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文檔簡介

結算審定管理暫行辦法一、前言各位同事,大家好!在公司的運營過程中,結算審定工作就像精密儀器中的核心部件,對公司的財務健康和業務穩定起著至關重要的作用。隨著公司業務規模的不斷擴大,涉及的項目日益復雜多樣,為了更科學、規范、高效地開展結算審定工作,確保公司利益得到充分保障,同時維護與合作方的良好關系,我們特制定本《結算審定管理暫行辦法》。希望大家能夠認真理解并積極遵循本辦法的各項規定,共同為公司的發展添磚加瓦。二、適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及項目結算審定的工作場景,涵蓋各類工程項目、服務項目以及采購項目等。無論是公司自主承接的業務項目,還是對外合作開展的項目,只要涉及費用結算審定環節,均應按照本辦法執行。三、職責分工1.項目執行部門:作為項目的直接負責方,項目執行部門需要在項目執行過程中,認真記錄各項成本支出和工作進展情況,確保提交的結算資料真實、完整、準確。在項目臨近結束時,應提前整理好相關結算資料,并進行初步的自查自糾,為后續的結算審定工作做好充分準備。例如,在工程項目中,現場施工團隊要及時記錄施工過程中的變更情況、材料用量等關鍵信息。我們鼓勵項目執行部門在平時的工作中養成良好的資料整理習慣,這樣不僅能減輕后期結算工作的負擔,也有助于提高工作效率。2.財務部門:財務部門在結算審定工作中扮演著重要的把關角色。一方面,要對項目執行部門提交的結算資料進行財務規范性審核,檢查費用列支是否符合公司財務制度,發票等憑證是否合規有效。另一方面,要結合公司的預算管理體系,對結算金額進行合理性分析,判斷各項費用是否超出預算范圍。同時,財務部門還需與外部審計機構(如有)進行有效溝通協調,確保審計工作的順利推進。希望財務部門的同事們充分發揮專業優勢,為結算審定工作提供準確的財務數據支持。3.審計部門:審計部門負責對結算項目進行全面審計,包括對結算資料的真實性、合法性、完整性進行審查,對工程量計算、單價套用、費用計取等方面進行詳細核對。通過審計,發現可能存在的問題和風險,并提出專業的審計意見和建議。審計部門應保持獨立、客觀、公正的態度開展工作,確保審計結果的可信度。我們鼓勵審計人員不斷提升專業技能,運用先進的審計方法和工具,提高審計工作質量。4.其他相關部門:如法務部門在結算審定過程中,可對涉及的合同條款進行法律風險審查,確保結算工作符合法律法規要求;技術部門可對專業性較強的項目內容提供技術支持和鑒定,協助判斷結算的合理性。各相關部門應積極配合,形成工作合力,共同推進結算審定工作的順利進行。四、結算審定流程(一)結算資料提交1.項目執行部門應在項目完工并通過驗收后的[X]個工作日內,向財務部門提交完整的結算資料。資料內容通常包括但不限于項目合同、竣工報告、驗收報告、工程量清單、材料設備采購發票、費用明細清單、設計變更通知、現場簽證單等。例如,在服務項目中,要提供服務成果報告以及服務過程中的溝通記錄等相關資料。大家務必注意資料提交的及時性,這對于整個結算審定工作的進度至關重要。2.提交的結算資料應按照規定的格式和目錄進行整理裝訂,確保資料清晰、有序,便于查閱和審核。如果資料存在不完整或不符合要求的情況,財務部門有權要求項目執行部門在規定的時間內補充完善。希望項目執行部門在提交資料前,仔細對照資料清單進行自查,避免因資料問題影響結算審定進程。(二)資料初審1.財務部門收到項目執行部門提交的結算資料后,應在[X]個工作日內完成初審工作。初審主要從財務角度對資料的完整性、合規性進行審查,如發票的開具是否正確、費用報銷手續是否齊全等。同時,財務部門要對項目預算執行情況進行初步核對,查看是否存在超預算支出的情況。如果發現問題,應及時與項目執行部門溝通反饋,要求其進行整改。2.對于初審通過的結算資料,財務部門應及時將其移送審計部門進行進一步審計;對于初審不通過的資料,要明確告知項目執行部門不通過的原因及整改要求,并給出合理的整改期限。希望財務部門在初審過程中嚴格把關,為后續的審計工作奠定良好基礎。