律師事務所業務外包風險管理流程優化規定

一、總則1.目的本規定旨在優化律師事務所業務外包風險管理流程，確保業務外包活動在合法、合規、有效的框架內進行，降低因業務外包帶來的各類風險，保障律師事務所的利益、聲譽及正常運營，提升整體運營效益。2.適用范圍本規定適用于律師事務所所有涉及業務外包的活動及相關人員，包括但不限于合伙人、律師、行政人員等與業務外包決策、執行、監督等環節相關的人員，以及參與律師事務所業務外包的外部服務提供商。3.制定依據依據國家相關法律法規、行業規范以及律師事務所的經營理念和實際運營需求制定本規定。4.企業文化與經營理念融入律師事務所秉持專業、誠信、創新、協作的企業文化。在業務外包風險管理流程中，強調以專業精神對待每一個外包項目，以誠信原則與服務提供商合作，鼓勵創新的風險管理方式，通過各部門協作確保外包業務符合事務所的整體發展戰略和經營理念，實現為客戶提供優質法律服務的目標。二、組織架構與職責劃分1.業務外包風險管理小組-組成：由事務所合伙人代表、資深律師、行政主管等組成。-職責：整體負責業務外包風險管理的決策和指導工作。制定業務外包風險管理的戰略和政策，審批重大業務外包項目及風險應對方案，協調各部門在業務外包風險管理中的工作。2.業務部門-職責：負責提出業務外包需求，對擬外包業務進行詳細描述和分析，評估外包業務對本部門工作的影響。參與服務提供商的篩選和評估，負責與服務提供商就具體業務內容進行溝通和對接，在業務外包過程中實時監控業務進展情況，及時反饋問題。3.風險管理部門-職責：建立和完善業務外包風險評估體系，對業務部門提出的外包需求進行風險評估，制定風險評估報告。持續監控業務外包過程中的風險狀況，及時發現潛在風險并提出應對建議。協助業務部門與服務提供商簽訂包含風險防控條款的合同，對合同執行情況進行監督。4.財務部門-職責：負責對業務外包項目進行財務預算和成本核算，審核服務提供商的報價和費用結算，確保外包業務在財務預算范圍內進行，防范財務風險。參與評估服務提供商的財務狀況，分析其財務穩定性對業務外包可能產生的影響。5.行政部門-職責：負責收集和整理服務提供商的基本信息，建立服務提供商信息庫。協助業務部門和風險管理部門進行服務提供商的資質審查和實地考察等工作。負責處理業務外包過程中的行政事務，如文件管理、會議組織等。三、管理流程1.業務外包需求提出-業務部門根據工作需要，結合自身資源狀況，提出業務外包需求。需求應明確外包業務的內容、目標、時間要求、質量標準等關鍵要素。-業務部門填寫《業務外包需求申請表》，詳細說明外包需求的背景、必要性、預期效果等，并提交給風險管理部門。2.風險評估-風險管理部門收到《業務外包需求申請表》后，組織相關人員（包括業務部門代表、財務人員等）對外包業務進行風險評估。-評估內容包括但不限于法律風險（如合同糾紛、知識產權歸屬等）、財務風險（如成本超支、付款延遲等）、質量風險（如服務質量不達標、影響客戶滿意度等）、信息安全風險（如客戶信息泄露等）、供應商信用風險等。-風險管理部門根據評估結果編制《業務外包風險評估報告》，提出風險應對建議，報告提交給業務外包風險管理小組審批。3.服務提供商篩選與評估-行政部門根據業務外包需求和風險評估報告，通過多種渠道收集潛在服務提供商的信息，建立初步的服務提供商候選名單。-業務部門、風險管理部門和財務部門組成評估小組，對候選服務提供商進行綜合評估。評估內容包括服務提供商的資質和信譽（如營業執照、行業資質證書、過往業績、客戶評價等）、專業能力（如技術水平、人員配備等）、財務狀況（如資產負債情況、現金流等）、服務價格、應急處理能力等。-評估小組可以通過實地考察、問卷調查、電話訪談等方式對服務提供商進行深入了解。根據評估結果，編寫《服務提供商評估報告》，推薦合適的服務提供商，提交給業務外包風險管理小組決策。4.合同簽訂-業務部門與選定的服務提供商就業務外包合同條款進行談判，風險管理部門和財務部門提供專業支持。合同條款應明確雙方的權利和義務，包括服務內容、服務期限、服務質量標準、費用及支付方式、保密條款、違約責任、爭議解決方式等。-合同簽訂前，風險管理部門對合同條款進行法律審查，確保合同符合法律法規要求，充分保護律師事務所的利益。-經業務外包風險管理小組審批后，由律師事務所授權代表與服務提供商簽訂正式合同。