律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包風(fēng)險管理流程再造規(guī)定

一、總則1.目的：為加強(qiáng)本律師事務(wù)所業(yè)務(wù)外包風(fēng)險管理，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高運營效率與質(zhì)量，保障事務(wù)所穩(wěn)健發(fā)展，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本律師事務(wù)所所有業(yè)務(wù)外包活動及參與相關(guān)活動的全體員工。3.基本原則：遵循合法合規(guī)原則，確保業(yè)務(wù)外包活動符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范；秉持風(fēng)險可控原則，對業(yè)務(wù)外包各環(huán)節(jié)風(fēng)險進(jìn)行有效識別、評估與應(yīng)對；堅持效益優(yōu)先原則，在控制風(fēng)險的前提下追求外包業(yè)務(wù)的最佳效益；貫徹人文關(guān)懷原則，關(guān)注外包過程中涉及人員的合理需求與發(fā)展。4.企業(yè)文化與經(jīng)營理念融入：本所秉持“專業(yè)、誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，在業(yè)務(wù)外包風(fēng)險管理流程再造中，以專業(yè)精神篩選外包商，以誠信態(tài)度開展合作，鼓勵創(chuàng)新外包模式，追求與外包商、客戶的共贏局面。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.外包管理委員會-組成：由事務(wù)所合伙人、高級管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成。-職責(zé)：制定業(yè)務(wù)外包戰(zhàn)略與政策；審批重大業(yè)務(wù)外包項目；協(xié)調(diào)解決外包過程中的重大問題；監(jiān)督外包風(fēng)險管理的整體運行情況。2.外包業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：提出業(yè)務(wù)外包需求，進(jìn)行初步的外包商篩選；負(fù)責(zé)與外包商進(jìn)行業(yè)務(wù)對接、溝通與協(xié)調(diào)；跟蹤外包業(yè)務(wù)進(jìn)度與質(zhì)量，及時反饋問題；參與外包項目的驗收工作。3.風(fēng)險管理部門-職責(zé)：建立健全業(yè)務(wù)外包風(fēng)險管理制度與流程；對外包項目進(jìn)行風(fēng)險評估與預(yù)警；監(jiān)督外包業(yè)務(wù)部門的風(fēng)險管理工作；協(xié)助處理外包過程中的風(fēng)險事件。4.財務(wù)部門-職責(zé)：參與外包項目的預(yù)算編制與成本核算；審核外包費用支付；監(jiān)督外包項目的財務(wù)風(fēng)險。5.法務(wù)部門-職責(zé)：審核外包合同條款，確保合同合法合規(guī)；處理外包過程中的法律糾紛；提供法律支持與咨詢。三、管理流程1.外包需求提出-業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展與資源狀況，提出業(yè)務(wù)外包需求，填寫《業(yè)務(wù)外包需求申請表》，詳細(xì)說明外包業(yè)務(wù)內(nèi)容、目標(biāo)、預(yù)算、時間要求等。-申請表提交至外包管理委員會進(jìn)行初步審核，審核通過后進(jìn)入外包商篩選環(huán)節(jié)。2.外包商篩選-業(yè)務(wù)部門通過多種渠道收集潛在外包商信息，建立外包商候選名單。-風(fēng)險管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同對外包商進(jìn)行盡職調(diào)查，評估其資質(zhì)、信譽、技術(shù)能力、財務(wù)狀況、服務(wù)質(zhì)量等方面。-組織潛在外包商進(jìn)行項目演示或方案匯報，進(jìn)一步了解其業(yè)務(wù)能力與解決方案。-綜合評估后，選定至少兩家符合要求的外包商進(jìn)入談判環(huán)節(jié)。3.合同談判與簽訂-業(yè)務(wù)部門牽頭，與選定的外包商就業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價格、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等進(jìn)行合同條款談判。