倉庫物資采購比價管理規定?

一、目的為加強本KTV會所倉庫物資采購管理，規范采購比價行為，降低采購成本，提高資金使用效益，保證所采購物資的質量和及時性，特制定本規定。二、適用范圍本規定適用于本KTV會所倉庫所有物資的采購比價活動，包括但不限于食品、酒水、飲料、清潔用品、辦公用品、音響設備及配件等物資的采購。三、職責分工1.采購部門-負責收集、整理、分析市場物資價格信息，建立和維護供應商信息庫。-按照采購需求，聯系供應商進行詢價、比價，并組織相關人員進行供應商的選擇和評價。-負責采購合同的起草、談判、簽訂和執行，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合要求。-對采購過程中出現的問題及時進行處理和反饋，定期向管理層匯報采購比價工作情況。2.倉庫管理部門-負責定期統計倉庫物資的庫存情況，根據經營需求，結合安全庫存，制定物資采購計劃，并及時提交給采購部門。-對采購回來的物資進行驗收，核對物資的品種、規格、數量、質量等是否與采購合同一致，如發現問題及時與采購部門溝通處理。-負責物資的入庫、保管和發放工作，確保物資的安全和完好。3.財務部門-參與采購比價過程，對采購價格進行合理性審核，提供財務方面的專業意見。-負責審核采購合同中的付款條款，監督采購資金的支付，確保資金支付的準確性和安全性。-定期對采購成本進行分析和評估，為采購部門提供成本控制方面的建議。4.質量檢驗部門（如有）-參與重要物資供應商的考察和評價，對供應商的生產能力、質量保證體系等進行評估。-對采購回來的物資進行質量檢驗，確保物資符合相關標準和要求。對于不符合質量要求的物資，提出處理意見，協助采購部門與供應商進行溝通解決。四、采購比價流程1.采購計劃制定-倉庫管理部門根據倉庫物資的庫存情況、KTV會所的經營計劃以及歷史消耗數據等，每月末制定次月的物資采購計劃。采購計劃應明確物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等信息。-采購計劃經倉庫管理部門負責人審核后，報KTV會所管理層審批。審批通過后的采購計劃提交給采購部門執行。2.市場調研與詢價-采購部門收到采購計劃后，根據物資類別，安排專人負責市場調研。調研內容包括市場上同類物資的價格范圍、供應商分布、產品質量、售后服務等信息。-通過多種渠道進行詢價，如電話詢價、郵件詢價、實地考察供應商等。向至少三家不同的供應商發出詢價函，要求供應商在規定時間內提供詳細的報價單，報價單應包含物資的名稱、規格、型號、單價、總價、交貨期、付款方式、質量標準等內容。-采購人員對收到的報價單進行初步整理和分析，篩選出符合基本要求的供應商，作為進一步比價的對象。3.比價分析-采購部門組織倉庫管理部門、財務部門等相關人員對篩選后的供應商報價進行比價分析。分析內容包括價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等多個方面。-價格比較：對各供應商的報價進行橫向對比，計算價格差異率，分析價格高低的原因。同時，結合市場價格走勢，判斷報價的合理性。-質量評估：對于重要物資，要求供應商提供樣品或產品質量證明文件，由質量檢驗部門（如有）進行檢驗和評估。了解供應商的質量保證體系、生產工藝、原材料來源等情況，確保所采購物資的質量符合KTV會所的使用要求。-交貨期評估：考察供應商的生產能力和物流配送能力，確保供應商能夠按照采購合同規定的時間及時交貨。對于有緊急需求的物資，重點關注供應商的應急供貨能力。-付款方式分析：財務部門對各供應商提出的付款方式進行分析，綜合考慮資金成本、資金周轉等因素，選擇對KTV會所有利的付款方式。-售后服務比較：了解供應商的售后服務承諾，包括退換貨政策、維修保養服務、技術支持等方面的內容。良好的售后服務能夠降低使用成本和風險。4.供應商選擇與審批-根據比價分析結果，采購部門會同相關部門對供應商進行綜合評價，填寫《供應商評價表》，推薦最合適的供應商。評價表應包含供應商的基本信息、報價情況、質量評估、交貨期、付款方式、售后服務等內容，并對各供應商進行評分。-將《供應商評價表》及相關報價資料報KTV會所管理層審批。管理層根據采購金額大小、物資重要程度等因素進行審批。對于重大采購項目，可能需要召開專題會議進行討論和決策。