行政檔案信息共享管理制度?

行政檔案信息共享管理制度一、總則（一）目的為加強本高端賓館行政檔案信息的管理與利用，實現行政檔案信息在賓館內部的合理共享，提高工作效率和決策的科學性，保障賓館各項業務的順利開展，結合賓館實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于賓館內所有涉及行政檔案信息生成、管理、使用和共享的部門及人員。（三）基本原則1.合法性原則：行政檔案信息共享必須遵守國家法律法規以及賓館的相關規定，確保信息共享活動的合法性。2.安全性原則：在行政檔案信息共享過程中，要高度重視信息安全，采取有效措施保護檔案信息的機密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和濫用。3.準確性原則：共享的行政檔案信息應保證內容準確無誤，相關部門和人員有責任對所提供和使用的信息進行核實與維護。4.適度性原則：根據工作需要，合理確定行政檔案信息的共享范圍和使用權限，避免過度共享或不當使用導致的信息混亂和管理風險。5.及時性原則：及時更新和共享行政檔案信息，確保信息的時效性，以滿足賓館日常運營和決策的需求。二、行政檔案信息的范圍與分類（一）信息范圍行政檔案信息涵蓋賓館在行政管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于以下方面：1.行政管理文件：上級主管部門的來文、賓館的發文、內部請示報告、會議紀要、工作計劃與總結等。2.人事檔案信息：員工個人基本信息、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核結果、薪酬福利資料、職務任免文件等。3.財務檔案信息：財務報表、預算資料、費用報銷記錄、固定資產清單、財務審計報告等。4.合同協議檔案：各類業務合同、合作協議、租賃合同等，包括合同的簽訂、履行、變更和終止等相關記錄。5.賓客信息檔案：賓客基本信息、預訂記錄、入住與退房信息、消費記錄、賓客反饋意見等。6.運營管理檔案：賓館的運營數據統計、設施設備維護記錄、安全管理資料、應急預案等。（二）信息分類為便于管理和共享，對行政檔案信息進行如下分類：1.按來源分類：可分為外部信息（如上級來文、合作單位文件等）和內部信息（如賓館各部門生成的文件資料）。2.按時間分類：分為年度檔案、季度檔案、月度檔案等，以明確信息的時間跨度。3.按密級分類：根據信息的敏感程度和保密要求，劃分為絕密、機密、秘密和公開四個等級。絕密級信息是指一旦泄露會給賓館帶來極其嚴重的損害；機密級信息泄露會對賓館造成重大損失；秘密級信息泄露可能會影響賓館的正常運營；公開級信息則可以在一定范圍內自由共享。4.按業務類別分類：如行政管理類、人事管理類、財務管理類、市場營銷類、運營保障類等。三、行政檔案信息的生成與收集（一）信息生成要求1.各部門及人員在開展工作過程中，應按照賓館的文件格式和內容規范要求，及時生成行政檔案信息。信息內容應真實、準確、完整，表述清晰，邏輯嚴謹。2.涉及重要決策、關鍵業務流程和重大事項的信息，必須經過嚴格的審核和審批程序，確保信息的權威性和可靠性。（二）信息收集責任1.各部門指定專人負責本部門行政檔案信息的收集工作，定期對本部門產生的各類信息進行整理和匯總。2.信息收集人員應及時將收集到的信息傳遞給賓館的檔案管理部門，確保信息的完整性和及時性。對于涉及多個部門的信息，相關部門應協同配合，共同完成信息的收集工作。（三）信息收集流程1.日常收集：各部門信息收集人員在日常工作中，隨時關注本部門信息的產生情況，及時將各類文件、資料等進行分類整理，做好初步的登記和編號工作。2.定期報送：根據賓館的規定，各部門信息收集人員應定期（如每周、每月）將整理好的行政檔案信息報送至檔案管理部門。