工程類文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程類文件的管理，確保文件的完整性、準確性、系統性和規范性，提高工程管理效率，保障工程順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目相關文件的管理，包括但不限于項目規劃、設計圖紙、施工方案、技術文件、質量檢驗報告、工程變更通知、竣工驗收資料等。（三）基本原則1.集中統一原則：工程類文件由公司指定的部門或專人統一管理，確保文件的集中存放和有效利用。2.分類管理原則：按照文件的性質、來源、用途等進行分類，便于查找、使用和保管。3.流程規范原則：明確文件的形成、審核、批準、發放、使用、歸檔、保管和銷毀等環節的流程和要求，確保文件管理工作有序進行。4.安全保密原則：加強文件的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞，確保公司商業機密和工程信息安全。二、管理職責（一）工程管理部門1.負責工程類文件的收集、整理、審核和初步分類工作。2.組織工程文件的編制、修訂和審核，確保文件內容符合工程實際和相關標準要求。3.協調各部門之間的文件流轉和使用，跟蹤文件的執行情況。4.定期對工程文件進行清理和歸檔，向檔案管理部門移交應歸檔的文件。（二）檔案管理部門1.負責工程類文件的集中保管和提供查閱服務。2.對接收的工程文件進行詳細登記、分類、編號和上架存放，建立健全檔案檢索系統。3.按照檔案管理的有關規定，對工程文件進行整理、編目、裝訂和保管，確保檔案的質量和安全。4.定期對工程檔案進行檢查、清點和統計，及時發現和解決檔案管理中存在的問題。（三）其他部門1.負責本部門形成的工程類文件的起草、審核和報送工作，確保文件內容真實、準確、完整。2.按照規定的流程和要求，及時接收、使用和歸還工程文件，妥善保管本部門使用的文件，不得擅自復制、轉借或丟失。3.配合工程管理部門和檔案管理部門做好工程文件的管理工作，提供必要的支持和協助。（四）各級人員職責1.項目經理全面負責工程項目文件的管理工作，確保文件管理工作與工程進度同步。組織制定和實施項目文件管理計劃，明確各階段文件管理的任務和要求。審核項目重要文件，對文件的準確性、完整性和有效性負責。協調解決項目文件管理過程中出現的問題。2.項目技術負責人負責指導和審核項目技術文件的編制，確保文件符合技術規范和標準要求。對項目施工過程中的技術變更文件進行審核和批準，及時處理技術問題。參與項目竣工驗收文件的審核，確保工程技術資料的完整性和準確性。3.文件編制人員按照規定的格式和要求，認真起草和編制工程文件，確保文件內容真實、準確、清晰。對所編制文件的質量負責，及時根據審核意見進行修改和完善。配合文件審核人員和檔案管理人員做好文件的審核、歸檔等工作。4.文件審核人員對工程文件進行認真審核，提出審核意見，確保文件符合相關規定和要求。對審核結果負責，對不符合要求的文件及時返回編制人員進行修改。5.文件使用人員嚴格按照規定的流程和權限使用工程文件，不得擅自修改、涂抹或損壞文件。在文件使用完畢后，及時歸還文件管理部門，不得私自留存。對文件的安全保密負責，不得泄露文件內容。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.工程類文件應在工程建設的各個階段同步形成，確保文件的真實性和完整性。2.文件編制人員應根據工程實際情況，按照相關標準和規范要求，認真起草和編制文件，確保文件內容準確、清晰、完整。3.文件編制過程中應注重數據的準確性和可靠性，引用的數據應注明來源，并進行必要的計算和分析。（二）文件收集1.工程管理部門應定期組織對工程項目各階段形成的文件進行收集，確保文件無遺漏。2.各部門應按照規定的時間和要求，將本部門形成的工程文件及時報送工程管理部門。3.對于外來文件，如設計圖紙、技術規范、標準等，工程管理部門應指定專人負責收集，并進行登記和分發。四、文件的審核與批準（一）文件審核1.工程文件編制完成后，應按照規定的流程進行審核。一般文件由項目技術負責人審核，重要文件由項目經理審核，涉及公司重大利益或技術復雜的文件還需報公司相關領導審批。2.