定點服務采購管理辦法一、前言在公司的日常運營當中，采購活動貫穿于各個業務環節。定點服務采購作為一種重要的采購形式，對于提高采購效率、保證服務質量以及有效控制成本起著關鍵作用。為了規范公司定點服務采購行為，確保采購活動合法合規、公正透明、經濟有效，依照國家相關法律法規以及行業通行標準，結合公司實際運營情況，特制定本《定點服務采購管理辦法》。二、適用范圍本辦法適用于公司內部各部門涉及的各類定點服務采購活動。這里所指的定點服務，涵蓋但不限于印刷服務、車輛維修保養服務、廣告制作服務、辦公用品配送服務、信息系統運維服務等，只要是通過選定特定供應商在一定時期內提供持續性服務的采購項目，均受本辦法約束。三、基本原則（一）合法合規原則所有定點服務采購活動必須遵循國家法律法規以及公司相關規定，采購流程務必合法、合規、透明，堅決杜絕任何違法違規行為，確保采購活動經得起法律與審計的檢驗。（二）公平公正原則在定點服務采購過程中，對待每一個潛在供應商都應秉持公平公正的態度。從供應商的選擇、評審到最終的確定，整個流程要公開透明，給予所有符合條件的供應商以平等的競爭機會，不偏袒、不歧視任何一方。（三）效益優先原則希望大家在進行定點服務采購時，充分考慮成本與效益的關系。既要保證所采購的服務滿足公司業務需求，具備較高的質量，又要合理控制采購成本，爭取以最合理的價格獲取最優的服務，為公司創造更大的經濟效益。（四）誠實守信原則無論是公司采購人員還是供應商，都應秉持誠實守信的原則。采購人員要如實向供應商提供采購需求和相關信息，供應商則需如實響應采購要求，提供真實有效的證明材料，雙方嚴格履行合同約定的各項義務。四、職責分工（一）采購部門1.制度執行與完善：負責嚴格執行本定點服務采購管理辦法，并根據實際執行情況和公司發展需求，適時提出優化和完善建議。希望采購部門的同事們密切關注市場動態和公司業務變化，讓制度更貼合實際工作。2.供應商管理：組織開展定點服務供應商的征集、篩選、評價和日常管理工作。我們鼓勵采購人員主動挖掘優質供應商，建立長期穩定的合作關系，同時要定期對現有供應商進行評估，確保其服務質量始終符合要求。3.采購流程實施：具體組織實施定點服務采購項目，包括編制采購文件、發布采購信息、組織評審、簽訂采購合同等工作。在這個過程中，要確保采購流程嚴謹、規范，每個環節都做到有據可查。4.合同管理：負責定點服務采購合同的起草、談判、簽訂和履行監督工作。注意合同條款的嚴謹性和可操作性，及時跟進合同執行情況，保障公司權益。（二）需求部門1.需求提報：根據本部門業務需求，及時、準確地向采購部門提出定點服務采購申請，詳細說明采購服務的內容、質量標準、服務期限等要求。需求部門的同事要提前做好規劃，避免因需求不明確導致采購工作延誤或出現偏差。2.配合采購：積極配合采購部門開展供應商篩選、評審等工作，提供必要的技術支持和業務指導。在采購過程中，與采購部門密切溝通，確保采購到的服務真正滿足業務需求。3.服務驗收：負責對所采購的定點服務進行驗收，依據合同約定的標準和要求，對服務質量、服務效果等進行全面檢查和評估。驗收時要做到認真負責，確保服務質量達標。（三）財務部門1.預算管理：參與定點服務采購預算的編制和審核工作，負責對采購項目的資金使用進行監督和控制。希望財務部門嚴格把關預算，確保采購資金合理使用，避免浪費和超支。2.支付管理：依據采購合同和驗收報告，辦理定點服務采購項目的資金支付手續，確保資金支付準確、及時。同時，要做好財務核算工作，為公司決策提供準確的財務數據。（四）審計監察部門1.監督檢查：負責對定點服務采購活動進行全過程監督，包括采購程序的合規性、供應商選擇的公正性、合同執行的有效性等方面。審計監察部門要以嚴謹的態度開展工作，及時發現和糾正采購過程中的問題。2.違規處理：對采購活動中發現的違規行為進行調查和處理，追究相關人員的責任，維護公司采購秩序。對于違規行為，絕不姑息，嚴肅處理，以起到警示作用。五、供應商管理（一）供應商征集1.發布公告：采購部門應通過公司官網、行業網站、專業媒體等渠道發布定點服務供應商征集公告，明確征集的服務類別、供應商資格條件、報名方式及截止時間等信息。希望采購部門盡可能擴大征集信息的覆蓋面，吸引更多優質供應商參與。2.報名受理：按照公告要求，接收供應商提交的報名材料，包括企業營業執照、稅務登記證、資質證書、業績證明、服務方案、報價等相關資料。對報名材料進行初步審查，確保材料齊全、符合要求。（二）供應商篩選1.組建評審小組：由采購部門牽頭，會同需求部門、技術專家、財務人員等組成評審小組，負責對供應商進行篩選和評審。評審小組成員要具備專業知識和豐富經驗，能夠客觀、公正地開展評審工作。2.評審方法：評審小組根據供應商提交的報名材料，從供應商的基本情況、資質條件、服務能力、業績經驗、報價合理性等方面進行綜合評價。可以采用打分法、綜合評議法等方式進行評審，確定入圍供應商名單。在評審過程中，要嚴格按照既定標準進行，確保評審結果的公正性。（三）供應商評價1.定期評價：采購部門應定期組織對定點服務供應商進行評價，評價周期一般為半年或一年。