報送時，需填寫《行政檔案信息報送清單》，詳細列出所報送信息的名稱、數量、來源、形成時間等內容，并由部門負責人簽字確認。3.特殊情況處理：對于緊急或特殊情況下產生的行政檔案信息，相關部門應及時向檔案管理部門通報，并在第一時間完成信息的收集和報送工作。檔案管理部門應根據實際情況，對這些信息進行特殊標注和管理。四、行政檔案信息的整理與存儲（一）信息整理要求1.檔案管理部門收到各部門報送的行政檔案信息后，應按照預先制定的分類標準和編號規則，對信息進行進一步的整理和分類。確保信息的分類準確、編號唯一，便于后續的查詢和管理。2.對紙質檔案信息，應進行裝訂、編目等處理，使其整齊規范；對電子檔案信息，應進行格式轉換、數據備份等操作，確保信息的可讀性和可存儲性。3.在整理過程中，檔案管理人員要對信息的完整性和準確性進行再次審核，對于發現的問題及時與相關部門溝通核實，并進行補充或修正。（二）信息存儲方式1.紙質檔案存儲：設立專門的檔案庫房，配備適宜的檔案存儲設備，如檔案架、檔案柜等，對紙質行政檔案進行分類存放。檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保紙質檔案的安全保存。2.電子檔案存儲：建立賓館專用的電子檔案管理系統，將行政檔案信息進行數字化存儲。電子檔案管理系統應具備完善的用戶權限管理、數據備份與恢復、信息檢索等功能，以保障電子檔案信息的安全和有效利用。同時，定期對電子檔案數據進行備份，存儲在異地的存儲介質上，防止數據丟失。（三）存儲期限規定1.根據行政檔案信息的重要性和保存價值，確定不同的存儲期限。一般來說，重要的行政管理文件、人事檔案、財務檔案等應長期保存；一般性的業務記錄、賓客信息等可根據實際情況確定保存期限，通常為3-5年。2.對于超過存儲期限的行政檔案信息，檔案管理部門應按照規定的程序進行鑒定和銷毀。銷毀過程需進行詳細記錄，確保信息的徹底清除，防止信息泄露。五、行政檔案信息的共享權限與流程（一）共享權限設定1.公開級信息：公開級行政檔案信息可在賓館內部指定的區域或平臺上自由共享，全體員工均可根據工作需要進行查閱和使用。2.秘密級信息：秘密級信息的共享范圍限制在與該信息相關的特定部門和人員。如需查閱秘密級信息，使用者需向所在部門負責人提出申請，經部門負責人審核同意后，報檔案管理部門備案，方可獲取相應的查閱權限。3.機密級信息：機密級行政檔案信息的共享需經過嚴格的審批流程。使用者應填寫《機密級行政檔案信息查閱申請表》，詳細說明查閱目的、使用范圍等內容，經所在部門負責人、分管領導審核后，報賓館總經理審批。審批通過后，檔案管理部門為其開通相應的查閱權限，并記錄查閱過程。4.絕密級信息：絕密級信息原則上不進行共享。如因特殊工作需要必須查閱，需由賓館總經理組織相關部門進行專項評估，經評估認為確有必要共享且不會對賓館造成危害后，按照最高級別的審批流程進行審批。審批通過后，在檔案管理部門的嚴格監督下進行查閱，查閱過程必須進行詳細記錄，確保信息的安全。（二）共享流程1.申請環節：員工根據工作需要申請共享行政檔案信息時，應按照不同的密級要求填寫相應的申請表。申請表中應包含申請人姓名、部門、聯系方式、申請共享的信息名稱、密級、查閱目的、預計使用期限等內容。2.審核環節：申請表提交后，首先由所在部門負責人進行審核，重點審核申請事項是否與工作相關，查閱目的是否合理。對于機密級和絕密級信息的申請，還需經過分管領導和賓館總經理的審批。審核和審批工作應在規定的時間內完成，一般公開級和秘密級信息的審核應在1個工作日內完成，機密級信息的審批應在3個工作日內完成，絕密級信息的審批應在5個工作日內完成。3.授權環節：審核或審批通過后，檔案管理部門根據審批意見為申請人開通相應的信息查閱權限。