房地產銷售公司合同備案管理規定?

一、總則1.目的本規定旨在規范房地產銷售公司銷售合同備案管理工作，確保合同的合法性、有效性和完整性，保障公司與客戶的合法權益，維護公司正常運營秩序，提升運營效益，同時體現公司以客戶為中心、誠信經營的企業文化和經營理念。2.適用范圍本規定適用于房地產銷售公司全體員工以及涉及銷售合同備案相關事宜的客戶。3.原則-合法性原則：合同備案工作必須符合國家法律法規及相關政策要求。-真實性原則：備案信息應真實、準確，如實反映合同簽訂情況。-及時性原則：按照規定的時間節點完成合同備案工作，避免因延誤導致的風險。-保密性原則：對合同備案過程中涉及的公司商業機密和客戶隱私嚴格保密。二、組織架構與職責劃分1.銷售部門-負責銷售合同的初步擬定與洽談，確保合同條款符合公司銷售政策和客戶需求。-收集客戶備案所需資料，如客戶身份證明、購房資格證明等，并進行初步審核。-將審核通過的合同及資料提交給備案管理部門。2.備案管理部門-作為合同備案工作的核心部門，負責對銷售部門提交的合同及資料進行全面審核。-按照相關規定和流程，在規定時間內完成合同的網上備案操作，并及時跟蹤備案進度。-對備案過程中出現的問題及時與銷售部門、客戶或相關政府部門溝通協調解決。-整理、歸檔備案合同及相關資料，建立合同備案檔案庫，方便查詢與管理。3.法務部門-對銷售合同的條款進行合法性審查，確保合同內容不違反法律法規，規避法律風險。-在合同備案過程中，為備案管理部門和銷售部門提供法律咨詢和支持，處理涉及法律問題的備案事項。4.財務部門-負責核對銷售合同中的款項信息，確保合同金額、付款方式等準確無誤，保障公司的財務利益。-協助備案管理部門確認客戶是否按照合同約定支付款項，對于未按時付款的情況及時反饋，以便采取相應措施。三、管理流程1.合同擬定與洽談階段-銷售代表與客戶就房屋銷售事宜進行洽談，明確客戶需求和意向房屋信息。-根據公司銷售政策和客戶需求，銷售代表擬定銷售合同初稿，經銷售經理審核后與客戶進一步溝通確認合同條款。-在合同擬定過程中，銷售代表應向客戶詳細解釋合同條款，確保客戶理解并同意相關內容。2.資料收集與初審階段-銷售代表負責收集客戶備案所需資料，如身份證、戶口本、結婚證（已婚客戶）、購房資格證明等，并對資料的完整性和真實性進行初步審核。-銷售代表將審核通過的合同及資料提交給銷售經理進行二次審核，確保合同條款無異議且資料齊全。-銷售經理審核通過后，將合同及資料移交備案管理部門。3.備案審核階段-備案管理部門收到銷售部門提交的合同及資料后，進行全面審核。審核內容包括合同條款的完整性、準確性，資料的真實性、合法性等。-備案管理部門如有疑問或發現問題，及時與銷售部門溝通核實，必要時要求銷售部門補充或修改相關資料。-法務部門對合同進行法律審查，確保合同不存在法律風險。如發現法律問題，及時提出修改意見，由銷售部門與客戶協商調整合同條款。-財務部門對合同中的款項信息進行核對，確保金額、付款方式等準確無誤。4.網上備案階段-經各部門審核通過后，備案管理部門在規定時間內登錄相關政府部門指定的合同備案系統，錄入合同信息進行網上備案。-備案管理部門在備案過程中，仔細核對錄入信息，確保與紙質合同一致。備案成功后，及時打印備案證明文件，并將相關信息反饋給銷售部門。-如網上備案過程中遇到問題，備案管理部門應及時與相關政府部門溝通協調解決，并記錄備案進度和問題處理情況。5.資料歸檔階段-備案完成后，備案管理部門將備案合同及相關資料進行整理、歸檔。按照項目、客戶等分類建立檔案庫，便于查詢和管理。-對已歸檔的合同及資料，應妥善保管，確保資料的完整性和安全性。如需查閱或調閱檔案，應按照公司檔案管理制度辦理相關手續。四、權利與義務1.員工權利-有權了解合同備案管理規定的詳細內容和操作流程，公司應提供相關培訓和指導。-在合同備案工作中，如遇到困難或問題，有權向相關部門或上級領導尋求支持和幫助。-對于合同備案工作中的不合理規定或流程，有權提出改進建議和意見。2.員工義務-嚴格遵守合同備案管理規定，按照流程和要求認真完成本職工作，確保合同備案工作的順利進行。-對在合同備案過程中知悉的公司商業機密和客戶隱私予以保密，不得泄露給任何第三方。-積極配合其他部門的工作，如銷售部門配合備案管理部門提供資料、法務部門協助處理法律問題等。3.客戶權利-有權了解合同備案的流程、時間和相關要求，銷售公司應提供清晰明確的信息。-對合同備案過程中存在的疑問，有權向銷售公司相關部門咨詢，銷售公司應及時給予解答。-有權要求銷售公司按照規定的時間和要求完成合同備案工作，保障自身合法權益。4.客戶義務-按照銷售公司要求提供真實、準確、完整的備案所需資料，如因資料問題導致備案延誤或無法備案，承擔相應責任。-積極配合銷售公司完成合同備案工作，如在規定時間內簽署相關文件、辦理相關手續等。五、監督與獎懲機制1.監督機制-公司建立內部監督體系，由行政主管部門定期對合同備案管理工作進行檢查和評估。檢查內容包括備案流程的執行情況、資料的完整性和準確性、備案進度等。-鼓勵員工和客戶對合同備案工作中的違規行為進行監督和舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。-定期收集員工和客戶對合同備案管理工作的意見和建議，及時發現問題并進行整改。2.獎勵機制-對于在合同備案管理工作中表現突出的員工，如嚴格遵守規定、工作效率高、為公司避免重大風險等，給予表彰和獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對提出合理建議和意見，有效改進合同備案管理工作流程和效率的員工，給予相應獎勵。3.懲罰機制-對于違反合同備案管理規定的員工，視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。-如因員工違規操作導致公司遭受經濟損失或法律風險的，員工應承擔相應的賠償責任。-對于客戶提供虛假資料或不配合備案工作，導致備案無法完成或給公司造成損失的，公司有權追究客戶的法律責任，并按照合同約定處理。六、附則1.解釋權本規定的