租賃公司公章管理辦法一、前言親愛的同事們，公章對于我們租賃公司而言，就如同公司的“身份證”，它代表著公司的意志，具有極高的法律效力。在日常運營中，無論是簽訂租賃合同、處理各類文件，還是開展其他重要業務，公章都發揮著不可或缺的作用。為了確保公章使用的合法性、安全性和規范性，保障公司的合法權益，結合相關法律法規以及公司多年的運營經驗，我們特別制定了本《租賃公司公章管理辦法》。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司公章使用的秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分公司、子公司（如有）所使用的各類公章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。三、管理職責（一）綜合管理部門1.綜合管理部門是公司公章管理的主要責任部門。我們鼓勵綜合管理部門的同事們以高度的責任心來對待公章管理工作。他們負責公章的刻制、啟用、保管、備案、停用、銷毀等全流程管理。在刻制公章時，務必嚴格按照公安機關的規定辦理相關手續，確保公章來源合法合規。2.建立詳細的公章管理臺賬，對每一枚公章的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用部門、使用事由、經手人等信息。臺賬要定期進行核對和更新，保證記錄的準確性和完整性。希望綜合管理部門的同事們能夠認真做好這項基礎工作，為公司公章管理提供清晰的脈絡。（二）使用部門1.各使用部門在使用公章前，應明確知曉公章使用的流程和規范。在申請使用公章時，要如實填寫申請單，詳細說明使用事由、預計使用次數等信息。我們希望各部門能夠秉持誠信原則，真實反映公章使用需求。2.使用部門負責人要對本部門公章使用申請進行嚴格審核，確保申請事項符合公司業務范圍和相關規定。只有經過認真審核的申請，才能提交至綜合管理部門。這不僅是對公司負責，也是對本部門工作的負責。（三）審批領導1.審批領導要根據公司的相關制度和業務實際情況，對公章使用申請進行審慎審批。在審批過程中，要充分考慮申請事項的必要性、合法性以及可能帶來的風險。希望審批領導們能夠以嚴謹的態度行使好審批權力，為公司把好公章使用的關鍵一關。2.對于重大事項的公章使用申請，審批領導應組織相關部門進行討論和評估，確保決策的科學性和合理性。重大事項往往涉及公司的核心利益，需要更加謹慎對待。四、公章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因公司業務發展需要刻制新公章時，由需求部門提出書面申請，說明刻制公章的名稱、用途、規格等信息，并提交相關證明材料。例如，若因新成立分公司需要刻制分公司公章，需提供分公司設立的相關文件。2.申請經部門負責人審核同意后，報綜合管理部門。綜合管理部門對申請進行復核，確認無誤后，報公司領導審批。只有經過層層審核和審批，才能保證公章刻制的必要性和合規性。（二）刻制辦理1.經公司領導審批同意后，由綜合管理部門指定專人負責到公安機關指定的刻章單位刻制公章。在刻制過程中，要確保公章的質量和規格符合相關標準和公司要求。刻章完成后，及時將公章取回，并辦理交接手續。2.刻制的公章必須具有唯一的防偽編碼，以便于后續的管理和查詢。同時，要留存公章印模，一式多份，分別用于公司內部備案、公安機關備案以及其他相關部門留存。（三）啟用備案1.新公章刻制完成后，綜合管理部門要發布公章啟用通知，明確公章的名稱、啟用時間、使用范圍等信息。通知要發送至公司各部門、分公司、子公司（如有），確保全體員工知曉。2.同時，綜合管理部門要將公章印模、啟用通知等相關材料報送公安機關備案，并按照公司檔案管理規定進行存檔。這一步驟是確保公章使用合法合規的重要環節，務必認真落實。五、公章的保管（一）保管原則1.公章保管遵循“專人負責、確保安全”的原則。每一枚公章都要指定專人負責保管，保管人員要具備高度的責任心和保密意識。我們相信，只要保管人員認真負責，就能最大程度保障公章的安全。2.保管人員應保持相對穩定，如因工作調動等原因需要更換保管人員，必須辦理嚴格的交接手續，確保公章的安全過渡。（二）保管設施1.公章應存放在專門的保險柜或文件柜中，保險柜或文件柜要具備防盜、防火、防潮等功能。同時，要設置在安全可靠的辦公場所，避免公章受到不必要的風險。2.保管場所的鑰匙或密碼要由保管人員妥善保管，不得隨意轉借他人。