-法務(wù)部門對談判過程進(jìn)行法律指導(dǎo)，審核合同草案，確保合同條款符合法律法規(guī)及本所利益。-合同經(jīng)雙方達(dá)成一致后，由事務(wù)所授權(quán)代表與外包商簽訂正式合同。合同簽訂后，分送相關(guān)部門存檔。4.項目實施與監(jiān)控-外包業(yè)務(wù)部門與外包商共同制定項目實施計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責(zé)任人等。-風(fēng)險管理部門定期對外包項目進(jìn)行風(fēng)險檢查，建立風(fēng)險監(jiān)控臺賬，及時發(fā)現(xiàn)并預(yù)警潛在風(fēng)險。-業(yè)務(wù)部門保持與外包商的密切溝通，定期收集外包業(yè)務(wù)進(jìn)展報告，對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查評估，發(fā)現(xiàn)問題及時要求外包商整改。5.項目驗收-外包項目完成后，外包商提交《項目驗收申請報告》。-業(yè)務(wù)部門組織相關(guān)人員成立驗收小組，依據(jù)合同要求與驗收標(biāo)準(zhǔn)對項目進(jìn)行驗收。-驗收合格后，出具《項目驗收報告》；驗收不合格的，要求外包商限期整改，整改后重新進(jìn)行驗收。6.費用結(jié)算-財務(wù)部門依據(jù)合同約定與驗收報告，審核外包費用支付申請。-審核無誤后，按照事務(wù)所財務(wù)審批流程進(jìn)行費用支付。四、權(quán)利與義務(wù)1.事務(wù)所權(quán)利-有權(quán)要求外包商按照合同約定提供高質(zhì)量的服務(wù)，對服務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)督檢查。-有權(quán)獲取外包業(yè)務(wù)相關(guān)的信息與資料，以便進(jìn)行管理與決策。-在外包商違反合同約定或法律法規(guī)時，有權(quán)追究其違約責(zé)任或法律責(zé)任。2.事務(wù)所義務(wù)-按照合同約定及時支付外包費用。-為外包商提供開展業(yè)務(wù)所需的必要協(xié)助與支持。-對涉及外包商的商業(yè)秘密予以保密。3.外包商權(quán)利-有權(quán)按照合同約定獲取相應(yīng)的服務(wù)費用。-有權(quán)要求事務(wù)所提供開展業(yè)務(wù)所需的合理信息與協(xié)助。4.外包商義務(wù)-按照合同約定的標(biāo)準(zhǔn)、時間與要求完成外包業(yè)務(wù)。-遵守本所的相關(guān)規(guī)章制度，接受本所的監(jiān)督與管理。-對在業(yè)務(wù)過程中知悉的本所商業(yè)秘密、客戶信息等予以保密。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計部門定期對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查外包流程的合規(guī)性、費用支出的合理性、風(fēng)險控制的有效性等。-外包管理委員會定期聽取外包業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門的工作匯報，對業(yè)務(wù)外包整體情況進(jìn)行監(jiān)督與評估。-鼓勵員工對業(yè)務(wù)外包過程中的違規(guī)行為、風(fēng)險隱患等進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。2.獎勵機(jī)制-對于在業(yè)務(wù)外包風(fēng)險管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如成功識別重大風(fēng)險、提出創(chuàng)新性風(fēng)險管理建議并取得良好效果等，給予表彰與物質(zhì)獎勵。-外包項目在質(zhì)量、成本、進(jìn)度等方面達(dá)到或超過預(yù)期目標(biāo)，為事務(wù)所帶來顯著效益的，對相關(guān)部門與人員進(jìn)行獎勵。3.懲罰機(jī)制-對在業(yè)務(wù)外包過程中違反本規(guī)定，存在失職、瀆職、濫用職權(quán)等行為的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。-外包商違反合同約定或法律法規(guī)，給本所造成損失的，依法追究其違約責(zé)任或法律責(zé)任，并視情況終止合作關(guān)系。六、附則1.制度解釋權(quán)：本規(guī)