貿(mào)易公司應(yīng)收賬款催收責(zé)任分工制度

一、總則1.目的本制度旨在明確貿(mào)易公司各部門及員工在應(yīng)收賬款催收工作中的責(zé)任，規(guī)范催收流程，提高應(yīng)收賬款回收率，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金的正常流轉(zhuǎn)，維護(hù)公司的運(yùn)營(yíng)效益。2.適用范圍本制度適用于貿(mào)易公司全體員工。公司所有涉及應(yīng)收賬款催收的業(yè)務(wù)活動(dòng)及相關(guān)人員均需遵守本制度。3.指導(dǎo)原則-以客戶為中心：在催收過(guò)程中，既要確保款項(xiàng)回收，又要注重維護(hù)與客戶的良好合作關(guān)系，體現(xiàn)公司“客戶至上”的經(jīng)營(yíng)理念，為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。-協(xié)同合作：強(qiáng)調(diào)各部門之間的協(xié)同配合，打破部門壁壘，形成催收合力，基于公司扁平化管理模式，各部門直接溝通協(xié)作，提高工作效率。-責(zé)任明確：明確各部門和崗位在應(yīng)收賬款催收中的具體職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到人，便于績(jī)效考核和監(jiān)督管理。-風(fēng)險(xiǎn)防控：通過(guò)規(guī)范的催收流程和嚴(yán)格的責(zé)任劃分，有效識(shí)別和控制應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)，保障公司的資金安全。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.銷售部門-職責(zé)：銷售部門是應(yīng)收賬款催收的第一責(zé)任人。負(fù)責(zé)在銷售合同簽訂前對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，收集客戶資料，初步判斷客戶信用狀況。在銷售過(guò)程中，明確收款條款并確保客戶知曉。銷售完成后，及時(shí)與客戶溝通，跟進(jìn)款項(xiàng)回收情況，定期向客戶發(fā)送催款通知，維護(hù)與客戶的良好關(guān)系，協(xié)助其他部門進(jìn)行催收工作。-人員分工：銷售人員負(fù)責(zé)自己所負(fù)責(zé)客戶的應(yīng)收賬款催收，銷售經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督和協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的催收工作，對(duì)重點(diǎn)客戶和疑難賬款進(jìn)行直接催收。2.財(cái)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬務(wù)處理和核對(duì)，準(zhǔn)確記錄賬款的發(fā)生、回收和余額情況。向銷售部門提供應(yīng)收賬款賬齡分析報(bào)告和逾期賬款清單，協(xié)助銷售部門制定催收策略。負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行財(cái)務(wù)對(duì)賬，核實(shí)款項(xiàng)金額和支付情況，對(duì)逾期未付賬款及時(shí)預(yù)警。-人員分工：會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)賬務(wù)處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)審核相關(guān)報(bào)告，協(xié)調(diào)與其他部門的溝通，并對(duì)重大應(yīng)收賬款問(wèn)題提出處理建議。3.法務(wù)部門-職責(zé)：為應(yīng)收賬款催收提供法律支持和咨詢，審核相關(guān)合同條款的合法性和有效性，確保催收工作在法律框架內(nèi)進(jìn)行。對(duì)長(zhǎng)期逾期且經(jīng)多次催收無(wú)果的客戶，制定法律訴訟方案，代表公司進(jìn)行法律訴訟，維護(hù)公司合法權(quán)益。-人員分工：法務(wù)專員負(fù)責(zé)日常法律事務(wù)咨詢和合同審核，法務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)統(tǒng)籌法律訴訟工作，協(xié)調(diào)外部律師資源。4.管理層-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定應(yīng)收賬款管理的總體目標(biāo)和政策，對(duì)重大應(yīng)收賬款問(wèn)題進(jìn)行決策。協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保應(yīng)收賬款催收工作順利進(jìn)行。對(duì)各部門的催收工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整催收策略和資源配置。三、管理流程1.信用評(píng)估與合同簽訂階段-銷售部門：在與新客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，銷售人員應(yīng)收集客戶的基本信息、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等資料，填寫(xiě)《客戶信用評(píng)估表》，提交給信用評(píng)估小組（由銷售、財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門人員組成）。