科技公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的有效控制，提高工作效率，保障公司各項工作的規范化、標準化運作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及全體員工在工作中所涉及的各類文件的管理。（三）文件管理原則1.統一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統一負責，確保文件管理的規范性和一致性。2.分級負責原則：各部門負責人負責本部門文件的收集、整理、保管和歸檔工作，并對文件的完整性和準確性負責。3.及時有效原則：文件的起草、審核、批準、發布、傳遞、使用、保管等環節應及時、準確、有效，確保文件能夠及時傳達和執行。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，確保文件的安全和保密，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文件：與公司業務相關的各類文件，如項目計劃、技術方案、合同協議、市場調研報告等。3.人事文件：涉及公司人力資源管理的各類文件，如招聘文件、培訓記錄、績效考核文件、員工檔案等。4.財務文件：公司財務方面的各類文件，如預算報告、財務報表、審計報告等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、宣傳資料、客戶資料等。（二）文件編號1.編號規則行政文件：[公司簡稱]XZ[年份][序號]業務文件：[公司簡稱]YW[年份][項目編號][序號]人事文件：[公司簡稱]RS[年份][部門代碼][序號]財務文件：[公司簡稱]CW[年份][序號]其他文件：[公司簡稱]QT[年份][序號]2.說明公司簡稱：取公司名稱的首字母縮寫。年份：文件發布的年份，采用公元紀年，如“2023”。序號：按照文件發布的先后順序依次編號，從“001”開始。項目編號：對于業務文件中涉及具體項目的，采用項目編號進行區分，項目編號由項目負責人根據項目特點自行編制。部門代碼：人事文件中，根據公司部門設置，為各部門編制兩位代碼，如行政部為“01”，財務部為“02”等。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關部門或人員負責，起草人應根據工作需要和實際情況，確保文件內容準確、完整、清晰，符合公司的政策和法規要求。2.起草文件時，應使用公司統一的文件格式模板，包括文件標題、編號、正文、附件、落款等部分。文件標題應簡潔明了，準確反映文件的主題；正文應層次分明，邏輯嚴謹；附件應與正文相關且必要；落款應注明起草部門、起草人及日期。（二）審核1.文件起草完成后，應提交至相關部門負責人進行審核。審核人應認真審查文件內容，確保文件的準確性、完整性、合規性以及與公司整體戰略和政策的一致性。2.審核內容包括：內容審核：檢查文件內容是否符合實際工作需要，是否存在表述不清、邏輯矛盾、數據錯誤等問題。格式審核：核對文件格式是否符合公司統一要求，標題、編號、字體、字號、行距等是否規范。合規性審核：審查文件是否符合國家法律法規、公司規章制度以及行業標準等要求。3.審核人如發現文件存在問題，應及時與起草人溝通，提出修改意見，起草人應根據審核意見進行修改完善。修改后的文件應再次提交審核，直至審核通過。四、文件批準與發布（一）批準1.經過審核的文件，應提交至公司領導進行批準。公司領導根據文件的性質和重要程度，對文件進行審批。2.對于涉及公司重大決策、重要制度、關鍵業務等重要文件，需經公司高層領導集體審議批準。3.批準人應在文件審批頁簽署意見，并注明批準日期。如文件存在問題需要進一步修改，批準人應明確提出修改要求，起草人修改后重新提交審批。（二）發布1.文件批準后，由行政部門負責按照規定的方式進行發布。發布方式包括公司內部網站、郵件系統、公告欄、紙質文件等。2.對于需要全體員工知曉的重要文件，應通過公司內部網站、郵件系統等方式進行廣泛發布，并在公告欄張貼紙質文件，確保員工能夠及時獲取。3.對于只涉及部分部門或特定人員的文件，可通過郵件系統或紙質文件等方式直接發送至相關部門或人員。4.文件發布后，行政部門應及時記錄文件的發布時間、發布方式、發布范圍等信息，以便后續查詢和管理。五、文件傳遞與使用（一）傳遞1.文件傳遞應確保及時、準確、安全，避免文件在傳遞過程中出現延誤、丟失或損壞等情況。2.