如遇特殊情況需要他人代為保管，必須經過綜合管理部門負責人批準，并辦理相關手續。（三）日常檢查1.保管人員要對公章進行日常檢查，確保公章的完好無損。每天上班后和下班前，都要對公章進行檢查，查看公章是否在指定位置，外觀是否有損壞等情況。2.如發現公章有異常情況，如丟失、損壞等，保管人員應立即向綜合管理部門負責人報告，并采取相應的措施進行處理。及時報告和處理能夠最大程度降低公司可能面臨的損失。六、公章的使用（一）使用申請1.各部門需要使用公章時，應提前填寫《公章使用申請表》。申請表中要詳細填寫使用部門、使用人、使用事由、文件名稱、預計使用次數等信息。例如，如果是簽訂租賃合同，要填寫合同的對方單位、合同金額、租賃期限等關鍵信息。2.申請表由使用部門負責人簽字審核后，提交至綜合管理部門。綜合管理部門對申請表進行初步審查，確認申請事項是否符合公司規定，申請材料是否齊全等。（二）審批流程1.綜合管理部門將審查通過的申請表提交至審批領導。審批領導根據申請事項的性質和重要程度進行審批。對于一般性業務，審批領導可直接審批；對于重大業務或涉及金額較大的事項，審批領導可組織相關部門進行討論和評估后再行審批。2.審批通過后，綜合管理部門在申請表上加蓋“同意使用”印章，并注明審批意見和審批時間。如果審批不通過，綜合管理部門要及時通知使用部門，并說明原因。（三）使用登記1.公章保管人員在收到審批通過的申請表后，要對公章使用情況進行詳細登記。登記內容包括使用時間、使用部門、使用人、使用事由、文件名稱、使用次數、審批領導等信息。登記要做到準確、及時，確保每一次公章使用都有跡可循。2.使用人在使用公章時，要在《公章使用登記簿》上簽字確認。登記簿要妥善保管，以備日后查閱。（四）使用規范1.公章應在公司辦公場所內使用，如因特殊情況需要在公司外使用，必須經公司領導特別批準。在公司外使用公章時，要由保管人員或指定專人陪同，確保公章的安全使用。2.公章使用要嚴格按照審批的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或挪作他用。例如，合同專用章只能用于簽訂合同，不得用于其他文件的蓋章。3.在蓋章時，要確保印章清晰、端正，印章內容與文件內容相符。蓋章位置要符合相關規定，一般應蓋在文件落款處或騎縫處。七、公章的停用與銷毀（一）停用申請1.因公司名稱變更、機構調整、公章損壞等原因需要停用公章時，由相關部門提出書面停用申請，說明停用原因、停用公章的名稱等信息。申請經部門負責人審核同意后，報綜合管理部門。2.綜合管理部門對停用申請進行復核，確認無誤后，報公司領導審批。只有經過公司領導批準，才能正式停用公章。（二）停用處理1.經公司領導審批同意停用的公章，由綜合管理部門負責收回，并在公章上加蓋“停用”印章。同時，要在公章管理臺賬上注明停用時間和停用原因。2.停用的公章要妥善保管，不得隨意丟棄或擅自處理。對于停用的公章，我們可以選擇合適的方式進行后續處理，如銷毀或存檔等。（三）銷毀申請1.對于需要銷毀的停用公章，由綜合管理部門提出銷毀申請，說明銷毀公章的名稱、數量、原因等信息。申請經公司領導審批同意后，方可進行銷毀。2.在銷毀申請中，要明確銷毀的方式和地點。一般來說，公章銷毀應選擇具有相關資質的銷毀單位進行，以確保銷毀過程的安全和合規。（四）銷毀處理1.綜合管理部門指定專人負責監督公章的銷毀過程，確保公章被徹底銷毀。銷毀完成后，要取得銷毀單位出具的銷毀證明，并將銷毀證明和銷毀申請等相關材料一并存檔。2.對于因特殊原因需要保留的停用公章，如具有歷史紀念意義等，可由綜合管理部門進行封存保管，并在公章管理臺賬上注明相關情況。八、監督與責任追究（一）監督檢查1.綜合管理部門要定期對公司公章管理情況進行監督檢查，檢查內容包括公章的保管、使用、登記等方面。我們鼓勵綜合管理部門采用多樣化的檢查方式，如實地檢查、查閱臺賬等，確保檢查的全面性和有效性。2.同時，公司審計部門也可定期或不定期對公章管理情況進行審計，發現問題及時提出整改意見。通過內部審計，可以進一步規范公章管理工作，防范潛在風險。（二）責任追究1.若發現有違反本辦法規定使用公章的行為，公司將視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等不同程度的處罰。對于因違規使用公章給公司造成經濟損失的，相關責任人要承擔相應的賠償責任。希望大家能夠嚴格遵守規定，避免因個人失誤給公司和自己帶來不必要的麻煩。2.如因公章保管不善導致公章丟失、被盜等情況，保管人員要及時報告，并積極協助公司采取措施進行