科技查新機構管理辦法一、引言親愛的同事們，科技查新工作在當今科技創新的大環境下，有著舉足輕重的地位。它就像一盞明燈，為科研項目的立項、成果鑒定、獎勵申報等提供重要的信息支撐，幫助我們準確判斷科研項目的新穎性和創新性。隨著科技的飛速發展，科研活動日益頻繁，對科技查新的需求也越來越多。為了讓咱們機構能夠更好地開展科技查新工作，為廣大科研人員提供更優質、更專業的服務，同時確保我們的工作符合相關法律法規和行業標準，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并貫徹執行，讓我們一起為推動科技查新事業的發展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于咱們[公司/組織名稱]內從事科技查新業務的所有部門及工作人員。無論是資深的查新專家，還是剛入職參與輔助工作的新同事，在開展科技查新相關活動時，都要遵循本辦法的規定。三、機構設置與職責（一）管理部門1.設立專門的科技查新管理部門：這個部門就像是咱們科技查新工作的“大管家”，全面負責科技查新機構的日常管理工作。它要制定機構的發展規劃，就像為我們的科技查新事業繪制一張清晰的路線圖，明確我們短期和長期的發展方向。2.制定管理制度與流程：管理部門要精心打造一套科學合理、嚴謹規范的管理制度和工作流程。這些制度和流程是我們工作的“指南針”，確保每一個查新項目都能按照標準化的步驟有序推進，從受理項目到出具報告，每一步都有章可循。3.監督與考核：管理部門要定期對查新工作進行監督檢查，就像給我們的工作做“體檢”，及時發現問題并督促改進。同時，還要對查新人員的工作業績進行考核評價，通過公平公正的考核，激勵大家不斷提升工作質量和效率。（二）查新業務部門1.項目受理：查新業務部門的同事們，當有客戶前來咨詢或提交查新委托時，你們要熱情接待，就像對待遠方的客人一樣。認真傾聽客戶的需求，詳細了解項目的背景、目的和技術要點，確保準確受理每一個項目。這是我們查新工作的第一步，一定要邁得堅實有力。2.檢索與分析：在受理項目后，大家要運用專業的檢索工具和方法，像尋寶一樣在海量的文獻信息中尋找與項目相關的資料。然后對這些資料進行深入細致的分析對比，判斷項目的新穎性。這一步需要大家具備扎實的專業知識和敏銳的洞察力，不放過任何一個細節。3.報告撰寫與審核：經過檢索和分析，就要把我們的工作成果以報告的形式呈現給客戶。報告的撰寫要語言準確、邏輯清晰、內容完整，就像一篇精心雕琢的文章。完成報告初稿后，要進行嚴格的審核，確保報告的質量經得起考驗。審核過程中，大家要相互交流、相互學習，共同提升報告的質量。（三）其他支持部門1.信息資源部門：信息資源部門的同事們，你們是我們科技查新工作的“彈藥庫”。要負責收集、整理和維護各類科技文獻資源，確保我們在檢索時有充足、準確的信息可用。同時，要關注行業動態，及時更新資源，讓我們始終站在科技信息的前沿。2.技術支持部門：技術支持部門就像我們的“維修隊”，當查新工作中遇到技術難題，比如檢索系統故障、軟件使用問題等，你們要迅速響應，提供及時有效的技術支持，保障查新工作的順利進行。四、人員管理（一）人員資質與培訓1.人員資質要求：從事科技查新工作的人員，必須具備相關專業的本科及以上學歷，就像要進入一座專業的知識殿堂，需要有一把合適的鑰匙。同時，要經過專業的科技查新培訓，并取得相應的資格證書。這是我們為客戶提供專業服務的基本保障。2.持續培訓機制：科技發展日新月異，我們也要不斷學習、與時俱進。我們鼓勵查新人員積極參加各類培訓活動，包括內部組織的業務培訓、外部的學術交流等。通過培訓，大家可以學習到最新的查新方法、了解行業的前沿動態，提升自己的專業素養。希望大家把學習當作一種習慣，不斷充實自己。（二）崗位職責與分工1.明確各崗位的職責：為了讓我們的工作更加高效有序，每個崗位都要有明確的職責。查新員要負責具體項目的查新工作，從受理到報告撰寫，全程跟進；審核員要對查新報告進行嚴格審核，確保報告質量；信息資源管理員要做好文獻資源的管理和維護工作。大家各司其職，又相互協作，共同完成科技查新任務。2.合理分工與協作：在實際工作中，要根據項目的特點和人員的專長，合理分配任務。遇到復雜的項目，大家要團結協作，發揮各自的優勢，共同攻克難題。就像一場接力賽，每個人都在自己的賽道上奮力奔跑，傳遞好手中的“接力棒”，才能取得優異的成績。（三）績效考核與激勵1.建立績效考核體系：為了客觀公正地評價查新人員的工作表現，我們要建立一套科學合理的績效考核體系。考核指標包括工作質量、工作效率、客戶滿意度等多個方面。通過定期考核，讓大家清楚自己的優點和不足，明確努力的方向。2.激勵措施：對于在工作中表現優秀的員工，我們要給予相應的獎勵。獎勵可以是物質的，如獎金、獎品等；也可以是精神的，如榮譽證書、公開表揚等。