(三)審計審查1.審計部門接到財務部門移送的結算資料后,應在[X]個工作日內制定詳細的審計計劃,并組建審計小組。審計小組要對結算項目進行全面深入的審查,可采取資料審查、現場勘查、市場調研等多種方式進行。比如,在工程項目審計中,審計人員要到項目現場核實工程量,與施工方進行溝通了解實際情況。在審計過程中,審計人員應詳細記錄審計發現的問題,形成審計工作底稿。2.審計過程中,如果發現結算資料存在疑問或與實際情況不符,審計部門有權要求項目執行部門或相關方做出解釋說明,并提供補充資料。項目執行部門及相關方應積極配合審計部門的工作,及時提供所需資料。希望審計部門在審計過程中嚴謹細致,不放過任何可能影響結算結果的問題。3.審計部門完成現場審計工作后,應在[X]個工作日內出具審計報告初稿。審計報告初稿應詳細闡述審計范圍、審計依據、審計發現的問題及審計建議等內容。審計部門應將審計報告初稿發送給項目執行部門、財務部門以及其他相關部門征求意見。各部門應在收到審計報告初稿后的[X]個工作日內反饋意見,如無異議,則視為認可審計結果;如有異議,應詳細說明理由并提供相關證據。審計部門應根據各部門反饋的意見,對審計報告進行修改完善,形成正式的審計報告。(四)審定確認1.財務部門收到審計部門出具的正式審計報告后,應結合審計結果,對項目結算金額進行最終審定。審定過程中,要綜合考慮合同約定、審計建議以及公司相關政策等因素,確定最終的結算金額。財務部門應將審定結果及時反饋給項目執行部門和其他相關部門。2.項目執行部門應根據審定結果,與合作方進行溝通協調,辦理最終的結算手續。在與合作方溝通時,要注意方式方法,耐心解釋審定依據和過程,爭取對方的理解和認可。如果合作方對審定結果存在異議,項目執行部門應及時反饋給財務部門和審計部門,共同協商解決方案。希望項目執行部門在與合作方溝通結算事宜時,能夠維護公司利益的同時,保持良好的合作關系。3.對于最終確定的結算金額,財務部門應按照公司財務流程進行賬務處理,并將相關資料存檔保管。存檔資料應包括項目合同、結算資料、審計報告等,以備后續查閱和審計。五、結算爭議處理1.在結算審定過程中,如果公司與合作方就結算金額、結算方式等問題產生爭議,首先應通過友好協商的方式解決。雙方應本著平等、互利、誠信的原則,充分溝通各自的觀點和依據,尋求雙方都能接受的解決方案。希望大家在面對爭議時,保持冷靜和理智,以解決問題為出發點,避免情緒化處理。2.如果友好協商無法達成一致意見,公司應根據合同約定,選擇合適的爭議解決方式。如合同約定通過仲裁解決爭議,則應按照仲裁程序向約定的仲裁機構提交仲裁申請;如合同約定通過訴訟解決爭議,則應準備好相關證據材料,向有管轄權的人民法院提起訴訟。在爭議解決過程中,公司的法務部門應積極介入,提供專業的法律支持和指導,維護公司的合法權益。六、監督與檢查1.公司內部審計部門應定期對結算審定工作進行監督檢查,檢查內容包括結算審定流程的執行情況、各部門的職責履行情況、結算資料的完整性和準確性等。通過監督檢查,及時發現結算審定工作中存在的問題和不足之處,并提出改進建議。希望審計部門的監督檢查工作能夠做到常態化、規范化,切實發揮監督作用。2.對于在結算審定工作中發現的違規行為,如故意提供虛假結算資料、違反審定流程操作、與合作方串通謀取不正當利益等,公司將視情節輕重,對相關責任人給予相應的紀律處分和經濟處罰;構成犯罪的,將依法移送司法機關追究刑事責任。希望大家能夠嚴格遵守公司規定,秉持職業道德,共同維護結算審定工作的公正性和嚴肅性。七、培訓與宣貫1.為了確保本辦法能夠得到有效執行,公司將定期組織結算審定相關培訓,培訓內容包括結算審定流程、資料整理要求、相關法律法規和行業標準等。培訓對象涵蓋項目執行部門、財務部門、審計部門以及其他相關部門的工作人員。希望大家積極參加培訓,不斷提升自身業務能力,更好地適應工作需求。2.在本辦法發布實施后,各部門負責人應組織本部門人員進行集中學習和討論,確保每位員工都能熟悉和理解辦法的各項要求。同時,公司鼓勵員工在日常工作中相互交流和分享結算審定工

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