院文件歸檔規則

一、總則（一）目的為加強美容院文件資料的科學管理，確保文件資料的完整性、準確性和安全性，便于查閱和利用，特制定本歸檔規則。本規則旨在通過規范文件歸檔流程，提升美容院整體運營效率，為各項工作提供有力的支持，同時符合美容院追求專業、高效、貼心服務的企業文化和經營理念。（二）適用范圍本規則適用于美容院全體員工在日常運營、業務活動、行政管理等過程中產生的各類文件資料的歸檔管理。同時，涉及顧客相關的重要文件資料（如顧客檔案等）的歸檔也參照本規則執行。（三）基本原則1.真實性原則：歸檔文件必須真實反映美容院各項活動的實際情況，確保內容真實可靠。2.完整性原則：保證歸檔文件的齊全完整，涵蓋從策劃、執行到總結等各個環節產生的文件。3.準確性原則：文件的分類、編號、編目等應準確無誤，便于查找和利用。4.規范性原則：遵循統一的歸檔標準和流程，確保文件歸檔工作的規范化、標準化。5.保密性原則：對于涉及美容院商業機密、顧客隱私等敏感信息的文件，要嚴格保密，采取相應的安全措施。二、組織架構與職責劃分（一）檔案管理小組成立以行政主管為組長，各部門負責人為成員的檔案管理小組。負責統籌規劃美容院的文件歸檔工作，制定和完善歸檔制度，協調解決歸檔工作中出現的重大問題。（二）行政部門1.主要職責-作為文件歸檔工作的主管部門，負責制定和修訂文件歸檔規則，并監督各部門執行。-對各部門移交的文件進行集中整理、分類、編目、裝訂等工作，建立電子和紙質檔案庫。-負責檔案的保管、查閱、借閱、銷毀等日常管理工作，確保檔案的安全與完整。-定期對檔案進行清查盤點，及時發現和處理檔案管理中存在的問題。2.人員配置設專職檔案管理員一名，負責具體的檔案管理工作。檔案管理員應具備良好的責任心、保密意識和檔案管理專業知識。（三）各部門1.主要職責-負責本部門文件資料的收集、整理、初步分類和編號工作。確保本部門產生的文件及時、準確地移交至行政部門歸檔。-配合行政部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協助和說明。-對涉及本部門的檔案資料的保密性負責，嚴格遵守保密規定。2.人員配置各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門文件資料的日常管理和與行政部門的溝通協調工作。三、管理流程（一）文件收集1.收集范圍-行政管理文件：包括各類規章制度、通知、會議紀要、工作計劃、工作總結等。-業務文件：顧客檔案、美容服務方案、營銷活動策劃與執行資料、供應商合作協議等。-財務文件：財務報表、預算報告、費用報銷憑證、稅務資料等。-人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。-其他文件：如行業資訊、政府部門下發的文件等與美容院運營相關的資料。2.收集時間-各部門應在文件產生后的一周內完成初步收集工作，并移交至行政部門。對于時效性較強的文件，如緊急通知、重要合同等，應及時移交。-對于周期性產生的文件，如月度工作總結、財務報表等，應在規定的時間節點統一移交。（二）文件整理1.初步整理-各部門兼職檔案員對收集到的文件進行初步整理，去除重復、無效的文件，核對文件的完整性和準確性。-按照文件的類別、時間、重要程度等進行初步分類，并為每份文件編寫臨時編號。2.集中整理-行政部門檔案管理員接收各部門移交的文件后，進行集中整理。進一步核對文件的內容和格式，對文件進行詳細分類和編號。-對于需要補充或完善的文件，及時反饋給相關部門進行處理。（三）文件分類與編號1.分類方法-采用年度-部門-類別-保管期限的分類方法。例如，2023年行政部門的行政管理類文件，保管期限為長期。-具體分類如下：-行政管理類：包括規章制度、會議紀要等。-業務類：顧客檔案、服務項目資料等。-財務類：財務報表、費用報銷等。-人事類：員工檔案、培訓資料等。-其他類：無法歸屬于以上類別的文件。2.編號規則-文件編號由年度代碼+部門代碼+類別代碼+順序號組成。例如，2023年行政部門的第5份行政管理類文件編號為：2023-XZ-ZD-005。-年度代碼取年份后四位數字；部門代碼采用拼音首字母大寫，如行政部門為“XZ”，業務部門為“YW”等；類別代碼采用漢字縮寫，如“ZD”表示規章制度，“GY”表示顧客檔案等；順序號為三位數字，從001開始依次遞增。（四）文件編目1.紙質檔案編目-檔案管理員按照分類和編號順序，編制紙質檔案目錄。目錄應包括文件編號、文件名、日期、來源、保管期限等信息。-將編好的目錄打印裝訂成冊，放置在紙質檔案盒的首頁，便于查閱。2.電子檔案編目-建立電子檔案目錄數據庫，錄入與紙質檔案目錄相同的信息。同時，為每份電子文件添加對應的編號，并將電子文件按照分類存儲在指定的文件夾中。-定期對電子檔案目錄進行更新和維護，確保數據的準確性和完整性。（五）文件裝訂與歸檔1.紙質文件裝訂-對于需要裝訂的紙質文件，如文件數量較多的專題資料、成冊的報告等，應按照一定的順序進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不影響文件的閱讀和查閱。-對于單頁文件，可采用打孔或粘貼等方式進行整理，放入檔案盒中。2.歸檔存儲-將裝訂好的紙質文件和整理好的電子文件分別按照分類和編號順序進行歸檔存儲。紙質檔案存放在專門的檔案柜中，每個檔案柜應標明類別和年份；電子檔案存儲在服務器或外部存儲設備中，并進行定期備份。