-審批通過后，采購部門向選定的供應商發出《采購訂單》，明確物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準等內容?！恫少徲唵巍沸杞洸少彶块T負責人簽字蓋章，并加蓋KTV會所公章后生效。5.采購合同簽訂-采購部門與供應商就《采購訂單》的內容進行進一步溝通和協商，如無異議，則簽訂正式的采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務，包括物資的詳細描述、價格條款、交貨條款、質量條款、付款條款、違約責任、爭議解決方式等內容。-采購合同簽訂前，需經財務部門、法務部門（如有）審核，確保合同條款符合法律法規和KTV會所的利益。審核通過后，由采購部門負責人和供應商代表簽字蓋章，并加蓋KTV會所公章。6.物資驗收與付款-供應商按照采購合同規定的時間和地點將物資送達KTV會所倉庫。倉庫管理部門按照合同要求對物資的品種、規格、數量、質量等進行驗收，填寫《物資驗收單》。-質量檢驗部門（如有）對重要物資進行質量檢驗，出具質量檢驗報告。如物資驗收合格，倉庫管理部門辦理入庫手續；如發現物資存在質量問題或與合同約定不符，倉庫管理部門應及時通知采購部門，由采購部門與供應商協商解決，包括退貨、換貨、補貨等處理方式。-采購部門根據物資驗收情況和采購合同的付款條款，填寫《付款申請單》，附上采購合同、發票、物資驗收單等相關憑證，報財務部門審核。財務部門審核無誤后，按照規定的審批流程進行付款。五、采購價格監控與調整1.價格監控機制-采購部門應建立采購價格監控機制，定期收集市場物資價格信息，與已采購物資的價格進行對比分析。對于價格波動較大的物資，增加價格監控的頻率。-財務部門每月對采購成本進行分析，關注采購價格的變化情況，及時發現異常價格波動，并向采購部門反饋。-鼓勵員工提供市場價格信息和供應商動態，對于有助于降低采購成本的信息提供者給予適當獎勵。2.價格調整原則與流程-當市場價格發生重大變化，或發現已采購物資價格明顯高于市場同類產品價格時，采購部門應及時與供應商進行溝通協商，爭取調整采購價格。-價格調整需遵循公平、合理、互利的原則，采購部門應提供充分的市場價格依據，與供應商進行友好協商。如協商達成一致，雙方簽訂《價格調整協議》，明確調整后的價格、生效日期等內容。-《價格調整協議》需按照采購合同的審批流程進行審批，經相關部門和管理層審核通過后生效。財務部門根據《價格調整協議》調整采購成本核算。六、供應商管理1.供應商信息庫建立與維護-采購部門負責建立和維護供應商信息庫，對供應商的基本信息、資質文件、報價記錄、交易記錄、評價結果等進行詳細記錄和管理。-定期對供應商信息庫進行更新和清理，刪除不再合作或不符合要求的供應商信息，同時及時錄入新的供應商信息。2.供應商評估與考核-采購部門會同倉庫管理部門、質量檢驗部門（如有）等相關部門，每半年對供應商進行一次綜合評估和考核。評估考核內容包括物資質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。-制定詳細的供應商評估考核指標體系，對各項指標進行量化評分。根據評估考核結果，將供應商分為優秀、合格、不合格三個等級。對于優秀供應商，在采購業務中給予優先合作、增加采購量等獎勵；對于合格供應商，要求其針對存在的問題進行整改；對于不合格供應商，暫停或終止合作關系。3.供應商淘汰與新供應商引入-對于連續兩次評估考核不合格，或出現嚴重質量問題、交貨違約等情況的供應商，采購部門應及時將其淘汰，并從供應商信息庫中刪除相關信息。-為保證物資供應的穩定性和多樣性，采購部門應不斷尋找和引入新的供應商。新供應商引入需按照本規定的詢價、比價、評估等流程進行，確保新供應商的質量和服務符合要求。七、監督與審計1.內部監督機制-設立采購監督小組，成員包括財務部門、審計部門（如有）等相關人員。采購監督小組負責對采購比價過程進行監督，確保采購活動遵循本規定的流程和要求。-采購監督小組有權對采購部門的工作進行檢查，包括供應商選擇、詢價、比價、合同簽訂等環節的相關文件和記錄。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.審計監督-審計部門定期對采購業務進行審計，審查采購活動的合法性、合規性和效益性。審計內容包括采購計劃的制定與執行、采購比價流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。-