評價內容包括服務質量、服務響應速度、合同履行情況、價格合理性、合作態度等方面。希望采購部門建立科學合理的評價指標體系，全面、客觀地評價供應商。2.動態評價：在合同履行過程中，需求部門如發現供應商存在服務質量問題、嚴重違約等情況，應及時向采購部門反饋。采購部門根據反饋情況，對供應商進行動態評價，視情節輕重采取警告、暫停服務、取消定點資格等措施。對于供應商的問題要及時處理，保障公司利益不受損害。（四）供應商激勵與淘汰1.激勵措施：對于服務質量優秀、合同履行良好、與公司合作緊密的定點服務供應商，公司將給予一定的激勵措施，如優先續簽合同、增加采購份額、推薦給其他業務部門等。我們鼓勵優秀供應商繼續保持良好表現，與公司共同發展。2.淘汰機制：對評價不合格、存在嚴重違規行為或不能滿足公司業務需求的定點服務供應商，堅決予以淘汰。同時，將淘汰的供應商列入公司不良供應商名單，限制其參與公司后續的采購項目。通過淘汰機制，保證供應商隊伍的整體質量。六、采購流程（一）采購申請1.需求提出：需求部門根據本部門業務計劃和實際需求，填寫《定點服務采購申請表》，詳細說明采購服務的名稱、內容、用途、服務期限、預算金額等信息，并經部門負責人簽字確認后提交采購部門。需求部門在提出申請時，要充分考慮業務的緊迫性和必要性，確保申請合理。2.需求審核：采購部門收到需求部門提交的采購申請表后，對采購需求的合理性、合規性進行審核。如發現需求不明確或不合理的地方，及時與需求部門溝通協調，明確采購需求。采購部門審核時要嚴格把關，避免不必要的采購。（二）采購文件編制1.文件內容：采購部門根據審核通過的采購需求，編制定點服務采購文件。采購文件應包括采購邀請函、供應商須知、采購項目要求、服務合同條款、評審標準等內容。采購文件要清晰、準確地表述采購要求，避免出現歧義。2.審核發布：采購文件編制完成后，提交相關部門進行審核，重點審核文件的合規性、完整性和可操作性。審核通過后，在規定的渠道發布采購文件，邀請符合條件的供應商參與投標或報價。（三）供應商響應1.獲取文件：供應商根據采購文件發布的信息，在規定時間內獲取采購文件，并按照文件要求準備響應文件。希望供應商認真研讀采購文件，準確響應采購要求。2.提交文件：供應商在規定的截止時間前，將響應文件密封送達指定地點。采購部門負責接收供應商的響應文件，并做好登記工作。對于逾期送達或未按要求密封的響應文件，采購部門將不予受理。（四）評審與定標1.評審組織：采購部門在響應文件提交截止時間后，組織評審小組對供應商的響應文件進行評審。評審小組按照采購文件規定的評審標準和方法，對供應商的技術方案、服務承諾、報價等進行綜合評價，推薦中標或成交候選人。評審過程要嚴格保密，確保評審結果的公正性。2.定標決策：采購部門根據評審小組的推薦意見，結合公司實際情況，確定中標或成交供應商，并將定標結果在公司內部進行公示，公示期一般不少于3個工作日。如公示期間無異議，采購部門向中標或成交供應商發出中標（成交）通知書。希望大家對定標結果進行監督，如有異議及時反饋。（五）合同簽訂與履行1.合同簽訂：中標（成交）供應商收到中標（成交）通知書后，在規定時間內與公司簽訂定點服務采購合同。采購部門負責合同條款的談判和起草工作，合同內容應明確雙方的權利義務、服務內容、服務標準、服務期限、價格結算方式、違約責任等事項。合同簽訂要嚴謹規范，保障雙方權益。2.合同履行：合同簽訂后，供應商按照合同約定提供服務，需求部門負責對服務過程進行跟蹤和監督，確保供應商嚴格履行合同義務。采購部門定期對合同履行情況進行檢查，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。雙方要密切配合，共同完成合同約定的服務內容。（六）驗收與結算1.服務驗收：服務期滿或達到合同約定的驗收節點后，需求部門按照合同約定的驗收標準和方法，對供應商提供的服務進行驗收。驗收可以采用現場檢查、用戶評價、專家評審等方式進行。驗收合格后，需求部門出具《定點服務驗收報告》。驗收工作要認真負責，確保服務質量符合要求。2.結算付款：采購部門根據驗收報告和合同約定，辦理結算手續。財務部門對結算資料進行審核，審核通過后按照公司財務制度辦理付款事宜。結算付款要嚴格按照規定流程進行，確保資金安全。七、監督與檢查（一）內部審計審計監察部門定期對定點服務采購活動進行內部審計，審計內容包括采購流程的合規性、供應商選擇的公正性、合同執行的有效性、資金使用的合理性等方面。通過內部審計，發現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。希望審計監察部門以專業的態度開展工作，為公司采購活動保駕護航。（二）日常監督采購部門、需求部門、財務部門等相關部門在各自職責范圍內，對定點服務采購活動進行日常監督。發現問題及時溝通協調解決，重大問題及時向公司領導報告。各部門要相互協作，形成監督合力，保障采購活動順利進行。（三）投訴處理公司設立專門的投訴渠道，接受供應商和公司內部員工對定點服務采購活動的投訴。審計監察部門負責對投