公文歸檔流程規(guī)范演講人：日期:CONTENTS目錄01文件準(zhǔn)備階段02分類整理規(guī)則03登記與編號體系04審核校驗(yàn)機(jī)制05存儲管理要求06銷毀與更新管理01文件準(zhǔn)備階段公文收集與整理范圍包括單位內(nèi)部發(fā)文、收文、會議記錄、報(bào)告、請示、批復(fù)等公文類型。明確歸檔范圍按照年度、季度或月度進(jìn)行歸檔，確保公文及時歸檔。歸檔時間電子文檔與紙質(zhì)文檔同步歸檔，確保公文信息完整保存。歸檔方式格式合規(guī)性預(yù)審簽字與蓋章檢查公文是否按照程序簽字、蓋章，確保公文合法性。03檢查字體、字號、行距、頁邊距等排版要素是否符合標(biāo)準(zhǔn)。02字體與排版公文格式檢查公文格式是否符合單位規(guī)定，包括標(biāo)題、正文、附件、頁碼等。01附件完整性核查附件齊全檢查公文是否附有必要的附件，如數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等。01附件格式檢查附件格式是否與正文一致，能否正常打開和閱讀。02附件內(nèi)容核實(shí)附件內(nèi)容是否與正文相符，確保信息準(zhǔn)確無誤。0302分類整理規(guī)則密級與保管期限劃分涉密文件嚴(yán)格按照國家保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識、存儲和管理，確定保密期限，期滿需解密或重新定密。重要文件一般文件指對單位或組織具有重大意義的文件，如決策性文件、歷史性文件等，需長期或永久保存。指日常工作中產(chǎn)生的普通文件，如通知、報(bào)告等，保管期限較短，可根據(jù)實(shí)際情況定期處理。123遵循唯一性、簡明性、可擴(kuò)展性、兼容性等原則，確保文件分類編碼的準(zhǔn)確性和易用性。分類編碼標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行編碼原則通常采用層次編碼結(jié)構(gòu)，如“年度-機(jī)構(gòu)-類別-順序號”等，以便于文件的系統(tǒng)排列和查找。編碼結(jié)構(gòu)由專人負(fù)責(zé)編碼工作，確保編碼的一致性和準(zhǔn)確性，同時建立完善的編碼管理制度，對編碼進(jìn)行定期維護(hù)和更新。編碼實(shí)施電子與紙質(zhì)文件匹配紙質(zhì)文件數(shù)字化對于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)換為電子文件形式，以便于信息的快速檢索和共享。03電子文件應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲載體上，如硬盤、光盤等，并備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全和可讀性。02電子文件存儲同步管理對于既有電子文件又有紙質(zhì)文件的文件，需確保兩者在內(nèi)容和形式上的一致性，實(shí)行同步管理。0103登記與編號體系歸檔目錄編制方法按年度編制每年度形成一個歸檔目錄，包含該年度所有公文。01按機(jī)構(gòu)編制每個機(jī)構(gòu)或部門單獨(dú)編制歸檔目錄，體現(xiàn)機(jī)構(gòu)職責(zé)和業(yè)務(wù)。02按主題分類根據(jù)公文主題或內(nèi)容，將公文分為若干類別進(jìn)行編制。03層級清晰歸檔目錄應(yīng)層級清晰，便于查找和管理。04唯一性編號生成規(guī)則編號唯一性編號規(guī)則編號連續(xù)性編號可識別性每份公文應(yīng)賦予一個唯一的編號，避免重復(fù)和混淆。編號由固定前綴和流水號組成，前綴可根據(jù)機(jī)構(gòu)、年度或分類進(jìn)行設(shè)置。同一類別的公文編號應(yīng)保持連續(xù)性，不出現(xiàn)斷號或重號。編號應(yīng)具有可識別性，能夠反映出公文的來源、分類和時間等信息。登記簿應(yīng)包含公文的所有關(guān)鍵信息字段，如標(biāo)題、日期、作者、接收者等。錄入的字段信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與公文內(nèi)容一致。字段的錄入應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，以便于檢索和管理。公文登記應(yīng)及時錄入登記簿，避免漏登或錯登。登記簿字段錄入標(biāo)準(zhǔn)字段齊全信息準(zhǔn)確格式統(tǒng)一錄入及時04審核校驗(yàn)機(jī)制責(zé)任部門聯(lián)合審查6px6px6px負(fù)責(zé)整理公文并初步審核，確保公文齊全、完整。歸檔部門對公文進(jìn)行保密審查，確保公文中的信息不被泄露。保密部門對公文內(nèi)容進(jìn)行合規(guī)性審查，確保公文符合國家法律法規(guī)和政策要求。