔應按照一定的分類方式進行，如按照業務類型、合作方等分類，以便于查詢和管理。同時，建立電子檔案目錄，方便快速檢索。希望大家在借閱合同檔案時，遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全和完整。五、續約合同變更與補充1.在續約合同履行過程中，如因各種原因需要對合同進行變更或補充，業務部門應及時填寫《續約合同變更/補充申請表》，說明變更或補充的原因、內容、對合同其他條款及履行的影響等，并附上相關證明材料。2.變更/補充申請表按照原續約合同登記流程進行審核、審批。經審批通過后，合同管理部門對合同變更/補充內容進行登記，并在原合同及相關檔案資料上進行標注。3.合同變更/補充后，合同管理部門應及時將變更后的合同文本及相關資料重新歸檔，確保檔案的準確性和完整性。六、續約合同查詢與統計1.查詢服務公司內部各部門因工作需要，可向合同管理部門申請查詢續約合同相關信息。合同管理部門應及時提供查詢服務，并做好查詢記錄，包括查詢部門、查詢人、查詢時間、查詢合同名稱及編號、查詢用途等。希望大家在查詢時，明確查詢用途，合理使用合同信息，不得泄露合同機密。2.統計分析合同管理部門定期對續約合同進行統計分析，如按業務類型統計續約合同數量、金額，分析續約率、續約價格變動趨勢等。通過統計分析，為公司決策提供數據支持，幫助公司更好地了解業務合作情況，制定合理的業務發展策略。統計分析報告應及時報送公司領導及相關部門。七、監督與檢查1.合同管理部門定期對各部門續約合同登記管理工作進行監督檢查，檢查內容包括合同登記流程的執行情況、資料的完整性和準確性、檔案管理情況等。2.對檢查中發現的問題，合同管理部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。整改完成后，相關部門應向合同管理部門提交整改報告，合同管理部門進行復查，確保問題得到徹底解決。3.對于在續約合同登記管理工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予適當的表彰和獎勵；對于違反本辦法規定，導致合同登記管理出現失誤或給公司造成