倉庫物資采購審批制度?

一、目的為加強本KTV會所倉庫物資采購管理，規范采購審批流程，確保物資采購的合理性、必要性和經濟性，保障會所正常運營，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于KTV會所倉庫所有物資的采購審批，包括但不限于食品、酒水、易耗品、設備及配件等物資的采購活動。三、職責分工1.采購部門-負責匯總各部門物資采購需求，進行市場調研，尋找合適的供應商，收集供應商信息并建立供應商檔案。-根據審批通過的采購申請，制定采購計劃，與供應商進行商務洽談，簽訂采購合同，確保物資按時、按質、按量供應。-負責跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題，如物資質量問題、交貨期延誤等。-定期對采購工作進行總結和分析，評估供應商表現，提出改進建議，優化采購流程。2.使用部門-根據實際工作需要，提出物資采購申請，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。-參與采購物資的驗收工作，對物資的質量、規格、數量等進行核對，確保采購物資符合使用要求。-負責對已采購物資的合理使用和妥善保管，及時反饋物資使用過程中出現的問題。3.倉庫管理部門-負責定期盤點倉庫物資，掌握庫存動態，及時向采購部門反饋物資庫存情況，提出補貨建議。-參與采購物資的驗收工作，對物資的數量、包裝等進行檢查，辦理物資入庫手續，做好物資的存儲和保管工作。-根據使用部門的領料申請，按照規定的流程發放物資，確保物資發放的準確性和及時性。4.財務部門-負責審核采購申請的預算合理性，對采購合同中的付款條款進行審核，確保采購資金的合理使用。-參與采購物資的驗收工作，對采購發票的真實性、合法性、完整性進行審核，辦理采購付款手續。-定期對采購成本進行分析和核算，監督采購活動的財務合規性，提出成本控制建議。5.審批部門（管理層）-根據會所的整體運營情況和預算安排，對采購申請進行最終審批，確保采購決策符合會所的發展戰略和利益。-對重大采購項目進行決策，協調各部門之間的工作關系，保障采購活動的順利進行。四、采購申請流程1.需求提出-使用部門根據工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細列出所需采購物資的名稱、規格、型號、數量、預計使用日期、用途等信息。對于有特殊要求的物資，應注明詳細的技術參數和質量標準。-《物資采購申請表》應由使用部門負責人簽字確認，以確保申請內容的真實性和合理性。2.需求審核-使用部門將填寫完整的《物資采購申請表》提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門根據庫存情況進行審核，確認是否可以通過內部調配滿足需求。-如果庫存能夠滿足需求，倉庫管理部門應在《物資采購申請表》上注明調配方案，并將申請表退回使用部門，由使用部門進行內部調配；如果庫存無法滿足需求，倉庫管理部門應在申請表上簽字，并注明庫存情況和建議采購數量，然后將申請表流轉至采購部門。3.采購部門初步審核-采購部門收到倉庫管理部門轉來的《物資采購申請表》后，對申請內容進行初步審核。審核內容包括物資名稱、規格、型號等是否符合會所的使用標準，預計采購數量是否合理，是否有可替代的物資等。-采購部門根據初步審核結果，對申請表進行必要的修改和完善，并在申請表上注明初步審核意見。如果需要進一步了解需求情況，采購部門可與使用部門進行溝通。4.財務預算審核-采購部門將初步審核通過的《物資采購申請表》提交給財務部門。財務部門根據會所的預算安排，對采購申請的預算合理性進行審核。-財務部門應核實采購物資是否在預算范圍內，采購金額是否合理，是否符合成本控制要求等。如果采購申請超出預算或存在預算不合理的情況，財務部門應在申請表上注明原因，并提出修改建議。經財務部門審核通過的申請表，流轉至審批部門（管理層）進行最終審批。五、采購審批權限1.一般物資采購審批-對于單次采購金額在[X]元以下的一般物資采購申請，由采購部門負責人、財務部門負責人和使用部門負責人共同審批。審批通過后，采購部門即可按照采購流程進行采購。-在審批過程中，采購部門負責人應重點審核采購物資的市場供應情況、價格合理性以及供應商的選擇；財務部門負責人應審核預算執行情況和付款方式的合理性；使用部門負責人應確認物資的規格、型號和數量是否符合實際需求。2.較大金額物資采購審批-對于單次采購金額在[X]元至[X]元之間的物資采購申請，除采購部門負責人、財務部門負責人和使用部門負責人審批外，還需提交給會所副總經理進行審批。副總經理應綜合考慮會所的整體運營情況、采購需求的必要性以及對成本的影響等因素，做出審批決策。3.重大物資采購審批-對于單次采購金額超過[X]元的重大物資采購申請，需經過采購部門負責人、財務部門負責人、使用部門負責人、副總經理審核后，最終由會所總經理審批。重大物資采購可能涉及到對會所運營產生較大影響的設備、系統等采購項目，總經理應從會所的戰略發展角度進行全面評估，確保采購決策符合會所的長期利益。4.緊急采購審批-在緊急情況下，如因突發事件、設備故障等原因需要立即采購物資時，使用部門可填寫《緊急物資采購申請表》，注明緊急采購原因、物資名稱、規格、型號、數量等信息。-緊急采購申請首先由使用部門負責人簽字確認，然后直接提交給采購部門。采購部門在收到申請后，應立即啟動緊急采購流程，同時向財務部門和審批部門（管理層）報備。-對于緊急采購金額在[X]元以下的，可先進行采購，事后補齊相關審批手續；對于緊急采購金額超過[X]元的，需在采購前獲得副總經理或總經理的口頭批準，并在采購完成后盡快完善書面審批流程。