法規(guī)部門010302涉及多個部門的公文，需相關(guān)部門會簽，確保公文的準(zhǔn)確性和有效性。相關(guān)部門會簽04審核發(fā)現(xiàn)錯誤在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)公文存在錯誤或遺漏，審核人員需記錄錯誤信息。通知?dú)w檔部門審核人員將錯誤信息通知?dú)w檔部門，要求歸檔部門進(jìn)行修改或補(bǔ)充。修改并重新提交歸檔部門根據(jù)審核人員的意見進(jìn)行修改或補(bǔ)充，然后重新提交審核。再次審核審核人員對修改后的公文進(jìn)行再次審核，確保錯誤得到糾正。錯漏文件退回流程最終版本確認(rèn)程序?qū)徍送ㄟ^歸檔部門確認(rèn)歸檔前檢查歸檔保存公文經(jīng)過多次審核，確認(rèn)無誤后，審核人員簽字確認(rèn)。歸檔部門對審核通過的公文進(jìn)行最終確認(rèn)，確保公文內(nèi)容和格式符合歸檔要求。歸檔前，歸檔部門需對公文進(jìn)行再次檢查，確保公文的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性。確認(rèn)無誤后，歸檔部門將公文進(jìn)行歸檔保存，確保公文的安全和可追溯性。05存儲管理要求物理存儲環(huán)境規(guī)范防火防潮檔案室應(yīng)遠(yuǎn)離易燃易爆物品，采取防潮措施，確保公文不受損害。01防盜防損檔案室應(yīng)設(shè)置防盜門窗，嚴(yán)禁擅自進(jìn)入，防止公文丟失或損壞。02適宜溫濕度檔案室應(yīng)保持適宜的溫濕度，防止公文受潮、變形或變質(zhì)。03整潔有序檔案室應(yīng)保持整潔有序，分類存放，便于查找。04電子檔案備份策略備份方式異地備份備份頻率備份管理采用磁帶、硬盤等物理備份方式，以及云存儲等電子備份方式，確保電子檔案的可靠性。根據(jù)公文的重要程度，制定合理的備份頻率，確保數(shù)據(jù)的安全性和時效性。電子檔案應(yīng)在異地進(jìn)行備份，以防止災(zāi)難性事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。建立備份檔案管理制度，記錄備份的時間、方式、存儲位置等信息。調(diào)閱權(quán)限管控標(biāo)準(zhǔn)權(quán)限設(shè)置根據(jù)公文的密級和重要性，設(shè)置不同的調(diào)閱權(quán)限，確保信息安全。保密措施調(diào)閱公文時應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露或被篡改。審批程序調(diào)閱公文應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保調(diào)閱的合法性和正當(dāng)性。登記記錄對調(diào)閱公文的情況進(jìn)行登記記錄，包括調(diào)閱時間、人員、目的等信息。06銷毀與更新管理到期檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案保存期限鑒定小組組成鑒定程序和標(biāo)準(zhǔn)鑒定結(jié)果處理根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和利用價(jià)值，確定檔案的保存期限，確保到期檔案得到及時鑒定和處理。由檔案部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成鑒定小組，負(fù)責(zé)到期檔案的鑒定工作。制定詳細(xì)的鑒定程序和標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定工作的公正、客觀和準(zhǔn)確。對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定銷毀、延長保存或歸檔等處理意見，并作出相應(yīng)處理。檔案銷毀必須經(jīng)過審批程序，由指定負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。銷毀前需制定銷毀清單，詳細(xì)記錄待銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保存期限和銷毀方式等信息。根據(jù)檔案的實(shí)際情況和銷毀要求，選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒、化學(xué)處理等。銷毀過程應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底和保密。安全銷毀執(zhí)行流程銷毀審批銷毀清單銷毀方式選擇銷毀過程監(jiān)督歸檔臺賬動態(tài)維護(hù)臺賬內(nèi)容更新臺賬查閱與利用臺賬管理責(zé)任臺賬保密與保護(hù)根