行政辦公設備維護制度

行政辦公設備維護制度一、總則1.目的：為確保本高端賓館行政辦公設備的正常運行，提高設備的使用壽命，保障各部門工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于賓館內所有行政辦公設備，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅、文件柜等設備及設施。3.責任主體：賓館行政部門負責行政辦公設備維護制度的制定、監督執行以及統籌協調相關維護工作；各使用部門負責本部門辦公設備的日常使用、保管和簡單維護；賓館維修部門負責辦公設備的專業維修、保養及技術支持。二、設備采購與驗收1.采購申請-各部門根據工作需要，填寫《行政辦公設備采購申請表》，詳細注明設備名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經部門負責人簽字后提交至行政部門。-行政部門對采購申請進行審核，綜合考慮賓館整體需求、預算等因素，如同意申請，將申請表提交至財務部門進行預算審核，最終報賓館管理層審批。2.采購流程-經審批通過的采購申請，由行政部門負責采購。行政部門應通過正規渠道選擇具有良好信譽和售后服務的供應商進行采購。-在采購過程中，行政部門應與供應商簽訂詳細的采購合同，明確設備的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，以保障賓館的權益。3.驗收環節-設備到貨后，行政部門應組織使用部門和維修部門共同進行驗收。驗收人員應根據采購合同和設備清單，仔細核對設備的型號、規格、數量、外觀等是否與合同一致。-對設備進行功能測試，確保設備各項功能正常運行。對于需要安裝調試的設備，應監督供應商完成安裝調試工作，并進行驗收。-驗收合格后，驗收人員應在《行政辦公設備驗收單》上簽字確認。如發現設備存在質量問題或與合同不符的情況，行政部門應及時與供應商溝通，要求其更換或整改，直至驗收合格。三、設備登記與建檔1.設備登記-行政部門對驗收合格的行政辦公設備進行統一登記，填寫《行政辦公設備登記表》，詳細記錄設備的名稱、型號、規格、采購日期、采購價格、供應商、使用部門、使用人等信息。-為每臺設備編制唯一的設備編號，并在設備顯著位置粘貼設備編號標識，以便于管理和識別。2.設備建檔-行政部門為每臺行政辦公設備建立獨立的設備檔案，檔案內容包括設備采購合同、驗收單、使用說明書、維修記錄、保養記錄等相關資料。-設備檔案應妥善保管，便于查閱和追溯設備的整個生命周期信息。隨著設備的使用和維護，應及時更新檔案內容，確保檔案的完整性和準確性。四、設備使用與保管1.使用培訓-新設備投入使用前，行政部門應協調供應商或維修部門對使用人員進行操作培訓，確保使用人員熟悉設備的基本操作方法、注意事項和安全要求。-使用人員應認真參加培訓，掌握設備的正確使用方法后方可獨立操作設備。對于復雜設備，應要求使用人員在培訓合格后進行考核，考核通過后方可正式使用。2.使用規范-使用人員應嚴格按照設備的使用說明書和操作規程進行操作，不得隨意更改設備的參數和設置。嚴禁在設備上安裝未經授權的軟件或硬件，以免影響設備的正常運行。-在使用過程中，如發現設備出現異常情況（如異味、異響、冒煙等）或故障，使用人員應立即停止使用，并及時報告給部門負責人和行政部門。嚴禁設備帶故障運行，以免造成更大的損壞。-使用人員應妥善保管設備的鑰匙、密碼等重要信息，不得隨意透露給他人。對于多人共用的設備，應明確設備的使用時間和責任，避免因使用不當造成設備損壞。3.設備保管-各部門負責本部門行政辦公設備的保管工作，指定專人作為設備保管責任人。保管責任人應定期對設備進行清潔、檢查，確保設備的完好和正常使用。-設備應放置在合適的環境中，避免潮濕、高溫、灰塵等不良環境因素對設備造成損害。對于精密設備，應采取必要的防護措施，如防塵罩、防震墊等。-未經行政部門批準，設備不得隨意轉借、挪用或帶出賓館使用。如因工作需要確需轉借或帶出賓館，必須填寫《行政辦公設備借用申請表》，經部門負責人和行政部門負責人簽字批準后方可借用，并在規定時間內歸還。五、設備日常維護與保養1.日常維護-使用人員在每日使用設備前后，應對設備進行簡單的日常維護，包括設備的清潔、檢查設備連接是否正常、電源是否接通等。