信用評(píng)估小組根據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，確定客戶的信用額度和信用期限，并形成評(píng)估報(bào)告。銷售部門在簽訂銷售合同時(shí)，應(yīng)明確收款方式、收款期限、逾期違約責(zé)任等條款，并確保客戶理解并同意這些條款。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)將合同副本及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門備案。2.賬款跟蹤與日常催收階段-銷售部門：銷售人員在合同約定的收款期限前一周，應(yīng)通過(guò)電話、郵件等方式提醒客戶準(zhǔn)備付款。對(duì)于已到期未付款的客戶，銷售人員應(yīng)在逾期后的三個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出正式催款通知，明確告知客戶逾期金額、逾期天數(shù)、應(yīng)付款項(xiàng)及付款期限等信息。催款通知應(yīng)采用書(shū)面形式，并留存相關(guān)記錄。銷售人員應(yīng)每周將客戶的付款情況和催收進(jìn)展反饋給銷售經(jīng)理和財(cái)務(wù)部門。銷售經(jīng)理應(yīng)定期對(duì)銷售人員的催收工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)逾期時(shí)間較長(zhǎng)或金額較大的客戶，銷售經(jīng)理應(yīng)親自參與催收。-財(cái)務(wù)部門：財(cái)務(wù)部門每月初向銷售部門提供應(yīng)收賬款賬齡分析報(bào)告，重點(diǎn)標(biāo)注逾期賬款情況。根據(jù)賬齡分析結(jié)果，與銷售部門共同制定針對(duì)性的催收計(jì)劃。財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期與客戶進(jìn)行財(cái)務(wù)對(duì)賬，確保雙方賬目一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決賬款差異問(wèn)題。3.逾期賬款處理階段-銷售部門與財(cái)務(wù)部門聯(lián)合評(píng)估：對(duì)于逾期超過(guò)一個(gè)月的賬款，銷售部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)組成聯(lián)合評(píng)估小組，對(duì)客戶的經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行深入調(diào)查，分析逾期原因，評(píng)估回收可能性。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定個(gè)性化的催收方案，如協(xié)商還款計(jì)劃、增加擔(dān)保措施等。-法務(wù)介入：對(duì)于逾期超過(guò)三個(gè)月且經(jīng)多次催收仍無(wú)效果的客戶，法務(wù)部門應(yīng)介入。法務(wù)人員首先對(duì)相關(guān)合同和證據(jù)進(jìn)行審查，確定是否具備法律訴訟條件。如決定采取法律訴訟措施，法務(wù)部門應(yīng)制定詳細(xì)的訴訟策略，準(zhǔn)備訴訟材料，并代表公司提起訴訟。在訴訟過(guò)程中，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)進(jìn)展情況。-特殊情況處理：對(duì)于因不可抗力或其他特殊原因?qū)е驴蛻魰簳r(shí)無(wú)法支付賬款的情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，并與客戶協(xié)商解決方案，如延長(zhǎng)付款期限、提供一定的財(cái)務(wù)支持等。在協(xié)商過(guò)程中，應(yīng)簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-信息獲取權(quán)：?jiǎn)T工有權(quán)獲取與應(yīng)收賬款催收工作相關(guān)的客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、合同文件等資料，以便更好地開(kāi)展工作。財(cái)務(wù)部門和銷售部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供相關(guān)信息。-培訓(xùn)與支持權(quán)：?jiǎn)T工有權(quán)參加公司組織的應(yīng)收賬款催收相關(guān)培訓(xùn)課程，提升自身的專業(yè)能力。在催收過(guò)程中遇到困難時(shí)，有權(quán)向其他部門尋求協(xié)助和支持，各部門應(yīng)積極配合。-建議權(quán)：?jiǎn)T工有權(quán)就應(yīng)收賬款催收工作提出合理化建議，對(duì)制度和流程的改進(jìn)發(fā)表意見(jiàn)。公司應(yīng)設(shè)立專門的渠道收集員工建議，并進(jìn)行評(píng)估和反饋。2.員工義務(wù)-履行職責(zé)義務(wù)：?jiǎn)T工應(yīng)按照本制度的規(guī)定，認(rèn)真履行自己在應(yīng)收賬款催收工作中的職責(zé)，按時(shí)完成各項(xiàng)催收任務(wù)，確保款項(xiàng)及時(shí)回收。