圖書采購造價管理辦法總則目的為了規范本公司圖書采購造價管理工作，合理控制圖書采購成本，提高資金使用效益，確保所采購圖書的質量和適用性，結合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構因工作、學習、研究等需要進行的各類圖書采購活動，包括紙質圖書和電子圖書。管理原則1.合法性原則：圖書采購活動必須嚴格遵守國家相關法律法規和行業標準，確保采購行為合法合規。2.效益性原則：在保證圖書質量和滿足使用需求的前提下，合理控制采購成本，追求資金使用效益的最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應保持公開透明，確保所有供應商享有平等的競爭機會，公正地選擇供應商和確定采購價格。4.實用性原則：圖書采購應緊密結合公司的業務需求、員工的學習需求和公司的發展戰略，注重圖書的實用性和針對性。管理機構及職責圖書采購造價管理領導小組1.組成：由公司分管領導擔任組長，各相關部門負責人為成員。2.職責負責審定圖書采購造價管理的重大政策和制度。審批年度圖書采購預算和采購計劃。協調解決圖書采購造價管理工作中的重大問題。采購部門1.職責負責編制圖書采購計劃，按照規定的采購程序組織實施采購活動。對供應商進行資格審查和管理，建立供應商信息庫。與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。負責采購圖書的驗收、入庫和付款等工作。財務部門1.職責負責編制年度圖書采購預算，并對預算執行情況進行監督和控制。審核采購合同中的價格條款和付款方式，辦理采購款項的支付手續。對圖書采購成本進行核算和分析，為公司決策提供財務支持。使用部門1.職責根據工作、學習和研究需求，提出圖書采購申請，并明確圖書的種類、數量、版本等要求。參與圖書采購的選型和驗收工作，對采購圖書的質量和適用性進行評價。圖書采購預算管理預算編制1.使用部門：每年[具體時間]前，各使用部門應根據下一年度的工作、學習和研究計劃，提出本部門的圖書采購需求，并填寫《圖書采購預算申請表》，報采購部門匯總。2.采購部門：采購部門對各使用部門的采購需求進行匯總和分析，結合市場價格和庫存情況，編制年度圖書采購預算草案，報財務部門審核。3.財務部門：財務部門對采購部門提交的預算草案進行審核，根據公司的財務狀況和資金安排，提出審核意見，并報圖書采購造價管理領導小組審批。4.審批：圖書采購造價管理領導小組對年度圖書采購預算進行審批，審批通過后下達執行。預算調整1.如因特殊情況需要調整圖書采購預算，使用部門應提出書面申請，說明調整的原因和金額，經采購部門和財務部門審核后，報圖書采購造價管理領導小組審批。2.預算調整應嚴格按照規定的程序進行，未經批準不得擅自調整預算。預算執行1.采購部門應按照批準的采購預算和采購計劃組織實施采購活動，不得超預算采購。2.財務部門應加強對預算執行情況的監督和控制，定期對預算執行情況進行分析和通報，及時發現和解決預算執行中存在的問題。圖書采購計劃管理計劃編制1.使用部門：各使用部門應根據年度圖書采購預算和實際工作需求，每月[具體時間]前提出本部門的月度圖書采購計劃，填寫《圖書采購計劃申請表》，報采購部門。2.采購部門：采購部門對各使用部門的月度采購計劃進行匯總和平衡，結合庫存情況和市場供應情況，編制月度圖書采購計劃，報圖書采購造價管理領導小組審批。計劃調整1.如因工作需要或市場情況發生變化，需要調整圖書采購計劃，使用部門應及時提出書面申請，說明調整的原因和內容，經采購部門審核后，報圖書采購造價管理領導小組審批。2.采購部門應根據審批意見及時調整采購計劃，并通知相關部門和供應商。計劃執行1.采購部門應按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購計劃的按時完成。2.采購部門應及時跟蹤采購計劃的執行情況，對未按計劃完成的采購項目，應分析原因并采取相應的措施加以解決。圖書采購方式及程序采購方式1.公開招標：采購金額達到一定標準（具體標準按照公司相關規定執行）的圖書采購項目，應采用公開招標的方式進行采購。公開招標應按照國家有關法律法規和公司的相關規定進行，確保采購過程的公開、公平、公正。2.邀請招標：符合下列情形之一的圖書采購項目，可以采用邀請招標的方式進行采購具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.競爭性談判：符合下列情形之一的圖書采購項目，可以采用競爭性談判的方式進行采購招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。