貿易公司應收賬款催收責任分工制度

一、總則1.目的本制度旨在明確貿易公司各部門及員工在應收賬款催收工作中的責任，規(guī)范催收流程，提高應收賬款回收率，降低壞賬風險，保障公司資金的正常流轉，維護公司的運營效益。2.適用范圍本制度適用于貿易公司全體員工。公司所有涉及應收賬款催收的業(yè)務活動及相關人員均需遵守本制度。3.指導原則-以客戶為中心：在催收過程中，既要確?？铐椈厥?，又要注重維護與客戶的良好合作關系，體現公司“客戶至上”的經營理念，為客戶提供優(yōu)質服務。-協(xié)同合作：強調各部門之間的協(xié)同配合，打破部門壁壘，形成催收合力，基于公司扁平化管理模式，各部門直接溝通協(xié)作，提高工作效率。-責任明確：明確各部門和崗位在應收賬款催收中的具體職責，將責任落實到人，便于績效考核和監(jiān)督管理。-風險防控：通過規(guī)范的催收流程和嚴格的責任劃分，有效識別和控制應收賬款風險，保障公司的資金安全。二、組織架構與職責劃分1.銷售部門-職責：銷售部門是應收賬款催收的第一責任人。負責在銷售合同簽訂前對客戶進行信用評估，收集客戶資料，初步判斷客戶信用狀況。在銷售過程中，明確收款條款并確?？蛻糁獣浴ｄN售完成后，及時與客戶溝通，跟進款項回收情況，定期向客戶發(fā)送催款通知，維護與客戶的良好關系，協(xié)助其他部門進行催收工作。-人員分工：銷售人員負責自己所負責客戶的應收賬款催收，銷售經理負責監(jiān)督和協(xié)調團隊成員的催收工作，對重點客戶和疑難賬款進行直接催收。2.財務部門-職責：負責定期對應收賬款進行賬務處理和核對，準確記錄賬款的發(fā)生、回收和余額情況。向銷售部門提供應收賬款賬齡分析報告和逾期賬款清單，協(xié)助銷售部門制定催收策略。負責與客戶進行財務對賬，核實款項金額和支付情況，對逾期未付賬款及時預警。-人員分工：會計負責賬務處理和數據統(tǒng)計分析，財務經理負責審核相關報告，協(xié)調與其他部門的溝通，并對重大應收賬款問題提出處理建議。3.法務部門-職責：為應收賬款催收提供法律支持和咨詢，審核相關合同條款的合法性和有效性，確保催收工作在法律框架內進行。對長期逾期且經多次催收無果的客戶，制定法律訴訟方案，代表公司進行法律訴訟，維護公司合法權益。-人員分工：法務專員負責日常法律事務咨詢和合同審核，法務經理負責統(tǒng)籌法律訴訟工作，協(xié)調外部律師資源。4.管理層-職責：負責制定應收賬款管理的總體目標和政策，對重大應收賬款問題進行決策。協(xié)調各部門之間的工作，確保應收賬款催收工作順利進行。對各部門的催收工作進行監(jiān)督和考核，根據實際情況調整催收策略和資源配置。三、管理流程1.信用評估與合同簽訂階段-銷售部門：在與新客戶建立業(yè)務關系前，銷售人員應收集客戶的基本信息、財務狀況、信用記錄等資料，填寫《客戶信用評估表》，提交給信用評估小組（由銷售、財務、法務等部門人員組成）。信用評估小組根據評估標準對客戶進行信用評估，確定客戶的信用額度和信用期限，并形成評估報告。銷售部門在簽訂銷售合同時，應明確收款方式、收款期限、逾期違約責任等條款，并確保客戶理解并同意這些條款。合同簽訂后，銷售部門應將合同副本及時傳遞給財務部門和法務部門備案。2.賬款跟蹤與日常催收階段-銷售部門：銷售人員在合同約定的收款期限前一周，應通過電話、郵件等方式提醒客戶準備付款。對于已到期未付款的客戶，銷售人員應在逾期后的三個工作日內發(fā)出正式催款通知，明確告知客戶逾期金額、逾期天數、應付款項及付款期限等信息。催款通知應采用書面形式，并留存相關記錄。銷售人員應每周將客戶的付款情況和催收進展反饋給銷售經理和財務部門。銷售經理應定期對銷售人員的催收工作進行檢查和指導，對逾期時間較長或金額較大的客戶，銷售經理應親自參與催收。-財務部門：財務部門每月初向銷售部門提供應收賬款賬齡分析報告，重點標注逾期賬款情況。根據賬齡分析結果，與銷售部門共同制定針對性的催收計劃。財務人員應定期與客戶進行財務對賬，確保雙方賬目一致，及時發(fā)現并解決賬款差異問題。3.逾期賬款處理階段-銷售部門與財務部門聯(lián)合評估：對于逾期超過一個月的賬款，銷售部門和財務部門應組成聯(lián)合評估小組，對客戶的經營狀況、財務狀況進行深入調查，分析逾期原因，評估回收可能性。根據評估結果，制定個性化的催收方案，如協(xié)商還款計劃、增加擔保措施等。-法務介入：對于逾期超過三個月且經多次催收仍無效果的客戶，法務部門應介入。