拍賣公司供應商履約評估實施細則

一、總則1.目的為確保本拍賣公司能夠全面、準確、及時地履行與客戶及合作伙伴的各項約定，維護公司良好的商業信譽，提升運營效益，保障各方合法權益，特制定本履約實施細則。2.適用范圍本細則適用于拍賣公司全體員工在開展與拍賣業務相關的各類經營活動中，涉及的對客戶、合作伙伴等所有外部主體的履約行為。同時，對于參與公司拍賣活動的顧客，在與公司明確約定的權利義務范圍內，也適用本細則相關規定。3.指導原則秉持公司“誠信為本、專業服務、創新共贏”的企業文化與經營理念，以客戶需求為導向，遵循公開、公平、公正、誠實信用的原則，在扁平化管理模式下，優化內部流程，確保高效履約。通過明確各層級職責，將履約責任落實到具體崗位和個人，以績效考核為手段激勵員工積極履行職責，在追求運營效益的同時注重安全生產與人文關懷。二、組織架構與職責劃分1.管理層-總經理：作為公司履約的第一責任人，全面負責公司履約工作的戰略規劃與決策，協調公司內外部資源，確保公司整體履約目標的實現。監督各部門履約情況，對重大履約問題進行決策處理，維護公司與重要客戶、合作伙伴的關系。-副總經理：協助總經理開展履約管理工作，負責分管業務板塊的履約監督與指導。制定分管業務的履約計劃和標準，協調解決分管領域內的履約問題，向總經理匯報分管業務的履約進展和問題。2.業務部門-拍賣業務部：負責拍賣項目的策劃、組織與實施。在項目前期，準確了解客戶需求，制定詳細的拍賣方案；在拍賣過程中，嚴格按照既定流程和規則進行操作，確保拍賣活動的順利進行；負責與客戶保持密切溝通，及時反饋拍賣進展情況，處理客戶在拍賣過程中的疑問和訴求，確保對客戶的服務承諾得以履行。-客戶關系部：建立和維護客戶關系管理系統，收集、整理和分析客戶信息。負責客戶的接待、咨詢和投訴處理工作，及時回應客戶關切，協調公司內部資源解決客戶問題，確保客戶滿意度。在履約過程中，作為客戶與公司內部溝通的橋梁，傳遞客戶需求和意見，監督公司各部門對客戶承諾的履行情況。3.支持部門-法務合規部：負責審核公司各類業務合同、協議等法律文件，確保公司履約行為符合法律法規要求。為公司業務開展提供法律咨詢和支持，預防法律風險。在履約過程中，對可能出現的法律糾紛進行預警和處理，維護公司合法權益。-財務部：負責公司履約過程中的財務管理和資金保障。制定合理的預算計劃，確保公司有足夠的資金支持業務運營和履約活動。對履約相關的費用進行核算和控制，監督資金使用情況，提供準確的財務數據和分析報告，為公司履約決策提供財務支持。-行政后勤部：負責公司日常行政事務管理和后勤保障工作，為公司履約提供必要的辦公設施、物資供應和安全保障。確保公司辦公環境的正常運行，安全生產措施到位，員工工作條件良好，從后勤方面支持公司各部門順利履行職責。三、管理流程1.合同簽訂階段-需求溝通：業務部門與客戶或合作伙伴進行充分溝通，詳細了解對方需求和期望，明確服務內容、標準、時間節點等關鍵信息。形成需求文檔，內部組織相關部門進行評審，確保需求理解準確無誤。-合同起草：根據需求溝通結果，法務合規部負責起草合同文本。合同條款應明確雙方權利義務、履約標準、違約責任等關鍵內容，確保合同合法合規、邏輯清晰、具有可操作性。-合同審核：合同起草完成后，依次由業務部門、財務部、法務合規部等相關部門進行審核。業務部門審核合同與業務需求的一致性；財務部審核合同的財務條款，包括費用支付方式、預算等；法務合規部審核合同的法律風險。各部門提出審核意見，對合同進行修改完善。-合同簽訂：經過審核無誤的合同，由公司授權代表與對方簽訂。簽訂前，確保雙方對合同條款無異議，并做好合同簽訂的記錄和存檔工作。2.履約執行階段-任務分解與計劃制定：合同簽訂后，業務部門根據合同要求，將履約任務分解到具體崗位和個人，明確各階段工作目標、時間節點和責任人。制定詳細的履約計劃，并報管理層審批。-過程監控與溝通：在履約過程中，各責任人按照履約計劃開展工作，定期向部門負責人匯報工作進展情況。部門負責人對本部門履約情況進行監控，及時發現問題并協調解決。同時，業務部門與客戶保持定期溝通，向客戶反饋履約進展，了解客戶意見和需求，根據客戶反饋及時調整履約工作。-資源協調與支持：若履約過程中遇到資源不足等問題，責任人及時向部門負責人匯報。部門負責人協調公司內部資源，如人力、物力、財力等，確保履約工作順利進行。對于重大資源需求，由部門負責人向管理層匯報，尋求支持。3.