地震學會檔案管理辦法總則目的與依據為了加強地震學會檔案管理，有效保護和利用檔案資源，更好地服務于地震科學研究、學術交流及學會各項工作的開展，根據《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》等相關法律法規和行業標準，結合地震學會實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于地震學會及其所屬分支機構在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。檔案定義本辦法所稱檔案，是指地震學會在組織學術會議、科研項目、會員管理、科普宣傳、對外交流等活動中直接形成的，對學會和社會有保存價值的各種歷史記錄。管理原則檔案管理工作遵循統一領導、分級管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于社會各方面的利用。管理體制與職責檔案工作領導體制地震學會設立檔案工作領導小組，由學會理事長任組長，副理事長、秘書長等為成員，全面領導學會檔案管理工作。領導小組負責審定檔案工作規劃、管理制度，協調解決檔案工作中的重大問題。檔案管理部門職責學會辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等工作。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定學會檔案管理制度和業務規范。2.組織開展檔案的收集、整理、歸檔工作，指導各部門和分支機構做好文件材料的形成、積累和歸檔工作。3.負責檔案的保管和保護工作，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查和維護，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施。4.對檔案進行科學分類、編號和編目，建立檔案檢索工具和數據庫，提高檔案的檢索和利用效率。5.開展檔案的鑒定和銷毀工作，按照規定的程序和標準，對失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.積極開展檔案的開發利用工作，為學會的各項工作提供檔案信息服務。編制檔案參考資料，舉辦檔案展覽，開展檔案宣傳教育活動。7.組織檔案工作人員的業務培訓和學習，提高檔案管理水平。各部門和分支機構職責學會各部門和分支機構應指定專人負責本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向學會辦公室移交檔案。其主要職責包括：1.按照學會檔案管理制度和業務規范，做好本部門文件材料的形成、積累和整理工作。2.及時將辦理完畢的文件材料收集齊全，進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.定期向學會辦公室移交檔案，確保檔案的完整和準確。在移交檔案時，應填寫檔案移交清單，辦理交接手續。4.協助學會辦公室做好檔案的鑒定和銷毀工作，提供相關的文件材料和信息。檔案的收集與整理收集范圍1.會議檔案：學會會員代表大會、理事會、常務理事會、學術年會、專題研討會等各種會議的通知、議程、報告、決議、紀要、代表名單、論文集等文件材料。2.科研檔案：學會承擔的科研項目的申請書、立項批復、研究報告、實驗數據、鑒定證書、獲獎證書等文件材料。3.會員檔案：會員的入會申請表、會員證、會費繳納記錄、個人信息變更材料等。4.科普檔案：學會開展科普宣傳活動的方案、講稿、圖片、視頻、報道等文件材料。5.對外交流檔案：學會與國內外相關組織和機構的合作協議、交流活動的文件材料、來訪接待記錄等。6.財務管理檔案：學會的財務預算、決算、會計憑證、會計賬簿、財務報表等文件材料。7.其他檔案：學會的章程、規章制度、榮譽證書、印章使用記錄等文件材料。收集要求1.各部門和分支機構應明確檔案收集責任人，確保文件材料的及時收集和完整歸檔。2.檔案收集應遵循齊全、完整、準確的原則，對反映學會各項活動的文件材料應全面收集，不得遺漏。3.對重要的文件材料，應同時收集紙質文件和電子文件，并確保兩者內容一致。4.檔案收集工作應與學會各項工作同步進行，在工作結束后及時將文件材料歸檔。整理方法1.分類：檔案按照年度組織機構保管期限進行分類。先按年度劃分，再按組織機構（部門或分支機構）進行細分，最后根據保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三類。2.編號：檔案編號采用“年度組織機構代碼保管期限代碼檔案順序號”的格式。例如，2024年學會辦公室形成的永久保管的第10份檔案，編號為202401Y10。3.編目：檔案編目應包括檔案號、題名、日期、頁數、保管期限等項目。編制檔案目錄時，應確保目錄內容準確、清晰、規范。檔案的保管與保護保管設施學會應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具和保管設備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制器、消防器材等。檔案庫房應符合國家有關檔案保管的安全要求，具備良好的通風、采光和防潮條件。保管要求1.檔案應按照分類、編號的順序存放在檔案柜或密集架中，排列整齊，便于查找和管理。2.對不同載體的檔案應采取不同的保管方法。紙質檔案應存放在檔案盒中，聲像檔案應存放在專門的存儲設備中，并做好防潮、防磁等保護措施。3.檔案庫房應建立嚴格的管理制度，非檔案管理人員未經許可不得進入。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。保護措施1.定期對檔案進行檢查和維護，發現檔案有損壞、霉變、蟲蛀等情況，應及時采取修復和保護措施。2.對重要的檔案應進行復制或數字化處理，建立備份檔案，防止檔案的丟失和損壞。3.加強檔案的安全保密工作，對涉及國家機密和學會秘密的檔案，應按照國家有關保密規定進行管理。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織學會成立檔案鑒定小組，由學會辦公室、相關業務部門和專業人員組成，負責對檔案的保存價值進行鑒定。鑒定標準檔案鑒定應根據國家有關檔案鑒定的標準和規定，結合學會的實際情況，對檔案的保存價值進行全面、客觀的評估。鑒定的主要依據包括檔案的內容、來源、時間、形式等因素。鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對庫存檔案進行全面檢查和鑒定。2.對擬銷毀的檔案，應逐卷、逐件進行審查，確定銷毀范圍和銷毀清單。3.銷毀清單應經檔案鑒定小組審核簽字后，報學會檔案工作領導小組批準。銷毀處理1.經批準銷毀的檔案，應按照國家有關檔案銷毀的規定進行處理。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀檔案的安全。2.銷毀檔案后，應在檔案目錄和相關記錄中注明銷毀情況，并由監銷人員簽字確認。檔案的利用與開放利用方式1.學會內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到學會辦公室辦理查閱手續。2.外部單位和個人因科研、教學、社會公益等原因需要查閱學會檔案，應持單位介紹信或個人有效身份證件，經學會辦公室審核同意后，辦理查閱手續。3.檔案查閱一般在檔案庫房內進行，如需借出檔案，應經學會辦公室負責人批準，并辦理借出手續，借出時間一般不得超過15天。利用限制1.涉及國家機密和學會秘密的檔案，按照國家有關保密規定進行管理，嚴格限制查閱范圍和使用方式。2.對珍貴、易損的檔案，一般不提供原件查閱，可提供復制件或數字化副本。開放原則學會應按照國家有關檔案開放的規定，積極推進檔案的開放利用工作。除涉及國家機密、商業秘密和個人隱私等不宜開放的檔案外，其他檔案應逐步向社會開放。開放程序1.學會辦公室應定期對檔案進行清理和審查，確定開放檔案的范圍和目錄。2.開放檔案的目錄應在學會網站或其他公開渠道公布，方便社會公眾查詢。3.社會公眾查閱開放檔案，應按照規定的程序辦理查閱手續。檔案的統計與信息化建設統計工作學會辦公室應建立檔案統計制度，定期對檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等進行統計分析，為檔案管理工作提供數據支持。信息化建設1.學會應加強檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的數字化管理和在線查詢。2.對庫存檔案應逐步進行數字化處理，建立檔案數據庫，提高檔案的檢索和利用效率。3.加強檔案信息安全管理，采取必要的技術手段和管理措施，確保檔案信息的安全和保密。獎勵與處罰獎