（六）檔案查閱與借閱1.查閱流程-員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱或編號、預計查閱時間等信息，提交部門負責人審批。-審批通過后，將申請表交至行政部門檔案管理員。檔案管理員根據申請表提供相應的檔案，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱人、查閱時間、查閱內容等信息。-查閱應在行政部門指定的區域進行，不得將檔案帶出查閱區域。查閱過程中，不得擅自對檔案進行涂改、標記、抽取等操作。2.借閱流程-若員工需要借閱檔案，除填寫《檔案查閱申請表》外，還需注明借閱期限。申請表經部門負責人和行政主管審批后，交至檔案管理員。-檔案管理員對借閱申請進行審核，確認無誤后，辦理借閱手續，在借閱登記簿上詳細記錄借閱人、借閱時間、借閱檔案名稱及編號、借閱期限等信息。-借閱人應在規定的借閱期限內歸還檔案。如需續借，應提前辦理續借手續。歸還檔案時，檔案管理員應檢查檔案的完整性和準確性，確認無誤后在借閱登記簿上記錄歸還時間。（七）檔案銷毀1.銷毀鑒定-行政部門定期對檔案進行清查盤點，根據檔案的保管期限和實際利用價值，對需要銷毀的檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理小組共同進行，形成鑒定報告。-對于涉及商業機密、顧客隱私等敏感信息的檔案，在銷毀前應進行嚴格的審核和審批。2.銷毀審批-鑒定報告經檔案管理小組審核通過后，報美容院負責人審批。審批通過后，方可進行檔案銷毀工作。3.銷毀方式-對于紙質檔案，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應進行全程監督，確保檔案信息不被泄露。-對于電子檔案，應采用數據擦除、格式化等方式進行徹底刪除，并進行數據備份驗證，確保數據無法恢復。4.銷毀記錄-檔案銷毀工作完成后，應填寫《檔案銷毀記錄表》，記錄銷毀檔案的名稱、編號、數量、銷毀方式、銷毀時間、監銷人等信息。銷毀記錄表應與鑒定報告、審批文件等一同歸檔保存。四、權利與義務（一）員工權利1.員工有權按照規定的流程查閱和借閱與工作相關的檔案資料，以支持工作的順利開展。2.對檔案管理工作提出意見和建議，促進檔案管理工作的不斷完善。（二）員工義務1.嚴格遵守文件歸檔規則，及時、準確地將本部門產生的文件資料移交至行政部門歸檔。2.在檔案查閱和借閱過程中，嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案中的機密信息。3.配合行政部門做好檔案管理工作，如提供必要的文件說明、協助查找檔案等。（三）行政部門權利1.有權對各部門的文件收集、整理工作進行監督和指導，確保文件歸檔工作符合規定要求。2.根據工作需要，對檔案進行合理的分類、編號、編目等管理操作。3.對違反檔案管理規定的行為進行制止和糾正，并提出相應的處理建議。（四）行政部門義務1.為員工查閱和借閱檔案提供便利條件，按照規定的流程和要求及時辦理相關手續。2.負責檔案的安全保管，采取必要的防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。3.定期對檔案進行整理和清查，不斷優化檔案管理工作流程和方法。（五）美容院權利1.對美容院所有檔案資料擁有所有權和處置權，確保檔案資料服務于美容院的整體運營和發展。2.根據經營管理需要，對檔案管理制度進行修訂和完善。（六）美容院義務1.為檔案管理工作提供必要的資源支持，包括場地、設備、人員培訓等。2.保障檔案管理工作的獨立性和權威性，支持檔案管理部門依法履行職責。五、監督與獎懲機制（一）監督機制1.檔案管理小組定期對各部門的文件歸檔工作進行檢查，檢查內容包括文件收集的完整性、整理的規范性、移交的及時性等。2.行政部門對檔案的查閱、借閱、保管等日常管理工作進行自我監督，及時發現和糾正存在的問題。3.鼓勵員工對檔案管理工作中的違規行為進行舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）獎勵機制1.對在文件歸檔工作中表現突出的部門或個人，如文件收集及時、整理規范、為檔案管理工作提出合理化建議并取得顯著成效等，給予表彰和獎勵。-獎勵方式包括但不限于頒發榮譽證書、獎金、晉升機會、培訓機會等。-每年評選“檔案管理優秀部門”和“檔案管理優秀個人”，在美容院內部進行公開表彰。2.對于在檔案安全保護、保密工作等方面做出突出貢獻的人員，給予相應的獎勵。（三）懲罰機制1.對于違反文件歸檔規則的行為，視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等。-如部門未按時移交文件資料，每次給予部門負責人警告處分，并責令限期整改；若因未及時移交導致重要文件丟失或延誤工作，給予部門負責人罰款處理，并對相關責任人進行批評教育。-員工擅自將檔案帶出查閱區域或泄露檔案機密信息的，視情節輕重給予罰款、降職直至辭退處理，并依法追究法律責任。2.因管理不善導致檔案損壞、丟失的，對相關責任人進行嚴肅處理，同時要求采取措施盡量挽回損失。六、附則（一）制度解釋權本制度由行政部門負責解釋，如有未盡事宜或需要修訂，由檔案管理小組提出建議，報美容院負責人