綠化養護檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司綠化養護工作的規范化、科學化管理，全面、系統地記錄綠化養護工作的開展情況，確保綠化養護工作質量，保護公司的綠化成果，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有綠化養護區域的檔案管理工作，包括但不限于辦公區、生活區、公共綠化區域等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應如實反映綠化養護工作的實際情況，確保信息準確可靠。2.完整性原則：涵蓋綠化養護工作的各個環節，包括綠化規劃、日常養護、病蟲害防治、修剪整形、施肥澆水、設施維護等，保證檔案資料的全面性。3.規范性原則：檔案的整理、分類、編號、存儲等應遵循統一的標準和規范，便于查閱和管理。4.保密性原則：對涉及公司機密的綠化養護檔案信息，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案內容（一）綠化規劃檔案1.綠化區域布局圖：詳細標注公司內各個綠化區域的位置、面積、植物種類及分布情況。2.綠化規劃方案：包括綠化建設的目標、原則、總體設計思路、植物配置方案（植物品種選擇、數量、種植方式等）以及預期效果等內容。3.綠化規劃變更記錄：記錄綠化規劃在實施過程中因各種原因發生變更的情況，包括變更原因、變更內容、審批手續等。（二）植物檔案1.植物信息登記表：對每一種植物進行詳細登記，包括植物名稱、拉丁學名、科屬、原產地、生長習性、種植時間、種植位置、規格（高度、冠幅、胸徑等）、養護責任人等信息。2.植物養護記錄：記錄植物的日常養護情況，如澆水時間、澆水量、施肥時間、肥料種類及用量、修剪日期及內容、病蟲害防治情況（防治時間、病蟲害種類、防治方法、用藥名稱及用量等）。3.植物生長狀況監測記錄：定期對植物的生長狀況進行觀察和記錄，包括植物的健康狀況、生長勢、開花結果情況等，發現異常情況及時記錄并采取相應措施。（三）養護作業檔案1.日常養護工作計劃與總結：每月制定詳細的綠化養護工作計劃，明確工作任務、責任人、時間安排等，并在月底對當月養護工作進行總結，分析工作完成情況、存在問題及改進措施。2.養護作業記錄：記錄每日的養護作業內容，如澆水、施肥、修剪、除草、病蟲害防治等具體操作的時間、地點、操作人員、作業方法等細節。3.養護設備使用記錄：對綠化養護過程中使用的各類設備（如割草機、修剪工具、噴霧器等）進行使用登記，包括設備名稱、型號、使用時間、使用人員、維護保養情況等。（四）病蟲害防治檔案1.病蟲害監測記錄：定期對綠化區域進行病蟲害巡查監測，記錄發現的病蟲害種類、發病時間、發病部位、危害程度等情況。2.病蟲害防治方案：根據病蟲害監測結果制定相應的防治方案，包括防治目標、防治方法、用藥計劃（用藥名稱、用量、使用時間、使用方法等）、防治責任人等。3.防治效果評估記錄：在病蟲害防治工作結束后，對防治效果進行評估，記錄評估結果（如病蟲害發生率降低情況、植物受害程度減輕情況等）以及后續跟蹤措施。（五）施肥檔案1.土壤肥力檢測報告：定期對綠化區域土壤進行肥力檢測，記錄檢測結果（包括土壤酸堿度、氮磷鉀含量、有機質含量等）。2.施肥計劃：根據土壤肥力狀況和植物生長需求制定施肥計劃，明確施肥時間、肥料種類、施肥量、施肥方式等。3.施肥記錄：詳細記錄每次施肥的具體情況，如施肥時間、施肥地點、肥料名稱及用量、施肥人員等。（六）澆水檔案1.澆水計劃：根據植物生長習性、季節變化、天氣情況等制定澆水計劃，明確不同區域、不同植物的澆水頻率、澆水量等。2.澆水記錄：記錄每日澆水的具體區域、植物種類、澆水量、澆水時間、澆水人員等信息。3.灌溉設施維護記錄：對澆水灌溉設施（如噴頭、管道等）進行定期檢查和維護，記錄維護時間、維護內容、發現的問題及處理情況等。（七）修剪整形檔案1.修剪整形計劃：根據植物的生長特點和景觀需求制定修剪整形計劃，包括修剪時間、修剪對象、修剪內容（如疏枝、短截、造型等）、修剪標準等。2.修剪整形記錄：記錄每次修剪整形的具體情況，如修剪時間、修剪地點、修剪植物種類、修剪人員、修剪后的植物形態等。