同時，對于工作中出現失誤的員工，我們要以幫助和引導為主，鼓勵他們吸取教訓，改進工作。希望通過激勵措施，激發大家的工作積極性和創造力。五、業務管理（一）業務受理1.受理流程：當客戶提出查新委托時，我們要按照規范的流程進行受理。首先，要向客戶提供詳細的查新委托須知，就像給客戶一本“操作指南”，讓他們清楚了解查新的要求和流程。然后，客戶填寫委托單，我們的工作人員要認真審核委托單的內容，確保信息準確完整。如果發現問題，要及時與客戶溝通確認。2.受理要求：受理的項目必須符合相關法律法規和政策要求，不能觸碰法律的紅線。同時，要確保項目具有明確的查新目的和技術要點，這樣我們才能有的放矢地開展查新工作。（二）檢索與分析1.檢索策略制定：檢索策略就像一張“尋寶地圖”，指引我們在文獻的海洋中找到與項目相關的寶藏。查新員要根據項目的特點和需求，制定科學合理的檢索策略。檢索策略要綜合考慮檢索工具、檢索詞、檢索字段等因素，確保檢索結果的全面性和準確性。2.文獻分析方法：在獲取檢索結果后，要運用科學的文獻分析方法，對文獻進行梳理和分析。通過對比項目與相關文獻的技術內容，判斷項目的新穎性。分析過程中，要注重細節，從技術原理、技術方案、技術效果等多個角度進行深入分析，得出客觀準確的結論。（三）報告撰寫與審核1.報告撰寫規范：查新報告是我們工作的最終成果，也是向客戶展示我們專業水平的重要載體。報告的撰寫要嚴格按照相關標準和規范進行，包括報告的格式、內容結構、語言表達等方面。報告內容要客觀、準確、清晰，不能模棱兩可。同時，要注重報告的邏輯性和可讀性，讓客戶能夠輕松理解我們的查新結論。2.審核流程與要求：報告撰寫完成后，要進行嚴格的審核。審核分為自查、互查和終審三個環節。自查時，查新員要認真檢查自己撰寫的報告，確保沒有低級錯誤；互查時，同事之間要相互交流、相互審核，從不同的角度發現問題；終審由經驗豐富的審核員負責，對報告進行全面把關。審核過程中，要重點關注報告的準確性、完整性和規范性，對于發現的問題，要及時反饋給查新員進行修改。只有通過層層審核的報告，才能提交給客戶。六、質量管理（一）質量控制體系1.建立全面的質量控制體系：質量是我們科技查新工作的生命線，為了確保查新工作的質量，我們要建立一套全面、系統的質量控制體系。這個體系要涵蓋業務受理、檢索分析、報告撰寫與審核等各個環節，就像一張嚴密的大網，不放過任何一個可能影響質量的漏洞。2.制定質量控制標準：針對每個工作環節，我們要制定明確的質量控制標準。比如，在業務受理環節，對委托單的填寫內容和格式要有具體的要求；在檢索分析環節，對檢索結果的覆蓋率、查準率等要有量化的指標；在報告撰寫環節，對報告的內容結構、語言表達等要有詳細的規范。通過這些標準，讓大家清楚知道每個環節的質量要求是什么，做到心中有數。（二）質量監督與檢查1.定期質量檢查：管理部門要定期對查新工作進行質量檢查，就像定期給我們的工作做“體檢”。檢查內容包括工作流程的執行情況、報告的質量等方面。通過檢查，及時發現存在的問題，并督促相關部門和人員進行整改。2.客戶反饋與投訴處理：客戶的反饋和投訴是我們改進工作的重要依據。我們要高度重視客戶的意見和建議，建立暢通的反饋渠道，方便客戶隨時向我們反映問題。對于客戶的投訴，要及時進行調查處理，給客戶一個滿意的答復。同時，要對投訴原因進行深入分析，總結經驗教訓，避免類似問題再次發生。（三）質量改進1.數據分析與總結：定期對質量檢查和客戶反饋的數據進行分析總結，找出影響查新質量的主要因素和存在的共性問題。通過數據分析，我們可以更準確地了解工作中的薄弱環節，為質量改進提供方向。2.制定改進措施：針對分析總結出的問題，制定切實可行的改進措施。改進措施要具體、可操作，明確責任人和時間節點。同時，要對改進措施的實施效果進行跟蹤評估，確保質量改進工作取得實效。我們鼓勵大家積極參與質量改進工作，為提升查新質量出謀劃策。七、信息資源管理（一）資源建設1.文獻資源收集：信息資源部門要廣泛收集各類科技文獻資源，包括中外文數據庫、科技期刊、專利文獻、科技報告等。收集資源時，要根據我們的業務需求和科技發展趨勢，有針對性地進行選擇，確保收集的資源具有實用性和權威性。就像打造一個豐富的知識寶庫，為我們的查新工作提供充足的“糧草”。2.資源整合與管理：對收集到的文獻資源要進行科學的整合與管理，建立統一的資源管理平臺。通過這個平臺，方便查新人員快速檢索和獲取所需的信息。同時，要對資源進行定期更新和維護，確保資源的時效性和準確性。（二）資源利用與共享1.資源利用培訓：為了讓查新人員更好地利用文獻資源，我們要定期組織資源利用培訓。培訓內容包括檢索工具的使用方法、資源的特點和優勢等方面。通過培訓，提高大家的資源利用效率，讓文獻資源在查新工作中發揮更大的作用。2.資源共享機制：建立資源共享機制，加強部門之間的信息交流與合作。不同部門在使用資源過程中發現