法務人員首先對相關合同和證據進行審查，確定是否具備法律訴訟條件。如決定采取法律訴訟措施，法務部門應制定詳細的訴訟策略，準備訴訟材料，并代表公司提起訴訟。在訴訟過程中，法務部門應及時向公司管理層匯報進展情況。-特殊情況處理：對于因不可抗力或其他特殊原因導致客戶暫時無法支付賬款的情況，銷售部門應及時向公司管理層匯報，并與客戶協(xié)商解決方案，如延長付款期限、提供一定的財務支持等。在協(xié)商過程中，應簽訂相關協(xié)議，明確雙方的權利和義務。四、權利與義務1.員工權利-信息獲取權：員工有權獲取與應收賬款催收工作相關的客戶信息、財務數據、合同文件等資料，以便更好地開展工作。財務部門和銷售部門應及時、準確地提供相關信息。-培訓與支持權：員工有權參加公司組織的應收賬款催收相關培訓課程，提升自身的專業(yè)能力。在催收過程中遇到困難時，有權向其他部門尋求協(xié)助和支持，各部門應積極配合。-建議權：員工有權就應收賬款催收工作提出合理化建議，對制度和流程的改進發(fā)表意見。公司應設立專門的渠道收集員工建議，并進行評估和反饋。2.員工義務-履行職責義務：員工應按照本制度的規(guī)定，認真履行自己在應收賬款催收工作中的職責，按時完成各項催收任務，確?？铐椉皶r回收。-信息保密義務：員工在工作過程中獲取的客戶信息、公司商業(yè)機密等應嚴格保密，不得泄露給任何第三方。如因泄露信息給公司造成損失的，應承擔相應的法律責任。-配合協(xié)作義務：員工應積極配合其他部門的工作，在接到協(xié)助請求時，應及時提供必要的支持和幫助。在跨部門溝通協(xié)作中，應保持良好的溝通態(tài)度和團隊合作精神。3.客戶權利與義務-客戶權利：客戶有權要求公司提供清晰、準確的賬單信息和收款通知，有權對賬款金額提出異議，并要求公司進行核實和解釋。在與公司溝通協(xié)商過程中，客戶享有平等、公正的對待。-客戶義務：客戶應按照合同約定按時足額支付款項，在公司進行賬款催收時，應積極配合，如實提供自身的財務狀況和經營情況等信息。如因客戶原因導致賬款逾期的，應承擔相應的違約責任。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內部審計：公司內部審計部門定期對應收賬款催收工作進行審計，檢查各部門是否按照制度規(guī)定履行職責，催收流程是否合規(guī)，相關記錄是否完整準確。審計結果應形成報告，提交給公司管理層。-管理層監(jiān)督：公司管理層通過定期會議、工作報告等方式，對各部門的應收賬款催收工作進行監(jiān)督和檢查。及時發(fā)現問題并提出改進要求，確保催收工作目標的實現。-數據監(jiān)控：財務部門建立應收賬款數據監(jiān)控系統(tǒng)，實時跟蹤賬款的回收情況、逾期情況等關鍵指標。對異常數據及時預警，以便相關部門及時采取措施。2.獎勵機制-回收獎勵：對于成功收回逾期賬款的員工或團隊，公司將根據收回賬款的金額和難度，給予一定比例的現金獎勵。獎勵金額從收回的逾期賬款中按一定比例提取，直接發(fā)放給相關人員。-績效加分：在績效考核中，對應收賬款催收工作表現優(yōu)秀的員工，給予績效加分。加分標準根據員工在催收工作中的貢獻大小、任務完成情況等因素確定。-榮譽表彰：對在應收賬款催收工作中做出突出貢獻的員工，公司將給予榮譽表彰，如頒發(fā)“優(yōu)秀催收員工”“最佳團隊協(xié)作獎”等榮譽證書，并在公司內部進行宣傳推廣。3.懲罰機制-績效扣分：對于未能按照制度規(guī)定完成應收賬款催收任務的員工，在績效考核中給予績效扣分?？鄯謽藴矢鶕馄谫~款的金額、逾期時間、員工責任大小等因素確定。-經濟處罰：因員工個人原因導致應收賬款無法收回或給公司造成重大損失的，員工應承擔一定比例的經濟賠償責任。賠償金額根據損失情況和員工責任認定進行確定。-紀律處分：對于在應收賬款催收工作中存在嚴重失職、違規(guī)操作、泄露公司機密等行為的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等紀律處分。構成犯罪的，依法追究刑事責任。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸貿易公司所有。公司有權根據實際情況對制度進行修訂和完善，以適應業(yè)務發(fā)展和管理需求。2.制度實施時間本制度自發(fā)布之日起正式實施。公司全體員工應認真學習并嚴格遵守本制度，確保應收賬款催收工作的規(guī)范開展。3.與其他制度的銜接