履約驗收階段-自我評估：履約任務完成后，責任人首先進行自我評估，對照合同要求和履約計劃，檢查工作成果是否達到標準。整理相關工作記錄和文檔，形成自我評估報告，提交給部門負責人。-部門驗收：部門負責人組織本部門相關人員對責任人的工作成果進行驗收。驗收內容包括工作成果的質量、數量、完成時間等方面是否符合合同要求。根據驗收情況，形成部門驗收報告，報公司管理層。-客戶驗收：部門驗收通過后，由業務部門向客戶提交履約成果，申請客戶驗收。業務部門協助客戶進行驗收工作，解答客戶疑問。客戶驗收合格后，取得客戶簽署的驗收文件，作為履約完成的重要依據。四、權利與義務1.公司權利-獲取合理報酬：根據與客戶簽訂的合同約定，公司有權獲取相應的服務費用或傭金報酬。-要求客戶配合：在履約過程中，公司有權要求客戶提供必要的信息、資料和協助，以確保履約工作的順利進行。-維護自身權益：對于客戶或合作伙伴違反合同約定的行為，公司有權依法追究其違約責任，維護自身合法權益。2.公司義務-全面履行合同：公司應按照合同約定的內容、標準和時間要求，全面、準確地履行各項義務，為客戶提供優質的服務。-保護客戶信息：公司有義務對客戶的商業秘密、個人信息等予以保密，不得泄露或用于非合同約定的其他目的。-持續改進服務：根據客戶反饋和市場需求，不斷改進公司的服務質量和履約能力，提升客戶滿意度。3.員工權利-獲得工作支持：員工有權獲得公司提供的必要工作資源、培訓和指導，以完成其承擔的履約任務。-提出合理建議：員工有權就履約工作中存在的問題提出合理的改進建議，參與公司履約管理的優化工作。-享受相應待遇：員工按照公司規定，享有工資、福利、休假等相應的待遇。4.員工義務-遵守規章制度：員工應嚴格遵守公司各項規章制度，包括本履約細則，確保工作行為合法合規。-履行工作職責：員工應按照崗位職責和履約計劃，認真履行自己的工作任務，確保工作質量和進度。-維護公司利益：員工在工作中應維護公司的商業信譽和利益，不得從事損害公司利益的行為。5.客戶權利-獲得約定服務：客戶有權按照合同約定，獲得公司提供的拍賣相關服務，包括但不限于拍賣策劃、組織、宣傳等。-了解履約情況：客戶有權及時了解公司履約工作的進展情況，對公司履約行為進行監督。-提出合理訴求：客戶有權就服務質量、履約進度等方面的問題向公司提出合理的訴求和建議。6.客戶義務-提供真實信息：客戶應向公司提供真實、準確、完整的信息和資料，以便公司開展履約工作。-支付費用：客戶應按照合同約定的時間和方式，向公司支付相應的服務費用。-配合公司工作：客戶在公司履約過程中，應給予必要的配合和協助，共同推動履約工作的順利進行。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部監督：公司建立內部監督體系，各部門負責人對本部門員工的履約情況進行日常監督，定期檢查工作進展和質量。管理層通過定期會議、工作報告等形式，對各部門的履約工作進行整體監督和指導。法務合規部對公司履約行為的合法性進行監督，確保公司在法律法規框架內履行合同。-客戶監督：鼓勵客戶對公司履約情況進行監督，通過設置意見反饋渠道，如客服熱線、電子郵箱、在線評價等方式，收集客戶的意見和建議。客戶關系部負責對客戶反饋進行整理和分析，及時將問題反饋給相關部門，并跟進處理結果。2.獎勵機制-優秀個人獎勵：對于在履約工作中表現突出的員工，如按時高質量完成任務、為公司挽回重大損失、獲得客戶高度贊譽等，給予表彰和獎勵。獎勵形式包括獎金、榮譽證書、晉升機會、培訓機會等。-優秀團隊獎勵：對于在履約工作中團隊協作良好、整體業績突出的部門或項目團隊，給予集體獎勵。獎勵方式包括團隊活動經費、團隊榮譽稱號等，以激勵團隊成員繼續保持良好的工作狀態。-創新獎勵：對于在履約過程中提出創新性建議或方法，有效提高履約效率、降低成本、提升服務質量的員工或團隊，給予創新獎勵，鼓勵員工積極創新。3.懲罰機制-警告與批評：對于輕微違反履約規定或工作失誤，但未造成重大影響的員工，給予口頭警告或書面批評，要求其立即改正。-績效扣分與罰款：對于因個人原因導致履約工作延誤、質量不達標等情況，根據情節輕重，給予績效扣分和相應的罰款處理，以督促員工認真履行職責。-辭退與法律責任追究：對于嚴重違反公司履約規定、給公司造成重大經濟損失或惡劣影響的員工，公司將予以辭退，并依法追究其相應的法律責任。對于因故意或重大過失導致公司違反合同約定，對客戶或合作伙伴承擔違約責任