電動車銷售公司客戶投訴追責規定?

一、總則1.目的本規定旨在建立一套完善的客戶投訴處理及責任追究機制，確保公司能夠及時、有效地處理客戶投訴，提高客戶滿意度，維護公司良好的品牌形象和市場聲譽，同時通過明確責任歸屬，提升員工服務意識和工作質量，促進公司整體運營效益的提升。2.適用范圍本規定適用于電動車銷售公司全體員工，包括但不限于銷售部門、售后服務部門、物流部門、行政部門等直接或間接與客戶接觸并可能引發客戶投訴的崗位人員。同時，涉及客戶投訴處理過程中與之相關的各類業務活動和管理環節。3.遵循原則-客戶至上原則：始終將客戶的利益和滿意度放在首位，以解決客戶問題為出發點和落腳點。-快速響應原則：對客戶投訴要在最短時間內做出回應，及時處理，避免投訴升級。-實事求是原則：以客觀事實為依據，準確判斷投訴問題的性質和責任歸屬，不偏袒、不推諉。-持續改進原則：通過對客戶投訴的分析和總結，發現公司運營中的問題和不足，采取有效措施進行改進，防止類似投訴再次發生。4.企業文化與經營理念體現本規定緊密圍繞公司“誠信、創新、服務、共贏”的企業文化和“為客戶提供優質電動車及全方位服務解決方案，引領綠色出行新潮流”的經營理念制定。在處理客戶投訴過程中，強調員工秉持誠信態度，積極創新服務方式，以優質服務實現與客戶的共贏，推動公司的持續發展。二、組織架構與職責劃分1.投訴受理小組-組成：由客服部門負責人擔任組長，客服專員為成員。-職責：負責接收客戶的各類投訴信息，對投訴進行初步登記、分類和評估，判斷投訴的緊急程度和復雜程度，并及時將投訴分配至相關責任部門。同時，跟蹤投訴處理進度，定期向客戶反饋處理情況，直至投訴解決。2.投訴處理部門-銷售部門：負責處理因銷售過程中出現的問題引發的客戶投訴，如虛假宣傳、銷售態度惡劣、銷售流程不規范等。對投訴問題進行深入調查，與客戶溝通協商解決方案，及時整改銷售過程中的問題，避免類似投訴再次發生。-售后服務部門：主要處理與產品售后維修、保養、退換貨等相關的客戶投訴。確保維修服務質量和效率，及時解決客戶在使用產品過程中遇到的技術問題，提供合理的退換貨方案，提高客戶對售后服務的滿意度。-物流部門：針對因產品運輸過程中出現的問題，如貨物損壞、延遲交付等引發的客戶投訴負責處理。與物流合作伙伴溝通協調，查明原因，采取措施彌補客戶損失，并優化物流配送流程，降低物流環節的投訴率。3.監督與評估小組-組成：由行政部門負責人擔任組長，人力資源部門和財務部門相關人員為成員。-職責：對客戶投訴處理的全過程進行監督，確保各部門按照規定的流程和時間節點處理投訴。定期對投訴處理情況進行評估和分析，統計投訴數據，形成報告提交給公司管理層。同時，根據評估結果對相關責任人員進行績效考核和獎懲評定。4.扁平化管理體現在整個投訴處理組織架構中，強調扁平化管理模式。各部門之間保持信息暢通，直接溝通協作，減少中間層級的溝通障礙和決策延遲。投訴受理小組可以直接將投訴分配至責任部門，責任部門在處理過程中遇到問題可以直接向監督與評估小組反饋，無需經過繁瑣的匯報流程，提高投訴處理的效率和效果。三、管理流程1.投訴受理-渠道：客戶可以通過電話、郵件、在線客服、線下門店等多種渠道向公司提出投訴。投訴受理小組應確保在正常工作時間內及時接聽、查看客戶投訴信息。-登記與分類：客服專員對收到的投訴進行詳細登記，包括客戶基本信息、投訴時間、投訴內容、聯系方式等。根據投訴的性質和涉及的業務領域，將投訴分為銷售類、售后類、物流類等不同類別。-初步評估：對投訴的緊急程度和復雜程度進行初步評估。對于緊急投訴，如涉及產品安全問題、客戶重大損失等，應立即啟動緊急處理程序，優先分配至責任部門處理，并及時向上級匯報。對于一般投訴，按照常規流程進行分配和處理。2.投訴分配投訴受理小組根據投訴類別和相關部門的職責范圍，將投訴及時分配至對應的責任部門。在分配投訴時，應明確告知責任部門投訴的基本情況、客戶要求以及處理的時間節點。3.調查與處理-責任部門接到投訴后，應立即安排專人負責調查核實情況。通過與客戶溝通、查閱相關記錄、實地調查等方式，全面了解投訴問題的真相。-根據調查結果，制定切實可行的解決方案。對于能夠當場解決的問題，應立即為客戶解決；對于需要一定時間和資源處理的問題，應與客戶協商確定解決方案和處理期限，并及時告知客戶進展情況。-在處理投訴過程中，責任部門應詳細記錄處理過程和結果，包括與客戶的溝通記錄、采取的措施、問題解決情況等。