5.業務外包執行與監控-合同簽訂后，業務部門按照合同約定與服務提供商進行工作交接，確保外包業務順利開展。-業務部門和風險管理部門定期對服務提供商的工作進行檢查和評估，監控服務質量、進度、成本等方面的情況。服務提供商應定期向業務部門提交工作進展報告，業務部門及時向風險管理部門和其他相關部門通報情況。-如發現服務提供商存在違約行為或潛在風險，業務部門應及時與服務提供商溝通，要求其整改。風險管理部門根據情況提出進一步的風險應對措施，如調整合同條款、暫停合作、終止合同等。6.項目驗收-業務外包項目完成后，業務部門組織相關人員按照合同約定的質量標準和驗收流程對項目進行驗收。-驗收過程中，服務提供商應提供完整的工作成果和相關資料。業務部門出具《業務外包項目驗收報告》，對項目的完成情況、服務質量等進行評價。如驗收不合格，業務部門應要求服務提供商進行整改，直至達到驗收標準。7.費用結算與檔案管理-財務部門根據合同約定和驗收報告，對服務提供商的費用進行結算。結算過程中，嚴格審核費用明細，確保支付金額準確無誤。-行政部門負責整理和歸檔業務外包過程中的相關文件和資料，包括需求申請表、風險評估報告、服務提供商評估報告、合同文本、工作進展報告、驗收報告等，建立完善的業務外包檔案庫。四、權利與義務1.律師事務所的權利-有權要求服務提供商按照合同約定提供符合質量標準的服務，對服務過程進行監督和檢查，提出合理的改進建議。-有權獲取服務提供商與業務外包相關的信息，包括但不限于工作進度、質量狀況、財務狀況等，以確保外包業務的順利進行。-在服務提供商出現違約行為或未能達到合同要求時，有權根據合同約定追究其違約責任，包括要求整改、扣除費用、解除合同等。2.律師事務所的義務-按照合同約定及時向服務提供商支付費用，提供必要的協助和支持，確保服務提供商能夠順利開展工作。-對服務提供商在業務外包過程中提供的合法信息予以保密，不得泄露給第三方，除非法律法規另有規定或獲得服務提供商的書面同意。-在服務提供商完成業務外包項目并驗收合格后，按照合同約定履行相關的后續義務，如提供必要的證明文件等。3.服務提供商的權利-有權按照合同約定獲取相應的服務費用，在律師事務所未按照合同約定支付費用時，有權要求其支付并承擔違約責任。-有權要求律師事務所提供與業務外包相關的必要信息和協助，以確保服務的順利進行。-在履行合同過程中，如因律師事務所的原因導致服務無法正常開展或造成損失，有權要求律師事務所承擔相應的賠償責任。4.服務提供商的義務-按照合同約定的服務內容、質量標準、時間要求等為律師事務所提供專業、高效的服務，不得擅自變更服務內容和標準。-對律師事務所提供的信息和資料嚴格保密，不得泄露給任何第三方，不得將業務轉包或分包給其他方，除非獲得律師事務所的書面同意。-定期向律師事務所報告工作進展情況，接受律師事務所的監督和檢查，對律師事務所提出的合理意見和建議及時整改落實。在業務外包過程中發生任何重大事項或潛在風險時，及時通知律師事務所。五、監督與獎懲機制1.監督機制-建立內部監督體系，風險管理部門定期對業務外包項目進行審計和檢查，評估風險管理流程的執行情況和效果。審計內容包括服務提供商的選擇是否合規、合同簽訂是否規范、業務執行是否符合要求、費用結算是否準確等。-鼓勵員工對業務外包過程中的違規行為和風險隱患進行舉報。對于舉報屬實的員工，給予適當的獎勵。同時，保護舉報人的合法權益，對舉報人信息嚴格保密。-定期收集客戶和服務提供商對業務外包工作的反饋意見，作為改進風險管理工作的參考依據。2.獎勵機制-對于在業務外包風險管理工作中表現突出的部門或個人，給予表彰和獎勵。表現突出包括但不限于成功識別和防范重大風險、優化風險管理流程提高工作效率、通過有效管理降低外包成本等。-設立專項獎勵基金，對為業務外包風險管理做出重要貢獻的人員給予物質獎勵，如獎金、獎品等。同時，在績效考核、晉升、培訓等方面給予優先考慮。3.懲罰機制-對于在業務外包過程中違反本規定或相關法律法規的部門或個人，視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。-因個人原因導致業務外包出現重大風險或給律師事務所造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任