對于電子檔案信息，通過電子檔案管理系統為申請人分配賬號和密碼，并設置相應的訪問權限；對于紙質檔案信息，通知申請人到指定地點查閱，并做好登記工作。4.使用環節：申請人獲得共享權限后，應在規定的使用期限內按照審批的查閱目的使用行政檔案信息。在使用過程中，不得擅自擴大信息的共享范圍，不得對信息進行篡改、刪除等操作。如需復制或摘錄部分信息，必須經過檔案管理部門的同意，并按照規定進行登記。5.歸還環節：使用期限屆滿后，申請人應及時歸還所查閱的紙質檔案信息，或主動注銷電子檔案信息的訪問權限。檔案管理部門應對歸還的信息進行檢查，確保信息的完整性和準確性。六、行政檔案信息共享的安全保障（一）技術安全措施1.網絡安全防護：加強賓館網絡安全建設，安裝防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等網絡安全防護設備，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵，保障行政檔案信息在網絡傳輸過程中的安全。2.數據加密技術：對重要的行政檔案信息，特別是涉及機密和絕密級別的信息，在存儲和傳輸過程中采用加密技術進行處理，確保信息即使被非法獲取也無法被解讀。3.訪問控制技術：電子檔案管理系統應采用嚴格的訪問控制技術，如身份認證、授權管理、訪問審計等，確保只有經過授權的人員才能訪問相應的信息，同時記錄所有的訪問操作，以便及時發現和處理異常情況。（二）人員安全管理1.安全培訓：定期組織員工進行行政檔案信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和防范能力。培訓內容包括信息安全法律法規、賓館信息安全制度、信息安全操作規范等方面。2.保密協議：與接觸行政檔案信息的員工簽訂保密協議，明確員工在信息管理和使用過程中的保密義務和責任，對違反保密協議的行為進行相應的處罰。3.背景審查：對于涉及重要行政檔案信息管理和使用的關鍵崗位人員，在招聘和任用過程中進行嚴格的背景審查，確保人員的可靠性和忠誠度。（三）安全應急處理1.應急預案制定：制定完善的行政檔案信息安全應急預案，明確在發生信息泄露、網絡攻擊、數據丟失等安全事件時的應急處理流程和責任分工。應急預案應定期進行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。2.應急響應機制：建立信息安全應急響應小組，一旦發生安全事件，能夠迅速啟動應急響應機制，采取有效的措施進行處理，如切斷網絡連接、封鎖信息訪問、進行數據恢復等，最大限度地減少損失和影響。3.事件調查與報告：安全事件處理完畢后，應及時進行調查，查明事件發生的原因、經過和責任，總結經驗教訓，并向上級主管部門和相關領導報告事件處理情況。七、行政檔案信息共享的監督與考核（一）監督機制1.檔案管理部門負責對行政檔案信息共享活動進行日常監督，定期檢查信息共享的執行情況，包括信息的收集、整理、存儲、共享等環節，確保各項工作符合本制度的要求。2.賓館設立專門的信息安全監督小組，負責對行政檔案信息共享過程中的安全問題進行監督和檢查。信息安全監督小組應定期對賓館的網絡安全、數據安全等方面進行評估和檢查，發現問題及時提出整改意見。3.鼓勵員工對行政檔案信息共享過程中的違規行為進行舉報，對于舉報屬實的員工給予一定的獎勵。賓館應保護舉報人的權益，對舉報人信息嚴格保密。（二）考核措施1.將行政檔案信息共享工作納入各部門和員工的績效考核體系，明確考核指標和標準?？己酥笜税ㄐ畔⑹占耐暾?、準確性和及時性，信息共享的合規性，信息安全管理的有效性等方面。2.對于在行政檔案信息共享工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書