六、采購執行1.供應商選擇-采購部門根據采購申請，進行市場調研，尋找合適的供應商。供應商應具備良好的信譽、穩定的產品質量、合理的價格以及可靠的售后服務。-采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質證書、產品報價、供貨業績、服務質量等情況。對供應商進行定期評估和考核，淘汰不合格的供應商，不斷優化供應商隊伍。-在選擇供應商時，采購部門應優先考慮與長期合作、信譽良好的供應商合作。對于新供應商，應進行嚴格的資質審核和樣品檢驗，確保其能夠滿足會所的采購要求。2.采購談判與合同簽訂-采購部門與選定的供應商進行商務談判，就物資的價格、規格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款進行協商，達成一致意見。-談判結束后，采購部門應根據談判結果起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，條款應清晰、準確、完整，避免出現模糊不清或容易引起歧義的表述。-采購合同起草完成后，需經過采購部門負責人、財務部門負責人和法務部門（如有）審核。審核內容包括合同條款的合法性、合規性、合理性以及對會所利益的保障等方面。經審核無誤后，由采購部門代表會所與供應商簽訂采購合同。3.采購訂單下達-采購合同簽訂后，采購部門根據合同內容下達《采購訂單》給供應商。《采購訂單》應明確物資的名稱、規格、型號、數量、單價、總價、交貨日期、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認后回傳。-采購部門應建立采購訂單跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解訂單執行情況，確保物資按時、按質、按量供應。如發現供應商存在交貨期延誤、物資質量問題等情況，應及時采取措施，要求供應商整改或解決問題。七、物資驗收1.驗收準備-采購部門在物資到貨前，應及時通知倉庫管理部門和使用部門做好驗收準備工作。倉庫管理部門應安排好驗收場地和人員，準備好必要的驗收工具和設備。-使用部門應根據采購申請和采購合同，明確物資的驗收標準和要求，準備好相關的技術資料和檢測工具（如需要）。2.驗收流程-物資到貨后，倉庫管理部門首先對物資的數量、包裝進行檢查。核對送貨單與采購訂單、采購合同的一致性，檢查物資的包裝是否完好無損。如發現數量不符或包裝有損壞情況，應及時與供應商溝通，并做好記錄。-倉庫管理部門通知使用部門和財務部門共同進行物資的質量驗收。使用部門按照驗收標準對物資的質量、規格、型號等進行檢驗，檢查物資是否符合使用要求。對于需要進行技術檢測的物資，應安排專業人員進行檢測。-財務部門參與驗收工作，主要核對物資的價格、發票等信息是否與采購合同一致。如發現物資價格與合同不符或發票存在問題，應及時與采購部門和供應商溝通解決。3.驗收結果處理-如果物資驗收合格，倉庫管理部門應辦理物資入庫手續，填寫《物資入庫單》，詳細記錄物資的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。《物資入庫單》應由倉庫管理人員、使用部門驗收人員和財務部門人員簽字確認。-如果物資驗收不合格，倉庫管理部門應將不合格物資單獨存放，并及時通知采購部門。采購部門負責與供應商協商解決，要求供應商采取退貨、換貨、補貨等措施。如因物資質量問題給會所造成損失的，采購部門應根據合同約定追究供應商的責任。八、付款管理1.付款申請-物資驗收合格入庫后，采購部門應根據采購合同和發票，填寫《付款申請表》，注明供應商名稱、采購合同編號、物資名稱、數量、金額、付款方式等信息，并附上發票、驗收報告、入庫單等相關憑證。-《付款申請表》應由采購部門負責人簽字確認，然后提交給財務部門審核。2.財務審核-財務部門收到《付款申請表》后，對申請內容和相關憑證進行審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、完整性，采購合同的執行情況，物資驗收情況，付款金額的準確性等。-財務部門應確保付款符合會所的財務制度和預算安排，不存在超付、錯付等情況。經審核無誤后，財務部門在《付款申請表》上簽字，并按照規定的付款流程辦理付款手續。3.付款方式-本會所物資采購付款方式主要包括銀行轉賬、支票等。具體付款方式應根據采購合同的約定和會所的財務規定執行。-在付款過程中，財務部門應嚴格遵守相關法律法規和財務制度，確保付款安全、準確、及時。對于大額付款，應采取必要的風險防范措施，如進行付款審批、核實收款賬戶信息等。九、監督與評估1.內部審計監督-會所內部審計部門應定期對物資采購審批制度的執行情況進行審計監督。審計內容包括采購申請的合理性、審批流程的合規性、供應商選擇的公正性、采購合同的簽訂與執行情況、物資驗收的準確性以及付款的合法性等方面。-內部審計部門應通過查閱采購文件、合同、發票、驗收報告等資料，訪談相關人員，實地檢查物資庫存等方式，獲取審計證據，發現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.供應商評估-采購部門應定期對供應商進行評估，評估指標包括物資質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多的合作機會，對于不合格的供應商及時進行淘汰。-采購部門應建立供應商評估檔案，記錄供應商的評估情況和改進措施，為供應商的選擇和管理提供依據。3.制度執行評估-行政主管部門應定期對倉庫物資采購審