-信息保密義務(wù)：?jiǎn)T工在工作過(guò)程中獲取的客戶信息、公司商業(yè)機(jī)密等應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。如因泄露信息給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。-配合協(xié)作義務(wù)：?jiǎn)T工應(yīng)積極配合其他部門的工作，在接到協(xié)助請(qǐng)求時(shí)，應(yīng)及時(shí)提供必要的支持和幫助。在跨部門溝通協(xié)作中，應(yīng)保持良好的溝通態(tài)度和團(tuán)隊(duì)合作精神。3.客戶權(quán)利與義務(wù)-客戶權(quán)利：客戶有權(quán)要求公司提供清晰、準(zhǔn)確的賬單信息和收款通知，有權(quán)對(duì)賬款金額提出異議，并要求公司進(jìn)行核實(shí)和解釋。在與公司溝通協(xié)商過(guò)程中，客戶享有平等、公正的對(duì)待。-客戶義務(wù)：客戶應(yīng)按照合同約定按時(shí)足額支付款項(xiàng)，在公司進(jìn)行賬款催收時(shí)，應(yīng)積極配合，如實(shí)提供自身的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)情況等信息。如因客戶原因?qū)е沦~款逾期的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)應(yīng)收賬款催收工作進(jìn)行審計(jì)，檢查各部門是否按照制度規(guī)定履行職責(zé)，催收流程是否合規(guī)，相關(guān)記錄是否完整準(zhǔn)確。審計(jì)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，提交給公司管理層。-管理層監(jiān)督：公司管理層通過(guò)定期會(huì)議、工作報(bào)告等方式，對(duì)各部門的應(yīng)收賬款催收工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)要求，確保催收工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。-數(shù)據(jù)監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門建立應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)時(shí)跟蹤賬款的回收情況、逾期情況等關(guān)鍵指標(biāo)。對(duì)異常數(shù)據(jù)及時(shí)預(yù)警，以便相關(guān)部門及時(shí)采取措施。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-回收獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于成功收回逾期賬款的員工或團(tuán)隊(duì)，公司將根據(jù)收回賬款的金額和難度，給予一定比例的現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)金額從收回的逾期賬款中按一定比例提取，直接發(fā)放給相關(guān)人員。-績(jī)效加分：在績(jī)效考核中，對(duì)應(yīng)收賬款催收工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予績(jī)效加分。加分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工在催收工作中的貢獻(xiàn)大小、任務(wù)完成情況等因素確定。-榮譽(yù)表彰：對(duì)在應(yīng)收賬款催收工作中做出突出貢獻(xiàn)的員工，公司將給予榮譽(yù)表彰，如頒發(fā)“優(yōu)秀催收員工”“最佳團(tuán)隊(duì)協(xié)作獎(jiǎng)”等榮譽(yù)證書(shū)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行宣傳推廣。3.懲罰機(jī)制-績(jī)效扣分：對(duì)于未能按照制度規(guī)定完成應(yīng)收賬款催收任務(wù)的員工，在績(jī)效考核中給予績(jī)效扣分。扣分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)逾期賬款的金額、逾期時(shí)間、員工責(zé)任大小等因素確定。-經(jīng)濟(jì)處罰：因員工個(gè)人原因?qū)е聭?yīng)收賬款無(wú)法收回或給公司造成重大損失的，員工應(yīng)承擔(dān)一定比例的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)損失情況和員工責(zé)任認(rèn)定進(jìn)行確定。-紀(jì)律處分：對(duì)于在應(yīng)收賬款催收工作中存在嚴(yán)重失職、違規(guī)操作、泄露公司機(jī)密等行為的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等紀(jì)律處分。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸貿(mào)易公司所有。公司有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求。2.制度實(shí)施時(shí)間本制度自發(fā)布之日起正式實(shí)施。公司全體員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守本制度，確保應(yīng)收賬款催收工作的規(guī)范開(kāi)展。3.與其他制度的銜接