4.單一來源采購：符合下列情形之一的圖書采購項目，可以采用單一來源采購的方式進行采購只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價采購：采購金額較小的圖書采購項目，可以采用詢價采購的方式進行采購。詢價采購應至少向三家以上供應商發出詢價單，根據供應商的報價和質量等情況，確定成交供應商。采購程序1.公開招標程序編制招標文件：采購部門根據采購需求編制招標文件，明確采購圖書的種類、數量、規格、技術要求、交貨時間、地點、付款方式等內容。發布招標公告：在公司指定的媒體上發布招標公告，邀請潛在供應商參加投標。接收投標文件：在規定的時間內接收供應商的投標文件，并進行密封保存。開標、評標、定標：按照規定的程序進行開標、評標和定標，確定中標供應商。簽訂合同：采購部門與中標供應商簽訂采購合同，并將合同副本送財務部門和使用部門備案。2.邀請招標程序確定邀請對象：采購部門根據采購需求和供應商信息庫，確定邀請參加投標的供應商名單。發出投標邀請書：向邀請的供應商發出投標邀請書，并提供招標文件。后續程序與公開招標程序相同。3.競爭性談判程序成立談判小組：采購部門組織成立談判小組，成員由采購部門、使用部門和相關專家組成。制定談判文件：談判小組根據采購需求制定談判文件，明確談判的程序、規則、成交標準等內容。邀請供應商參加談判：向符合條件的供應商發出談判邀請書，并提供談判文件。進行談判：談判小組與供應商進行談判，就采購圖書的價格、質量、交貨時間等條款進行協商。確定成交供應商：根據談判結果，確定成交供應商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購程序采購部門提出單一來源采購申請，說明采用單一來源采購的理由和依據，報圖書采購造價管理領導小組審批。審批通過后，采購部門與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。5.詢價采購程序采購部門向三家以上供應商發出詢價單，明確采購圖書的種類、數量、規格等要求。接收供應商的報價單，并對報價進行比較和分析。根據報價和質量等情況，確定成交供應商，并簽訂采購合同。圖書采購價格管理價格調研1.采購部門應定期對圖書市場價格進行調研，了解市場價格動態和變化趨勢，建立圖書價格信息庫。2.價格調研應包括不同供應商的價格、折扣情況、促銷活動等內容，為采購決策提供參考。價格談判1.在采購過程中，采購部門應與供應商進行充分的價格談判，爭取最優惠的采購價格。2.價格談判應遵循公平、公正、合理的原則，不得損害供應商的合法權益。價格審核1.財務部門應對采購合同中的價格條款進行審核，確保采購價格合理、合規。2.審核內容包括價格的構成、計算方法、價格調整機制等，對于價格過高或不合理的采購項目，應要求采購部門重新與供應商進行談判。圖書采購合同管理合同簽訂1.采購部門與供應商確定成交后，應及時簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括以下主要內容采購圖書的種類、數量、規格、技術要求等。價格、付款方式、交貨時間、地點等。質量標準、驗收方法、售后服務等。違約責任、爭議解決方式等。合同履行1.采購部門和供應商應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購部門應及時組織驗收和付款，供應商應按時交貨并保證圖書的質量。2.在合同履行過程中，如發生變更或解除合同的情況，應按照合同約定的程序進行處理，并簽訂相關的變更或解除協議。合同檔案管理1.采購部門應建立合同檔案，對采購合同進行分類、編號、歸檔管理。2.合同檔案應包括合同文本、附件、補充協議、往來函件等相關資料，以便查閱和審計。圖書采購驗收管理驗收組織1.采購部門應組織使用部門、財務部門等相關人員組成驗收小組，對采購圖書進行驗收。2.驗收小組應按照合同約定的標準和要求進行驗收，確保采購圖書的質量和數量符合要求。驗收內容1.紙質圖書驗收內容包括圖書的版本、裝幀、印刷質量、數量等。2.電子圖書驗收內容包括圖書的格式、內容完整性、可讀性等。驗收報告1.驗收小組應在驗收完成后出具驗收報告，明確驗收結果。驗收報告應包括驗收時間、地點、驗收人員、驗收內容、驗收結論等內容。2.驗收報告經相關人員簽字確認后，作為采購付款的依據之一。監督與檢查內部監督1.公司內部審計部門應定期對圖書采購造價管理工作進行審計和監督，檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。2.審計部