4.反饋與確認-責任部門在投訴處理完成后，應及時將處理結果反饋給投訴受理小組。投訴受理小組在收到反饋后，與客戶取得聯系，確認客戶對處理結果是否滿意。-如果客戶對處理結果不滿意，投訴受理小組應詳細記錄客戶的意見和要求，將投訴重新分配至責任部門，要求責任部門進一步調查處理，直至客戶滿意為止。5.結案與歸檔-當客戶對投訴處理結果表示滿意后，投訴受理小組對投訴進行結案處理。將投訴處理過程中的相關資料進行整理歸檔，包括投訴登記表、調查處理記錄、客戶反饋等，以便日后查閱和分析。6.運營效益考量在整個管理流程中，注重運營效益的提升。通過快速響應和高效處理客戶投訴，減少因投訴處理不當導致的客戶流失和品牌形象受損，從而降低潛在的經濟損失。同時，通過優化投訴處理流程，提高各部門之間的協作效率，降低內部運營成本，實現公司整體運營效益的最大化。四、權利與義務1.員工權利-知情權：員工有權了解公司客戶投訴處理的相關制度、流程和標準，以及自己在投訴處理過程中的職責和權限。-建議權：員工在處理客戶投訴過程中，有權根據實際情況提出合理的改進建議和解決方案，為提高投訴處理質量和效率貢獻力量。-申訴權：如果員工對投訴責任認定和處理結果存在異議，有權按照規定的程序向監督與評估小組提出申訴，要求重新調查和評估。2.員工義務-及時響應義務：員工在接到客戶投訴相關信息后，應按照規定的時間要求及時響應客戶，不得拖延或推諉。-積極處理義務：認真對待客戶投訴，積極主動地開展調查和處理工作，盡最大努力解決客戶問題，滿足客戶合理需求。-如實匯報義務：在投訴處理過程中，員工應如實向公司匯報投訴處理情況，不得隱瞞事實或虛報信息。3.客戶權利-投訴權：客戶在購買和使用公司產品及服務過程中，如遇到問題或不滿意的情況，有權向公司提出投訴。-知情權：客戶有權了解投訴處理的進展情況和結果，公司應及時、準確地向客戶反饋相關信息。-獲得合理補償權：如果客戶的投訴問題確實是由于公司的原因造成的，客戶有權獲得合理的補償，包括但不限于退款、換貨、維修、賠償等。4.客戶義務-如實反映問題義務：客戶在投訴時應如實反映問題的情況，不得夸大或虛假陳述，以便公司能夠準確了解問題并及時處理。-配合處理義務：在投訴處理過程中，客戶應積極配合公司的調查和處理工作，提供必要的信息和協助。五、監督與獎懲機制1.監督機制-日常監督：監督與評估小組對各部門的投訴處理工作進行日常監督，檢查投訴處理流程是否符合規定，處理時間是否及時，處理結果是否有效等。通過定期抽查投訴處理記錄、與客戶進行回訪溝通等方式，確保投訴處理工作的規范執行。-定期評估：每月對各部門的投訴處理情況進行統計和分析，評估各部門的投訴處理績效。統計指標包括投訴率、投訴解決率、客戶滿意度等。根據評估結果，向公司管理層提交詳細的報告，指出存在的問題和改進方向。-內部審計：定期開展內部審計工作，對客戶投訴處理的制度執行情況、責任認定和獎懲落實情況進行審計，確保監督與獎懲機制的公正性和有效性。2.獎勵機制-對于在客戶投訴處理工作中表現出色的員工和部門，給予相應的獎勵。-個人獎勵：對成功解決重大、疑難投訴，為公司挽回重大損失或贏得客戶高度贊譽的員工，給予物質獎勵，如獎金、獎品等，同時在績效考核、晉升、評優等方面予以優先考慮。-部門獎勵：對于投訴率明顯下降、投訴解決率和客戶滿意度顯著提高的部門，給予部門團隊獎勵，如團隊活動經費、榮譽證書等，以激勵部門整體工作積極性和協作能力。3.懲罰機制-對于在客戶投訴處理過程中存在違規行為或工作失誤的員工和部門，將視情節輕重給予相應的懲罰。-個人懲罰：對因工作態度不認真、服務意識淡薄、處理不當等原因導致客戶投訴升級或給公司造成不良影響的員工，根據情節嚴重程度給予警告、罰款、績效扣分、降職降薪、辭退等處罰措施。-部門懲罰：對于投訴處理不力，導致部門投訴率過高、客戶滿意度持續下降的部門，給予部門負責人警告、部門績效扣分、扣減部門獎金等處罰，督促部門加強管理，改進工作。4.績效考核關聯將客戶投訴處理情況納入員工和部門的績效考核體系。員工的投訴處理績效占個人績效考核總分的一定比例，部門的投訴處理指標完成情況直接影響部門整體績效考核結果。通過績效考核的激勵和約束作用，促使員工和部門更加重視客戶投訴處理工作，提高工作質量和效率。六、附則1.解釋權本規定的解釋權歸電動車銷售公司行政部門所