某小學檔案數字化管理制度?

某小學檔案數字化管理制度一、總則1.目的：為適應教育信息化發展需求，規范學校檔案數字化管理工作，提高檔案管理效率和利用價值，更好地為學校教學、管理等各項工作服務，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于學校各部門及全體教職工在檔案數字化管理過程中的相關活動。3.管理原則：遵循合法性、真實性、完整性、安全性和高效性原則，確保檔案數字化工作規范有序進行。二、管理職責1.檔案管理部門-負責制定和完善學校檔案數字化工作計劃、方案及相關規章制度，并組織實施。-統籌全校檔案數字化工作，協調各部門之間的工作關系，提供技術指導和業務培訓。-負責檔案數字化加工過程的監督、檢查，確保數字化檔案的質量。-負責數字化檔案的存儲、備份、維護和安全管理，定期進行數據檢查和修復。-負責數字化檔案的利用服務，按照規定為學校各部門和師生提供檔案查閱、借閱等服務。2.各部門-負責本部門檔案的收集、整理、分類和初步審核，確保檔案資料的完整性和準確性。-按照學校檔案數字化工作要求，及時將本部門需數字化的檔案移交至檔案管理部門，并做好交接記錄。-配合檔案管理部門開展檔案數字化工作，提供必要的支持和協助。-負責本部門數字化檔案的日常利用，并做好使用記錄。三、檔案數字化流程1.檔案收集：各部門按照學校檔案管理規定，定期收集本部門在教學、管理等活動中形成的各類檔案資料，包括紙質檔案、電子文件等。2.檔案整理-各部門對收集的檔案進行初步整理，按照檔案類別、年度、保管期限等進行分類，編制檔案目錄。-檔案管理部門對各部門移交的檔案進行二次審核和整理，確保檔案分類準確、目錄規范、編號統一。3.數字化加工-檔案管理部門可根據實際情況，選擇自行加工或委托有資質的數字化加工服務機構進行檔案數字化處理。-數字化加工過程包括檔案掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等環節，嚴格按照相關技術標準和規范進行操作，確保數字化檔案的質量。-掃描圖像應清晰、完整，符合規定的分辨率和格式要求；圖像處理應進行糾偏、裁剪、去噪等操作，保證圖像質量；數據掛接應準確無誤，確保檔案目錄與圖像數據一一對應。4.質量驗收-數字化加工完成后，檔案管理部門應組織相關人員按照質量標準對數字化檔案進行驗收。-驗收內容包括圖像質量、數據準確性、數據完整性等方面，驗收合格后方可進行存儲和歸檔。-對驗收中發現的問題，及時反饋給數字化加工人員或服務機構進行整改，直至達到質量要求。5.存儲與備份-數字化檔案應存儲在專用的存儲設備或檔案管理系統中，按照檔案類別、年度等進行分類存儲，建立索引目錄，方便查詢和利用。-定期對數字化檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。備份方式可采用磁帶、光盤、硬盤等多種介質，備份頻率根據檔案重要程度和使用情況確定。四、安全保密1.網絡安全-檔案管理系統應具備完善的網絡安全防護措施，安裝防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止網絡攻擊和數據泄露。-定期對檔案管理系統進行安全漏洞掃描和修復，及時更新系統軟件和安全補丁，確保系統安全穩定運行。-限制檔案管理系統的訪問權限，根據用戶角色和職責分配不同的操作權限，用戶應使用個人賬號和密碼登錄系統，嚴禁共享賬號和密碼。2.數據安全-對數字化檔案數據進行加密處理，在傳輸和存儲過程中采用加密算法對數據進行加密，確保數據的保密性和完整性。-嚴格控制數據的訪問和使用，未經授權的人員不得訪問、下載、修改數字化檔案數據。-建立數據操作日志，記錄所有對數字化檔案數據的操作行為，包括操作時間、操作人員、操作內容等，以便進行審計和追溯。3.保密管理-加強對涉及檔案數字化工作的人員的保密教育，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。-對檔案數字化加工場所進行安全管理，嚴禁無關人員進入加工場地，防止檔案資料和數據泄露。-對廢棄的檔案資料和存儲介質進行安全銷毀處理，防止信息泄露。五、檔案利用1.查閱服務-學校各部門和師生因工作、學習需要查閱數字化檔案的，應填寫《數字化檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續。-檔案管理部門按照規定的權限和程序為查閱人員提供檔案查閱服務，查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。-查閱人員應遵守檔案查閱規定，不得在檔案上涂改、標記、圈劃等，不得擅自復制、傳播檔案內容。2.借閱服務-因特殊情況需要借閱數字化檔案的，查閱人員應在《數字化檔案查閱申請表》中注明借閱期限和用途，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。-借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，按時歸還。檔案管理部門應對借閱檔案的歸還情況進行跟蹤和催還。3.遠程利用-學校可根據實際情況，建立數字化檔案遠程利用平臺，為學校師生提供遠程查閱檔案服務。-遠程利用平臺應具備身份認證、訪問控制、安全審計等功能，確保檔案信息的安全。師生通過校園網或其他授權網絡訪問遠程利用平臺，按照規定的程序和權限進行檔案查閱。六、監督與考核1.監督檢查-學校檔案管理部門負責對各部門檔案數字化工作進行定期監督檢查，檢查內容包括檔案收集整理情況、數字化加工進度和質量、檔案安全管理等方面。-對監督檢查中發現的問題，及時向相關部門提出整改意見，責令限期整改。2.考核評價-學校將檔案數字化工作納入各部門年度績效考核內容，對在檔案數字