大學(xué)人事檔案轉(zhuǎn)遞管理制度?

大學(xué)人事檔案轉(zhuǎn)遞管理制度一、目的為加強(qiáng)大學(xué)人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保人事檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和保密性，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和完整性，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于大學(xué)全體教職工、學(xué)生人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理工作。三、職責(zé)分工1.人事檔案管理部門(mén)-負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案轉(zhuǎn)遞管理制度及流程。-受理檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，審核檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)材料。-負(fù)責(zé)檔案的整理、清點(diǎn)、密封，并辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。-跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞的進(jìn)度，及時(shí)與接收單位溝通協(xié)調(diào)，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)。-接收外來(lái)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行審核、清點(diǎn)、入庫(kù)。2.相關(guān)部門(mén)及人員-各部門(mén)有責(zé)任協(xié)助人事檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)人員檔案轉(zhuǎn)遞工作，及時(shí)通知相關(guān)人員辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并提供必要的證明材料。-教職工、學(xué)生本人或其委托人應(yīng)按照規(guī)定如實(shí)提供檔案轉(zhuǎn)遞所需信息和材料，并配合人事檔案管理部門(mén)完成檔案轉(zhuǎn)遞工作。四、檔案轉(zhuǎn)出1.申請(qǐng)與審核-教職工因調(diào)動(dòng)、離職等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，說(shuō)明檔案轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等信息，并提交至人事檔案管理部門(mén)。-學(xué)生因畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等原因需轉(zhuǎn)遞檔案的，由學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心或相關(guān)管理部門(mén)統(tǒng)一收集整理檔案轉(zhuǎn)遞信息，填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，提交至人事檔案管理部門(mén)。-人事檔案管理部門(mén)收到《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行審核，核實(shí)檔案轉(zhuǎn)出的必要性和合理性，確認(rèn)接收單位的真實(shí)性和有效性。對(duì)于不符合檔案轉(zhuǎn)遞條件的申請(qǐng)，及時(shí)告知申請(qǐng)人并說(shuō)明原因。2.檔案整理與清點(diǎn)-審核通過(guò)后，人事檔案管理人員按照檔案整理規(guī)范，對(duì)擬轉(zhuǎn)出的人事檔案進(jìn)行全面整理，檢查檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。-對(duì)檔案材料進(jìn)行逐頁(yè)清點(diǎn)、編號(hào)，并編制《人事檔案材料清單》，詳細(xì)記錄檔案內(nèi)每份材料的名稱(chēng)、日期、份數(shù)等信息。3.檔案密封與轉(zhuǎn)出-將整理好的人事檔案裝入專(zhuān)用檔案袋，在檔案袋封口處加蓋密封章，并粘貼《人事檔案材料清單》。-通過(guò)機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞檔案，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。選擇機(jī)要通信方式轉(zhuǎn)遞檔案的，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)機(jī)要交寄單，辦理交寄手續(xù)，并留存機(jī)要號(hào)碼和交寄憑證。選擇專(zhuān)人送取的，送取人員應(yīng)具備相應(yīng)的保密意識(shí)和責(zé)任心，確保檔案在送取過(guò)程中的安全。-同時(shí)，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，通知接收單位檔案已轉(zhuǎn)出，并注明檔案轉(zhuǎn)遞的方式、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息。《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》一式兩份，一份隨檔案寄出，一份留存?zhèn)洳椤Ｎ濉n案接收1.接收準(zhǔn)備-人事檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案接收工作，接收人員應(yīng)熟悉檔案接收流程和要求，具備良好的保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。-接收人員提前了解擬接收檔案的數(shù)量、來(lái)源等信息，準(zhǔn)備好檔案存放的空間和設(shè)備，確保檔案接收后能夠妥善保管。2.檔案驗(yàn)收-檔案到達(dá)后，接收人員首先核對(duì)檔案的外包裝是否完好，密封是否完整，檔案袋上的標(biāo)識(shí)信息與《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》是否一致。-確認(rèn)無(wú)誤后，當(dāng)面拆封檔案，按照《人事檔案材料清單》對(duì)檔案材料進(jìn)行逐份清點(diǎn)、核對(duì)，檢查檔案材料的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失、損壞或其他問(wèn)題，及時(shí)與檔案轉(zhuǎn)出單位聯(lián)系溝通，協(xié)商解決辦法。3.入庫(kù)登記-驗(yàn)收合格的檔案，接收人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行入庫(kù)登記，將檔案信息錄入人事檔案管理系統(tǒng)，建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的基本信息、接收時(shí)間、來(lái)源等內(nèi)容。-將檔案按照規(guī)定的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則，存放到相應(yīng)的檔案庫(kù)房和檔案架上，確保檔案存放有序，便于查找和管理。六、檔案轉(zhuǎn)遞跟蹤與反饋1.跟蹤查詢(xún)-人事檔案管理部門(mén)在檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)及時(shí)跟蹤檔案的轉(zhuǎn)遞進(jìn)度，通過(guò)機(jī)要查詢(xún)系統(tǒng)或與送取人員聯(lián)系等方式，了解檔案是否按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。-如發(fā)現(xiàn)檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)延誤、丟失等異常情況，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行查找和處理，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，并與檔案接收單位保持密切溝通，通報(bào)處理進(jìn)展。2.反饋確認(rèn)-檔案接收單位在收到檔案并完成驗(yàn)收后，應(yīng)按照《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》上的聯(lián)系方式，及時(shí)將檔案接收情況反饋給人事檔案轉(zhuǎn)出單位。反饋內(nèi)容包括檔案是否完整、有無(wú)損壞等問(wèn)題。-人事檔案管理部門(mén)收到接收單位的反饋信息后，進(jìn)行記錄和整理。如接收單位反饋檔案存在問(wèn)題，應(yīng)積極配合接收單位進(jìn)行處理，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作圓滿(mǎn)完成。七、保密與安全1.保密要求-參與人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的所有人員，包括檔案管理人員、送取人員等，都必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和學(xué)校的保密制度，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容和檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中的相關(guān)信息。-在檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，如涉及機(jī)要通信，必須按照機(jī)要文件傳遞的保密規(guī)定進(jìn)行操作；如采用專(zhuān)人送取方式，送取人員不得擅自開(kāi)啟檔案袋，不得在途中隨意停留或委托他人代管檔案。2.安全保障-人事檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案在轉(zhuǎn)遞前后的存儲(chǔ)安全。-對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)的安全事故，如檔案丟失、損壞等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取措施盡量減少損失。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-人事檔案管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞工作進(jìn)行自查，檢查檔案轉(zhuǎn)遞流程是否符合規(guī)定，檔案轉(zhuǎn)遞記錄是否完整、準(zhǔn)確，檔案安全保密措施是否落實(shí)到位等。-對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，完善檔案轉(zhuǎn)遞管理制度和流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.外部檢查-學(xué)校應(yīng)積極配合上級(jí)主管部門(mén)和檔案管理