酒店財(cái)務(wù)掛賬流程管理規(guī)范演講人：日期:CATALOGUE目錄01基礎(chǔ)概念與原則02掛賬申請(qǐng)流程03審批與授權(quán)管理04賬務(wù)處理程序05風(fēng)險(xiǎn)管控措施06系統(tǒng)支持與優(yōu)化01基礎(chǔ)概念與原則掛賬業(yè)務(wù)定義及適用范圍掛賬業(yè)務(wù)定義掛賬對(duì)象分類(lèi)掛賬適用范圍掛賬是指酒店與賓客或合作單位之間在消費(fèi)過(guò)程中，暫不進(jìn)行結(jié)算，而是將消費(fèi)金額掛在賓客或合作單位的賬戶(hù)上，待賓客或合作單位結(jié)算后再進(jìn)行清算的業(yè)務(wù)。掛賬業(yè)務(wù)適用于酒店內(nèi)所有消費(fèi)項(xiàng)目，包括但不限于客房、餐飲、娛樂(lè)等，同時(shí)適用于酒店合作的第三方機(jī)構(gòu)，如旅行社、企業(yè)等。根據(jù)掛賬對(duì)象的不同，可分為個(gè)人掛賬和單位掛賬。個(gè)人掛賬主要針對(duì)賓客個(gè)人，單位掛賬則針對(duì)合作單位或機(jī)構(gòu)。信用評(píng)估體系構(gòu)成評(píng)估指標(biāo)酒店需建立一套完整的信用評(píng)估體系，評(píng)估賓客或合作單位的信用狀況。評(píng)估指標(biāo)可包括歷史消費(fèi)記錄、支付能力、信用記錄等。評(píng)估方法評(píng)估結(jié)果應(yīng)用酒店可采用定性和定量相結(jié)合的方法進(jìn)行評(píng)估。定性評(píng)估主要依據(jù)賓客或合作單位的信用歷史、支付意愿等因素進(jìn)行判斷；定量評(píng)估則依據(jù)歷史消費(fèi)數(shù)據(jù)等客觀(guān)指標(biāo)進(jìn)行量化分析。評(píng)估結(jié)果將作為酒店是否給予掛賬服務(wù)以及掛賬額度大小的重要依據(jù)。對(duì)于信用狀況良好的賓客或合作單位，酒店可適當(dāng)提高掛賬額度；對(duì)于信用狀況較差的，則需謹(jǐn)慎對(duì)待或拒絕提供掛賬服務(wù)。123酒店需與賓客或合作單位明確約定掛賬期限，并在合同中予以明確。賬期不宜過(guò)長(zhǎng)，以免出現(xiàn)壞賬風(fēng)險(xiǎn)。一般來(lái)說(shuō)，賬期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置為一周、一個(gè)月或更長(zhǎng)時(shí)間。賬期管理基本原則賬期設(shè)置在賬期內(nèi)，酒店需定期對(duì)掛賬金額進(jìn)行監(jiān)控和清理，確保資金及時(shí)回籠。對(duì)于超過(guò)賬期仍未結(jié)算的掛賬，需及時(shí)采取措施進(jìn)行催收，避免壞賬損失。賬期監(jiān)控賬期結(jié)束后，酒店需與賓客或合作單位進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算時(shí)，需核對(duì)消費(fèi)明細(xì)和金額，確保無(wú)誤后辦理結(jié)算手續(xù)。對(duì)于結(jié)算過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議，需及時(shí)與賓客或合作單位協(xié)商解決，避免影響合作關(guān)系。賬期結(jié)算02掛賬申請(qǐng)流程客戶(hù)資質(zhì)審核標(biāo)準(zhǔn)資質(zhì)類(lèi)型資質(zhì)審核標(biāo)準(zhǔn)審核流程審核結(jié)果通知明確客戶(hù)需提供的資質(zhì)類(lèi)型，如企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、個(gè)人身份證、信用卡等。制定詳細(xì)的資質(zhì)審核標(biāo)準(zhǔn)，包括資質(zhì)的真實(shí)性、合法性、有效性等。說(shuō)明資質(zhì)審核的流程，如初審、復(fù)審、終審等，以及各審核環(huán)節(jié)的責(zé)任人。明確審核結(jié)果的通知方式，如電話(huà)、短信、郵件等，以及審核未通過(guò)的原因說(shuō)明。申請(qǐng)材料清單規(guī)范6px6px6px列出掛賬申請(qǐng)所需的全部材料，如申請(qǐng)表、資質(zhì)證明、業(yè)務(wù)合同等。材料清單規(guī)定材料的提交順序，以便審核人員快速審核。材料提交順序明確每項(xiàng)材料的具體要求，如格式、內(nèi)容、簽字蓋章等。材料要求010302對(duì)部分難以理解或容易混淆的材料，提供補(bǔ)充說(shuō)明或范例。材料補(bǔ)充說(shuō)明04電子化提交方式說(shuō)明掛賬申請(qǐng)材料的電子化提交方式，如通過(guò)企業(yè)網(wǎng)站、郵件、移動(dòng)應(yīng)用等。