如發現設備表面有污漬或灰塵，應使用干凈的軟布進行擦拭。-對于電腦等設備，使用人員應定期清理系統垃圾文件、查殺病毒，保持系統的運行速度和穩定性。同時，應定期備份重要的數據文件，防止數據丟失。2.定期保養-維修部門應根據設備的使用說明書和實際使用情況，制定詳細的設備定期保養計劃。保養計劃應明確保養周期、保養內容、保養責任人等信息。-定期保養工作包括設備內部清潔、零部件檢查與更換、軟件系統升級等。保養責任人應嚴格按照保養計劃對設備進行保養，并認真填寫《行政辦公設備保養記錄》，記錄保養的時間、內容、更換的零部件等信息。-對于一些專業性較強的設備保養工作，如復印機的硒鼓更換、投影儀的燈泡更換等，維修部門可邀請設備供應商的專業技術人員進行指導或直接委托專業機構進行保養，以確保保養質量。六、設備維修與報修1.維修流程-當設備出現故障時，使用人員應及時填寫《行政辦公設備報修單》，詳細描述設備故障現象、發生時間等信息，并提交至部門負責人簽字確認后轉交給行政部門。-行政部門收到報修單后，應及時將報修信息反饋給維修部門。維修部門安排維修人員在規定時間內到達現場進行故障診斷和維修。-維修人員在維修過程中，應詳細記錄維修情況，包括故障原因、維修方法、更換的零部件等信息。如因技術原因無法當場修復設備，維修人員應向使用部門說明情況，并告知預計修復時間。-設備維修完成后，維修人員應通知使用部門進行驗收。使用部門對設備進行試用，確認設備故障已排除且運行正常后，在《行政辦公設備報修單》上簽字確認。2.維修費用管理-對于在保修期內的設備維修，維修部門應及時聯系設備供應商，要求其按照保修條款提供免費維修服務。如因使用不當等原因導致設備損壞不在保修范圍內，維修費用由使用部門承擔。-對于超出保修期的設備維修，維修部門應在維修前對維修費用進行評估，并向行政部門和使用部門說明維修費用的大致情況。如維修費用較高，行政部門應組織相關人員進行討論，評估維修的必要性和經濟性，如決定維修，應按照賓館的財務審批流程進行費用審批。-維修費用的報銷應嚴格按照賓館的財務制度執行，維修人員應提供正規的維修發票、維修清單等相關資料，經行政部門審核、財務部門審批后進行報銷。七、設備報廢與處置1.報廢鑒定-行政辦公設備符合下列條件之一的，可申請報廢：-已超過規定使用年限，且設備老化、性能嚴重下降，無法滿足工作需要，維修成本過高的；-因意外事故或自然災害等原因導致設備嚴重損壞，無法修復或修復后也無法正常使用的；-技術落后，已被淘汰，且無使用價值的；-其他因特殊原因需要報廢的情況。-維修部門定期對行政辦公設備進行檢查評估，對符合報廢條件的設備填寫《行政辦公設備報廢鑒定表》，詳細說明設備報廢的原因、設備現狀等信息，并提交給行政部門。2.報廢審批-行政部門收到《行政辦公設備報廢鑒定表》后，組織相關技術人員和財務人員進行審核，審核通過后報賓館管理層審批。-經審批同意報廢的設備，行政部門應在設備檔案中注明報廢日期和報廢原因，并對設備進行標記，防止再次投入使用。3.報廢處置-對于已批準報廢的行政辦公設備，行政部門應按照國家相關法律法規和賓館的規定進行處置。可采取以下方式：-對于有一定回收價值的設備，可聯系專業的廢品回收公司進行回收處理，回收款項應上繳賓館財務部門。-對于涉及國家機密或重要信息的設備，如電腦、存儲設備等，在報廢處置前，必須對設備中的數據進行徹底清除或銷毀，防止信息泄露?？刹捎脤I的數據擦除軟件或物理銷毀等方式進行處理。-對于一些具有紀念意義或特殊用途的報廢設備，經賓館管理層批準后，可進行留存或捐贈給相關機構。八、監督與考核1.監督機制-行政部門負責對各部門行政辦公設備的使用、維護、保管等情況進行定期檢查和不定期抽查。檢查內容包括設備的日常維護記錄、保養記錄、維修記錄、設備的完好程度等。-在檢查過程中，如發現使用部門存在違反本制度的行為，行政部門應及時提出整改意見，并要求使用部門限期整改。對于因管理不善導致設備損壞或丟失的，應追究相關責任人的責任。2.考核制度-將行政辦公設備的管理工作納入各部門的績效考核體系，考核指標包括設備完好率、設備故障率、設備維護保養工作完成情況等。-對于在行政辦公設備管理工作中表現優秀的部門和個人，賓館將給予一定的獎勵，如表彰、獎金等；對于因工作不力導致設備管理混亂、影響工作