房地產銷售公司房源信息更新規定?

一、總則1.目的本規定旨在確保公司房源信息的準確性、及時性和完整性，提高公司在房地產銷售市場的競爭力，為客戶提供優質、可靠的房源信息服務，同時規范公司內部房源信息管理流程，提升運營效益。2.適用范圍本規定適用于房地產銷售公司全體員工。公司內所有涉及房源信息收集、整理、錄入、更新和使用的人員，均需遵守本規定。3.企業文化與經營理念體現公司秉持“誠信為本、客戶至上、創新共贏”的企業文化和經營理念。房源信息更新工作應始終圍繞這一理念展開，以誠信的態度對待每一條房源信息，確保為客戶提供真實、準確的信息，滿足客戶需求，實現公司與客戶的共贏發展。二、組織架構與職責劃分1.銷售部門-負責一線房源信息的收集工作，包括與業主溝通，獲取房屋的詳細信息，如地址、面積、戶型、朝向、裝修情況、價格等。-對收集到的房源信息進行初步整理和核實，確保信息的真實性和準確性。及時將更新后的房源信息反饋給信息管理部門。-在帶客戶看房過程中，若發現房源實際情況與已掌握信息有差異，應第一時間記錄并反饋給信息管理部門進行更新。2.信息管理部門-負責房源信息的集中管理，包括信息的錄入、存儲、更新和維護。建立完善的房源信息數據庫，確保信息的安全性和保密性。-對銷售部門反饋的房源信息進行審核，核實信息的真實性和完整性。對于符合要求的信息，及時更新到房源信息系統中；對于存在疑問的信息，與銷售部門溝通核實后再進行處理。-定期對房源信息進行清理和檢查，刪除已售罄或無效的房源信息，確保系統內房源信息的時效性。-為其他部門提供房源信息查詢和支持服務，滿足公司內部不同業務場景的需求。3.客服部門-在與客戶溝通咨詢過程中，關注客戶對房源信息的反饋，如發現信息有誤或需要更新的情況，及時記錄并轉達給信息管理部門。-協助信息管理部門對更新后的房源信息進行客戶滿意度調查，收集客戶意見和建議，反饋給相關部門，以便不斷優化房源信息服務。4.管理層-負責對房源信息更新工作的整體規劃和指導，制定相關政策和目標，確保房源信息更新工作符合公司戰略發展方向。-監督房源信息更新規定的執行情況，協調各部門之間的工作關系，解決房源信息更新過程中出現的重大問題。三、管理流程1.房源信息收集流程-銷售員工通過多種渠道獲取房源信息，如電話溝通、實地拜訪、網絡平臺等。與業主建立聯系后，詳細記錄房屋的基本信息、產權情況、業主期望售價或租金等內容。-銷售員工填寫《房源信息收集表》，確保填寫內容準確、完整。收集表應包括房屋地址、面積、戶型、朝向、裝修情況、建成年代、產權性質、業主姓名、聯系方式、售價/租金等關鍵信息。-將填寫好的《房源信息收集表》提交給銷售團隊負責人進行初步審核。審核內容包括信息的完整性、邏輯合理性等。如發現問題，銷售員工應及時補充或修正信息。2.房源信息錄入流程-經銷售團隊負責人審核通過的房源信息，由銷售員工提交給信息管理部門。信息管理部門指定專人負責將房源信息錄入到公司房源信息系統中。-錄入人員在錄入過程中，要仔細核對信息的準確性，確保錄入信息與《房源信息收集表》一致。同時，按照系統規定的格式和要求進行錄入，保證信息的規范性。-錄入完成后，系統自動生成房源編號，作為該房源在公司信息系統中的唯一標識。錄入人員將房源編號反饋給銷售員工，以便后續跟進。3.房源信息更新流程-當房源信息發生變化時，如價格調整、房屋裝修情況改變、產權狀態變更等，銷售員工應及時填寫《房源信息更新申請表》，詳細說明更新內容及原因，并提交給信息管理部門。-信息管理部門收到《房源信息更新申請表》后，對更新內容進行審核。可以通過與業主再次核實、實地查看等方式，確保更新信息的真實性和準確性。