貿易公司采購比價評審流程管理規定

一、總則1.目的：為規范貿易公司采購比價評審流程，確保采購活動的公平、公正、公開，降低采購成本，提高運營效益，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于貿易公司全體員工涉及的所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品等采購，同時也為顧客提供對采購流程監督的依據。3.原則：-公平公正：對待所有供應商一視同仁，依據客觀標準進行比價評審。-效益優先：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高公司整體運營效益。-透明公開：采購比價評審過程和結果應保持一定的透明度，接受公司內部和顧客監督。-誠實守信：公司員工及供應商在采購活動中需遵循誠實守信原則，確保信息真實可靠。4.企業文化與經營理念體現：本規定遵循公司“以客戶為中心，創新驅動發展”的經營理念，通過優化采購流程，為客戶提供更具性價比的產品和服務。同時，在采購過程中注重與供應商建立長期穩定的合作關系，共同發展，體現公司“合作共贏”的企業文化。二、組織架構與職責劃分1.采購部門：-負責采購需求的收集與整理：定期與各部門溝通，了解采購需求，并對需求進行分析和歸類。-供應商開發與管理：尋找、篩選和評估潛在供應商，建立和維護供應商數據庫。-組織比價評審工作：負責收集供應商報價，組織相關人員進行比價評審會議。-采購合同的簽訂與執行：根據比價評審結果，與選定供應商簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。2.需求部門：-提出采購需求：明確所需采購物品的規格、數量、質量要求和交貨時間等詳細信息。-參與比價評審：從使用角度對供應商提供的產品或服務進行評估，提供專業意見。3.財務部門：-提供財務支持：對采購預算進行審核，分析采購成本對公司財務狀況的影響。-參與價格評審：從財務專業角度對供應商報價進行合理性評估，提供價格分析報告。4.質量部門：-質量標準制定：協助需求部門制定采購物品的質量標準和驗收規范。-質量評審：對供應商提供的樣品或產品進行質量檢驗，參與比價評審，確保采購產品質量符合要求。5.評審小組：由采購部門牽頭，各相關部門人員組成。負責對供應商報價、產品質量、交貨期等進行綜合評審，確定最終供應商。評審小組體現扁平化管理原則，各成員直接參與決策過程，減少層級溝通成本。三、管理流程1.采購需求提出：需求部門根據工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規格、數量、質量要求、預計使用時間等信息，經部門負責人審批后提交采購部門。2.供應商選擇與詢價：采購部門根據采購需求，從供應商數據庫中篩選合適供應商，或通過市場調研、網絡搜索等方式開發新供應商。向選定供應商發送《采購詢價單》，明確采購物品的詳細要求，要求供應商在規定時間內提供報價。3.比價與初步篩選：采購部門收集供應商報價后，進行初步比價分析。對報價明顯高于市場平均水平或不符合采購要求的供應商進行篩除。同時，對供應商的資質、信譽等進行初步審查。4.樣品評估（如有需要）：對于關鍵采購物品，采購部門可要求供應商提供樣品。質量部門對樣品進行檢驗和評估，出具《樣品檢驗報告》。樣品評估結果作為比價評審的重要依據之一。5.評審會議組織：采購部門組織召開比價評審會議，邀請需求部門、財務部門、質量部門等相關人員參加。會議上，采購部門介紹供應商報價、初步篩選情況和樣品評估結果；各部門根據自身職責對供應商進行評審，提出意見和建議。6.綜合評審與決策：評審小組根據各部門意見，對供應商進行綜合評審。評審內容包括價格、質量、交貨期、售后服務等方面。采用打分制或投票制等方式確定最終供應商。評審結果記錄在《采購比價評審報告》中。7.采購合同簽訂：采購部門根據評審結果，與選定供應商簽訂采購合同。合同中明確雙方的權利義務、產品規格、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，將副本分發給相關部門。8.采購執行與跟蹤：采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。需求部門負責驗收貨物，如發現質量問題或其他不符合合同要求的情況，及時通知采購部門與供應商協商解決。9.采購結果反饋與總結：采購完成后，采購部門對采購過程進行總結，分析采購成本控制情況、供應商表現等。將采購結果反饋給相關部門，為后續采購工作提供經驗參考。四、權利與義務1.員工權利：-建議權：公司員工有權對采購比價評審流程提出合理化建議，促進流程優化。-知情權：員工有權了解與自身工作相關的采購信息，包括采購需求、供應商報價、評審結果等。-監督權：員工有權對采購過程中的違規行為進行監督和舉報，公司將對舉報信息進行保密和調查處理。2.員工義務：-遵守規定：員工必須嚴格遵守本采購比價評審流程管理規定，不得擅自更改或繞過規定流程進行采購活動。-提供準確信息：需求部門員工應準確提供采購需求信息，避免因信息錯誤導致采購失誤。-保守機密：員工在采購過程中獲取的供應商信息、報價等商業機密，必須嚴格保密，不得泄露給外部人員。3.供應商權利：-平等參與權：所有符合條件的供應商都有平等參與公司采購項目的權利，公司將一視同仁地對待所有供應商。-獲得合理報酬權：供應商按照合同約定提供合格產品或服務后，有權獲得相應的貨款或服務費用。4.供應商義務：-提供真實信息：供應商應向公司提供真實、準確的產品信息、報價、資質證明等文件。-履行合同義務：供應商必須按照合同約定的時間、質量、數量等要求提供產品或服務，如有變更需提前通知公司并協商解決。五、監督與獎懲機制1.監督機制：-內部審計：公司內部審計部門定期對采購比價評審流程進行審計，檢查流程執行情況、采購合同簽訂與執行情況等，發現問題及時提出整改意見。-員工監督：鼓勵公司員工對采購過程中的違規行為進行監督和舉報，公司設立專門的舉報郵箱和電話，對舉報信息進行及時處理和反饋。-顧客監督：接受顧客對公司采購流程的監督和建議，顧客可通過客服渠道反饋對采購產品質量、價格等方面的意見，公司將認真對待并進行調查處理。2.獎勵機制：-成本節約獎勵：對于在采購比價評審過程中，通過合理選擇供應商、優化采購方案等方式為公司節約采購成本的員工或團隊，給予一定比例的成本節約金額作為獎勵。-創新獎勵：對提出創新性采購理念或方法，有效提高采購效率和質量的員工，公司將給予表彰和獎勵。-供應商推薦獎勵：員工推薦優質供應商并成功合作的，公司將給予推薦人一定的物質獎勵。3.懲罰機制：-違規處理：對于違反本規定，在采購過程中存在弄虛作假、收受賄賂、泄露機密等違規行為的員工，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；構成犯罪的，依法移送司法機關處理。-供應商處罰：對于提供虛假信息、不履行合同義務等違規行為的供應商，公司將視情節輕重采取警告、暫停合作、終止合作等處罰措施。六、附則1.解釋權：本規定由公司行政主管部門負責解釋。如有未盡事宜，由行政主管部門根據公司實際情況進行補充和修訂。2.修訂：本規定將根據公司發展和市場變化情況適時進行修訂，以確保其有效性和適應性。修訂后的規定將及