文件審核人員應認真審查文件的內容，包括文件的準確性、完整性、規范性、可行性等，提出審核意見。3.文件編制人員應根據審核意見及時對文件進行修改和完善，直至審核通過。（二）文件批準1.經審核通過的文件，由相應的批準人進行批準。批準人應對文件的內容和質量負責，簽署批準意見。2.文件批準后，方可正式生效并進行發放和使用。五、文件的發放與使用（一）文件發放1.文件管理部門應根據文件的批準情況，按照規定的范圍和份數進行發放。2.文件發放時應進行登記，記錄文件的名稱、編號、發放日期、發放對象、份數等信息。3.文件發放對象應在文件發放登記表上簽字確認，領取文件后妥善保管。（二）文件使用1.文件使用人員應嚴格按照文件規定的要求執行相關工作，確保工程質量和進度。2.文件使用過程中，如發現文件存在問題或不適用的情況，應及時向文件管理部門反饋，以便進行修訂或更換。3.文件使用人員不得擅自復制、轉借或傳播工程文件，如需復制文件，應按照規定的流程辦理審批手續。六、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.工程管理部門應定期對工程項目文件進行清理和歸檔，確保文件的完整性和系統性。2.歸檔文件應按照分類方案進行整理，編制歸檔文件目錄，注明文件的名稱、編號、日期、來源等信息。3.歸檔文件應一式兩份，一份移交檔案管理部門保管，一份由工程管理部門留存備查。（二）文件保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。3.檔案管理部門應對工程檔案進行定期檢查和清點，及時發現和處理檔案保管中存在的問題，如文件損壞、丟失等。4.對電子文件，應進行備份存儲，并定期進行數據維護，確保電子文件的可讀性和可用性。七、文件的借閱與查閱（一）文件借閱1.因工作需要借閱工程文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.文件借閱申請表經所在部門負責人簽字同意后，報文件管理部門審批。3.文件管理部門根據審批意見，辦理文件借閱手續，將文件借給借閱人，并登記借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應在規定的期限內歸還文件，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。5.借閱人不得擅自將借閱的文件轉借他人，不得在文件上涂改、標記或損壞。（二）文件查閱1.因工作需要查閱工程文件的，可到檔案管理部門查閱。查閱人應填寫文件查閱登記表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.檔案管理部門應根據查閱人提供的信息，提供相應的文件供查閱，并安排專人進行現場監督。3.查閱人不得擅自將查閱的文件帶出檔案庫房，如需復印或摘錄文件內容，應按照規定的流程辦理審批手續。八、文件的變更與修訂（一）文件變更1.在工程建設過程中，如因工程實際情況發生變化或其他原因需要對工程文件進行變更的，應填寫文件變更申請表，說明變更的原因、內容和影響范圍。2.文件變更申請表經項目技術負責人審核、項目經理批準后，交文件編制人員進行修改。3.文件編制人員修改完成后，應按照文件審核與批準的流程進行審核和批準，確保變更后的文件符合要求。4.文件變更后，文件管理部門應及時對相關文件進行更新，并通知文件使用人員。（二）文件修訂1.工程文件應根據國家法律法規、行業標準、公司制度等的變化以及工程實際情況的需要，定期進行修訂。2.文件修訂由工程管理部門組織，相關部門和人員參與，對文件進行全面審查和修訂。3.文件修訂完成后，應按照文件審核與批準的流程進行審核和批準，確保修訂后的文件有效。4.文件修訂后，文件管理部門應及時對修訂情況進行記錄，并對相關文件進行更新。九、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的工程文件。2.因工程變更、撤銷等原因不再使用且已被新文件替代的文件。3.其他經鑒定確無保存價值的文件。（二）銷毀程序1.文件管理部門應定期對工程文件進行清理和鑒定，確定需要銷毀的文件清單。2.文件銷毀清單經工程管理部門負責人審核、公司分管領導批