-審核通過后，信息管理部門在房源信息系統中進行相應的更新操作，并記錄更新時間和更新人員。同時，將更新后的房源信息同步給相關部門，如銷售部門、客服部門等，以便他們及時掌握最新情況。4.房源信息清理流程-信息管理部門定期（每周至少一次）對房源信息系統進行清理。對于已售罄或已出租且租賃期已滿的房源，在核實相關銷售或租賃合同后，將其從系統中刪除。-對于長期未更新且經核實已無效的房源信息，如業主已取消委托、房屋已拆除等情況，也應及時從系統中清理。-在清理房源信息時，要做好相關記錄，包括房源編號、刪除時間、刪除原因等，以備后續查詢和審計。四、權利與義務1.員工權利-員工有權獲取開展工作所需的房源信息，信息管理部門應及時提供相關信息支持。-員工對房源信息更新工作提出的合理建議和意見，公司應給予充分重視和考慮。對于被采納的建議，公司將給予相應的獎勵。-員工在遵守公司規定的前提下，有權對房源信息進行合理使用，以完成銷售或客戶服務工作。2.員工義務-員工有義務按照規定的流程和標準收集、整理和反饋房源信息，確保信息的真實性、準確性和及時性。-員工在獲取和使用房源信息過程中，必須嚴格遵守公司的保密制度，不得將房源信息泄露給外部人員或用于非公司業務目的。-員工應積極配合信息管理部門的工作，接受信息管理部門對房源信息更新工作的指導和監督。如發現信息有誤或需要更新，應及時上報。3.客戶權利-客戶有權獲取真實、準確、及時的房源信息。公司應確保在向客戶提供房源信息時，不存在虛假或誤導性內容。-客戶對公司提供的房源信息有疑問或發現信息與實際情況不符時，有權向公司提出咨詢和反饋，公司應及時予以回應和處理。4.客戶義務-客戶在使用公司提供的房源信息時，應遵守相關法律法規和公司規定，不得將信息用于非法或商業目的。五、監督與獎懲機制1.監督機制-公司建立房源信息更新監督小組，由管理層、信息管理部門負責人和銷售部門代表組成。監督小組負責定期檢查房源信息更新工作的執行情況，包括信息收集的準確性、錄入的及時性、更新的完整性等。-信息管理部門通過系統日志和數據統計等方式，對房源信息更新情況進行日常監控。發現異常情況及時通知相關部門進行處理，并記錄在案。-鼓勵員工和客戶對房源信息更新過程中的違規行為進行舉報。對于舉報屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵，并對舉報人信息嚴格保密。2.獎勵機制-對于在房源信息更新工作中表現突出的員工，如信息收集準確及時、信息更新高效且為公司帶來顯著效益的，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對提出創新性建議或方法，有效提高房源信息更新工作質量和效率的員工，公司將根據實際效果給予相應的獎勵。-在客戶滿意度調查中，因房源信息準確、及時而獲得客戶高度評價的團隊或個人，公司將給予一定的獎勵。3.懲罰機制-對于未按照規定流程和標準收集、整理、錄入或更新房源信息的員工，視情節輕重給予警告、罰款、降職等處罰。因信息不準確或不及時給公司造成損失的，員工需承擔相應的賠償責任。-對泄露房源信息的員工，公司將嚴肅處理，解除勞動合同，并依法追究其法律責任。-如因信息管理部門審核不嚴，導致錯誤信息進入系統并對公司造成不良影響的，信息管理部門相關責任人將受到相應的處罰。六、附則1.制度解釋權本規定的解釋權歸房地產銷售公司所有。公司有權根據實際情況對本規定進行修訂和完善，修訂后的規定將及時通知全體員工。2.生效日期本規定自發布之日起生效。全體員工應嚴格遵守本規定，確保房源信息更