電子化提交要求明確電子化提交的具體要求，如文件格式、大小、清晰度等。提交路徑提供詳細(xì)的電子化提交路徑，包括網(wǎng)址、郵箱地址、應(yīng)用程序等。提交確認(rèn)規(guī)定提交后的確認(rèn)方式，如短信、郵件、移動(dòng)應(yīng)用通知等，確保申請(qǐng)已被成功接收。電子化提交路徑說(shuō)明03審批與授權(quán)管理多級(jí)審批權(quán)限劃分酒店各部門(mén)主管在其職責(zé)范圍內(nèi)對(duì)掛賬申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保掛賬操作的合規(guī)性。主管審批財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)掛賬申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核和審批，確保掛賬金額準(zhǔn)確無(wú)誤，符合酒店掛賬政策。財(cái)務(wù)審批對(duì)于金額較大或涉及敏感事項(xiàng)的掛賬申請(qǐng)，需由酒店高層進(jìn)行審批。高層審批緊急處理特批機(jī)制緊急掛賬申請(qǐng)?jiān)谔厥馇闆r下，如客戶(hù)緊急需求或酒店運(yùn)營(yíng)需要，可提出緊急掛賬申請(qǐng)。01快速審批流程緊急掛賬申請(qǐng)需快速審批，通常由酒店高層或財(cái)務(wù)部門(mén)快速?zèng)Q策，確保業(yè)務(wù)不受影響。02事后核查與備案緊急掛賬申請(qǐng)需在事后進(jìn)行核查，并將相關(guān)記錄備案，以確保掛賬的合規(guī)性。03審批時(shí)效控制標(biāo)準(zhǔn)審批效率監(jiān)控定期對(duì)審批效率進(jìn)行監(jiān)控和分析，找出影響審批效率的原因，并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。03若審批超時(shí)，需進(jìn)行超時(shí)說(shuō)明和補(bǔ)救措施，以確保掛賬流程的順暢進(jìn)行。02審批超時(shí)處理審批時(shí)間限制各級(jí)審批人員需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，確保掛賬申請(qǐng)的及時(shí)處理。0104賬務(wù)處理程序系統(tǒng)自動(dòng)記賬規(guī)則記賬系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)根據(jù)酒店財(cái)務(wù)流程，定制開(kāi)發(fā)自動(dòng)記賬系統(tǒng)模塊，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化賬務(wù)處理。02040301憑證模板制定制定各類(lèi)業(yè)務(wù)憑證模板，如收入憑證、成本憑證等，確保憑證信息準(zhǔn)確、完整。科目設(shè)置與映射根據(jù)酒店會(huì)計(jì)科目體系，設(shè)置系統(tǒng)科目，并將各業(yè)務(wù)單據(jù)、收入、成本等類(lèi)別映射至相應(yīng)科目。自動(dòng)記賬邏輯設(shè)定自動(dòng)記賬觸發(fā)條件，如時(shí)間、單據(jù)狀態(tài)等，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)記賬，減少人工干預(yù)。賬單核對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)賬單與憑證核對(duì)確保賬單金額與憑證金額一致，及時(shí)發(fā)現(xiàn)差異并處理。賬單與明細(xì)核對(duì)核對(duì)賬單與明細(xì)數(shù)據(jù)，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。賬單與實(shí)物核對(duì)針對(duì)有實(shí)物入庫(kù)或出庫(kù)的業(yè)務(wù)，核對(duì)賬單與實(shí)物數(shù)量，確保賬實(shí)相符。核對(duì)結(jié)果與差異處理對(duì)核對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差異，及時(shí)查找原因并進(jìn)行調(diào)整，確保賬務(wù)準(zhǔn)確。超期預(yù)警觸發(fā)條件預(yù)警時(shí)間設(shè)置預(yù)警金額設(shè)置預(yù)警信息推送預(yù)警處理機(jī)制根據(jù)酒店財(cái)務(wù)規(guī)定，設(shè)置超期預(yù)警時(shí)間，如超過(guò)一個(gè)月未結(jié)算的賬單。