貿易公司應收賬款賬齡動態分析制度

一、總則1.目的本制度旨在通過對應收賬款賬齡進行動態分析，準確掌握公司應收賬款的狀況，及時發現潛在風險，采取有效措施加強應收賬款管理，提高資金回籠效率，降低壞賬損失，保障公司運營效益。2.適用范圍本制度適用于貿易公司全體涉及應收賬款管理的部門及員工，同時相關信息對公司決策層及其他有需要的部門提供支持。顧客作為應收賬款的關聯方，相關信息在遵循法律法規及保密原則下進行收集與分析。3.制定依據依據國家相關法律法規、會計準則以及公司的經營理念和管理需求制定本制度。公司秉持“誠信合作、高效共贏”的經營理念，強調在保障與客戶良好合作關系的基礎上，實現應收賬款的有效管理與資金的良性循環。4.原則遵循客觀性、及時性、準確性原則，如實反映應收賬款賬齡情況；遵循風險導向原則，針對不同賬齡的應收賬款采取差異化管理策略；遵循全員參與原則，明確各部門在應收賬款管理中的職責，共同做好賬齡動態分析工作。二、組織架構與職責劃分1.財務部-負責應收賬款的賬務處理，準確記錄每筆應收賬款的發生時間、金額、客戶信息等。-定期編制應收賬款賬齡分析表，詳細列示不同賬齡區間的應收賬款余額、占比等信息。-與業務部門核對賬目，確保數據的一致性和準確性。-對應收賬款的壞賬情況進行評估，按照會計準則計提壞賬準備。2.業務部門-負責客戶的開發與維護，在業務開展前對客戶進行信用評估，確定合理的信用額度和信用期限。-簽訂銷售合同時，明確收款條款，確保合同條款清晰、合理、合法。-負責應收賬款的催收工作，按照規定的時間節點與客戶溝通，及時反饋催收情況。-提供與應收賬款相關的業務信息，協助財務部進行賬齡分析和風險評估。3.風險管理部門-制定應收賬款風險管理政策和流程，對應收賬款的風險進行整體把控。-結合賬齡分析結果，評估應收賬款的風險水平，提出風險預警和應對建議。-監督各部門在應收賬款管理中的履職情況，確保制度的有效執行。4.管理層-審批應收賬款信用政策、風險管理策略等重要事項。-根據賬齡分析報告和風險評估結果，做出決策，協調各部門資源，解決應收賬款管理中的重大問題。三、管理流程1.數據收集-財務部每日從財務系統中導出應收賬款明細數據，包括客戶名稱、發票號碼、開票日期、收款日期、金額等信息。-業務部門定期（每周）向財務部提供與客戶溝通的應收賬款催收進展情況，包括客戶反饋、承諾還款時間等。-風險管理部門收集市場動態、客戶行業信息等，評估外部因素對應收賬款回收的影響。2.賬齡計算與分析-財務部根據應收賬款的開票日期或約定收款日期，按照設定的賬齡區間（如1-30天、31-60天、61-90天、91-180天、180天以上）進行賬齡劃分。-每月末，財務部編制應收賬款賬齡分析表，計算各賬齡區間的應收賬款余額、占比、環比增減情況等，并對重點客戶和大額應收賬款進行單獨分析。-運用數據分析工具和方法，對歷史賬齡數據進行趨勢分析，找出賬齡變化的規律和異常情況。3.風險評估-風險管理部門結合賬齡分析結果、客戶信用狀況、行業發展趨勢等因素，對應收賬款進行風險評級，分為低風險、中風險、高風險三個等級。-對于高風險的應收賬款，及時組織相關部門進行專項討論，制定個性化的風險應對方案，如增加催收力度、要求客戶提供擔保、暫停業務合作等。4.報告與溝通-財務部每月初向管理層、業務部門、風險管理部門提交應收賬款賬齡分析報告，報告內容包括整體賬齡結構、重點客戶賬齡情況、風險評估結果等。-定期召開應收賬款管理會議，由財務部匯報賬齡分析情況，業務部門匯報催收進展，共同討論解決存在的問題，明確下一步工作重點和目標。-建立內部溝通機制，各部門之間及時共享應收賬款相關信息，確保工作協同順暢。四、權利與義務1.員工權利-員工有權獲得與應收賬款管理相關的培訓和指導，以提升工作能力和業務水平。-對于在應收賬款管理工作中提出合理建議并取得良好效果的員工，有權獲得相應的獎勵。-員工有權了解公司應收賬款管理政策和流程的調整情況，確保工作的順利開展。2.員工義務-嚴格遵守公司應收賬款管理制度，按照規定的流程和標準開展工作。-及時準確地提供與應收賬款相關的信息，不得隱瞞或虛報。-積極配合公司內部審計和外部檢查，如實反映情況。3.客戶權利-客戶有權知曉公司的收款政策和流程，在合理的信用期限內享受正常的服務。-客戶對公司的應收賬款管理工作提出合理意見和建議的權利。4.客戶義務-按照合同約定及時支付貨款，如有特殊情況需提前與公司溝通協商。-向公司提供真實準確的財務和經營信息，以便公司進行信用評估和賬齡分析。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部審計部門定期對應收賬款賬齡動態分析工作進行審計，檢查數據的真實性、準確性，制度執行的合規性等。-風險管理部門定期對各部門應收賬款管理工作進行監督檢查，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-建立舉報制度，鼓勵員工對違反應收賬款管理制度的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。2.獎勵機制-對于在應收賬款催收工作中表現突出，成功收回長期逾期賬款的員工，給予物質獎勵和精神表彰。-對通過優化應收賬款管理流程、提出有效風險防控建議等，為公司節約成本、提高資金使用效率的部門或個人，給予相應的獎勵。-在應收賬款賬齡動態分析工作中，數據準確、分析報告及時且對公司決策有重要參考價值的員工，給予獎勵。3.懲罰機制-對于因工作失誤導致應收賬款數據錯誤或賬齡分析不準確的員工，視情節輕重給予警告、罰款等處罰。-業務部門因客戶信用評估失誤、合同條款不明確等原因，導致應收賬款回收困難的，對相關責任人進行問責和處罰。-對故意隱瞞應收賬款問題、不積極配合催收工作的員工，嚴肅處理，情節嚴重的解除勞動合同。六、附則1.本制度由公司行政主管部門負責解釋和修訂。2.本制度自發布之日起生效實施，公司原有相關規定與本制度不一致的，以本制度為準。3.公司