對于紙質文件，應通過專人送達、快遞郵寄等方式進行傳遞，并做好文件簽收記錄。簽收記錄應包括文件名稱、編號、傳遞日期、簽收人等信息。3.對于電子文件，應通過公司內部郵件系統、即時通訊工具等進行傳遞，并確保文件的完整性和可讀性。發送電子文件時，應在郵件主題中注明文件名稱和編號，郵件正文應簡要說明文件內容和用途。（二）使用1.員工應按照文件的規定和要求，正確使用文件。在使用文件過程中，應注意保護文件的完整性和保密性，不得擅自修改、刪除、復印、傳播文件內容。2.如需借閱文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人批準后，到行政部門辦理借閱手續。行政部門應登記借閱文件的相關信息，并跟蹤文件的歸還情況。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人或用于非工作目的。如因工作需要延長借閱期限，應提前向行政部門申請續借。4.文件使用完畢后，應及時歸還行政部門。歸還時，行政部門應檢查文件的完整性和保密性，如發現文件有損壞、丟失或泄露等情況，應及時追究借閱人的責任。六、文件保管與歸檔（一）保管1.公司各類文件應按照分類進行妥善保管，確保文件的安全和完整。2.行政部門應設立專門的文件檔案室，配備必要的文件保管設備，如文件柜、防火防潮設施、電子存儲設備等，以滿足文件保管的需要。3.對于紙質文件，應按照文件類別、年份、編號等順序進行排列存放，并建立相應的索引目錄，便于查找和使用。4.對于電子文件，應按照文件分類和編號進行存儲，建立電子文件數據庫，并定期進行備份，防止數據丟失。電子文件的存儲介質應妥善保管，避免損壞或丟失。（二）歸檔1.文件辦理完畢后，相關部門或人員應及時將文件整理歸檔，確保文件歸檔的及時性和完整性。2.歸檔文件應按照公司規定的文件分類和編號進行整理，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息。3.歸檔文件應一式兩份，一份由行政部門統一保管，另一份可根據需要由相關部門自行保管。對于重要文件或需長期保存的文件，應進行紙質和電子雙備份。4.行政部門應定期對歸檔文件進行檢查和清理，對于已過期或不再使用的文件，應按照公司規定的程序進行銷毀處理，確保文件檔案的有效性和安全性。七、文件修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業務的發展和內外部環境的變化，文件可能需要進行修訂。文件修訂由原起草部門或相關部門根據實際情況提出修訂建議。2.修訂建議應說明修訂的原因、內容及對相關工作的影響等。修訂建議經部門負責人審核后，提交至行政部門。3.行政部門對修訂建議進行匯總整理，組織相關人員進行審核和批準。審核和批準流程與文件起草、審核、批準流程相同。4.文件修訂后，行政部門應及時發布修訂后的文件，并通知相關部門和人員。同時，應做好修訂記錄，注明修訂日期、修訂內容、修訂人等信息。（二）廢止1.對于已不適用或失效的文件，應及時進行廢止處理。廢止文件由行政部門根據公司文件清理情況提出建議。2.廢止建議應說明廢止文件的名稱、編號、廢止原因等。廢止建議經公司領導批準后，行政部門負責發布廢止通知。3.廢止文件應從文件保管處撤出，并進行標識和記錄，防止誤使用。對于電子文件，應在電子文件數據庫中進行刪除或標記為廢止狀態。4.已廢止的文件如需查閱或參考，應按照公司檔案查閱規定辦理相關手續。八、文件保密管理（一）保密制度1.公司員工應嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，保守公司文件的機密信息。2.對于涉及公司商業秘密、技術秘密、財務數據、客戶信息等重要文件，應采取嚴格的保密措施，限制文件的知悉范圍。3.未經公司批準，任何人不得擅自將公司文件帶出公司或泄露給外部人員。（二）保密措施1.對紙質保密文件應存放在專門的保密文件柜中，并設置密碼鎖。保密文件的借閱和使用應嚴格按照規定的程序進行審批和登記。2.對于電子保密文件，應設置訪問權限和密碼保護，只有經過授權的人員才能訪問和使用。電子保密文件的傳輸應采用加密方式，確保數據傳輸的安全性。3.在文件處理過程中，如復印、打印、銷毀等環節，應注意對保密文件的保護，防止文件泄露。對于廢棄的保密文件，應按照公司規定的程序進行銷毀處理，確保文件信息不被泄露。（三）保密監督與檢查1.行政部門負責對公司文件保密制度的執行情況進行監督和檢查，定期或不定期對各部門的文件保密工作進行抽查。2.對于違反公司文件保密