設(shè)定預(yù)警金額閾值，當(dāng)賬單金額超過(guò)該閾值時(shí)觸發(fā)預(yù)警。通過(guò)系統(tǒng)推送預(yù)警信息至相關(guān)財(cái)務(wù)人員或管理層，以便及時(shí)處理。制定超期預(yù)警處理機(jī)制，包括問(wèn)題定位、處理流程、責(zé)任劃分等，確保問(wèn)題得到及時(shí)解決。05風(fēng)險(xiǎn)管控措施信用額度動(dòng)態(tài)調(diào)整設(shè)定信用評(píng)估指標(biāo)根據(jù)客戶(hù)的信用記錄、資產(chǎn)狀況和經(jīng)營(yíng)情況，設(shè)定合理的信用評(píng)估指標(biāo)，動(dòng)態(tài)調(diào)整客戶(hù)的信用額度。實(shí)時(shí)監(jiān)控信用額度臨時(shí)額度調(diào)整對(duì)客戶(hù)的信用額度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)客戶(hù)信用狀況出現(xiàn)異常，及時(shí)調(diào)整或取消信用額度。對(duì)于季節(jié)性或突發(fā)性的大額消費(fèi)需求，可以根據(jù)實(shí)際情況臨時(shí)調(diào)整客戶(hù)的信用額度，以滿(mǎn)足客戶(hù)的實(shí)際需求。123壞賬準(zhǔn)備金計(jì)提方式壞賬準(zhǔn)備金計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)客戶(hù)的信用狀況和歷史壞賬率，制定合理的壞賬準(zhǔn)備金計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)，確保資金安全。01壞賬準(zhǔn)備金計(jì)提方法根據(jù)客戶(hù)的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和賬齡，采用不同的計(jì)提方法，如賬齡分析法、壞賬準(zhǔn)備金率法等。02壞賬準(zhǔn)備金使用規(guī)定明確壞賬準(zhǔn)備金的使用范圍和審批流程，確保壞賬準(zhǔn)備金的合理使用和及時(shí)核銷(xiāo)。03法律糾紛處理預(yù)案法律糾紛預(yù)警機(jī)制建立法律糾紛預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，避免事態(tài)擴(kuò)大。調(diào)解與協(xié)商在處理法律糾紛過(guò)程中，積極與客戶(hù)進(jìn)行調(diào)解和協(xié)商，尋求雙方都能接受的解決方案，盡可能減少損失和影響。律師函處理流程對(duì)于客戶(hù)逾期未還款的情況，及時(shí)委托律師發(fā)出律師函，督促客戶(hù)盡快還款。訴訟處理流程對(duì)于律師函無(wú)效或涉及重大法律糾紛的案件，及時(shí)啟動(dòng)訴訟程序，通過(guò)法律手段維護(hù)酒店的合法權(quán)益。06系統(tǒng)支持與優(yōu)化PMS財(cái)務(wù)模塊功能6px6px6px支持創(chuàng)建、修改、查詢(xún)、審核和結(jié)算賬單。賬單管理實(shí)時(shí)更新客戶(hù)賬戶(hù)余額，方便進(jìn)行掛賬和結(jié)算操作。賬戶(hù)余額管理詳細(xì)記錄每一筆交易的收入和支出，支持分類(lèi)查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。收支明細(xì)010302根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表，如收入報(bào)表、支出報(bào)表等。財(cái)務(wù)報(bào)表生成04數(shù)據(jù)接口對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)接口協(xié)議數(shù)據(jù)加密數(shù)據(jù)同步數(shù)據(jù)備份制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口協(xié)議，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和穩(wěn)定性。采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，保障數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全性。實(shí)現(xiàn)酒店管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步，避免數(shù)據(jù)不一致。定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。異常