3.修剪廢棄物處理記錄：對修剪下來的植物廢棄物的處理方式（如清運、粉碎、堆肥等）、處理時間、處理地點等進行記錄。（八）綠化設施檔案1.綠化設施清單：詳細列出公司內各類綠化設施的名稱、型號、數量、安裝位置、購置時間、維護保養責任人等信息。2.設施維護記錄：記錄綠化設施的日常維護情況，包括維護時間、維護內容、維修更換的部件名稱及數量等。3.設施損壞及維修記錄：對綠化設施出現的損壞情況進行及時記錄，包括損壞時間、損壞部位、損壞原因、維修時間、維修費用等，同時記錄維修后的設施運行情況。（九）綠化養護費用檔案1.費用預算：每年制定綠化養護費用預算，明確各項費用支出的項目、金額及預算依據。2.費用支出記錄：詳細記錄每一筆綠化養護費用的支出情況，包括支出時間、支出項目、金額、支付對象等。3.費用核算與分析：定期對綠化養護費用進行核算，分析費用支出的合理性，與預算進行對比，找出差異原因并提出改進措施。（十）考核與評價檔案1.養護人員考核記錄：對綠化養護人員的工作表現進行定期考核，記錄考核時間、考核內容（包括工作任務完成情況、工作質量、工作態度等）、考核評分及考核結果反饋等信息。2.綠化養護工作評價記錄：定期對公司整體綠化養護工作進行評價，記錄評價時間、評價指標（如植物成活率、景觀效果、群眾滿意度等）、評價結果及改進建議等。三、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責公司設立專門的檔案管理部門（可與行政部門合并），負責綠化養護檔案的統一管理工作，其主要職責如下：1.制定和完善綠化養護檔案管理制度，并監督執行。2.負責綠化養護檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等工作。3.建立檔案查閱、借閱登記制度，為公司內部相關部門和人員提供檔案查閱服務，并做好記錄。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。5.負責檔案的安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，防止檔案損壞或丟失。6.按照公司規定的檔案保存期限，對到期檔案進行鑒定和銷毀處理。（二）綠化養護部門職責綠化養護部門負責本部門相關檔案資料的收集、整理和初步分類工作，并及時移交檔案管理部門。其具體職責如下：1.按照檔案管理制度的要求，認真填寫各類綠化養護工作記錄，保證記錄的真實、準確、完整。2.定期對本部門形成的檔案資料進行整理，將整理好的檔案資料按時移交檔案管理部門，并辦理交接手續。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供相關資料和信息。（三）相關人員職責1.綠化養護人員：負責做好本人所負責區域的綠化養護工作記錄，及時、準確地記錄各項養護作業情況，并對記錄的真實性負責。2.部門負責人：對本部門形成的檔案資料的完整性和準確性負責，督促本部門人員按照規定做好檔案的整理和移交工作。3.檔案查閱、借閱人員：嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自涂改、轉借、復印檔案資料，不得在檔案上批注無關內容，確保檔案的安全和完整。查閱、借閱結束后，應及時歸還檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應按照檔案管理制度的規定，及時將各自工作中形成的綠化養護檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.檔案收集應做到定期收集與不定期收集相結合，確保檔案資料的及時性和完整性。定期收集可根據實際情況每月或每季度進行一次，不定期收集主要針對臨時性、突發性事件產生的檔案資料。（二）整理要求1.檔案管理部門在接收檔案資料后，應按照檔案內容的分類要求進行整理。對每份檔案進行逐頁檢查，確保資料完整、清晰，無缺頁、破損、字跡模糊等情況。2.對紙質檔案進行分類裝訂，同一類別的檔案資料應按照時間順序或重要程度進行排列，并編制頁碼。對于電子檔案，應按照統一的命名規則進行命名和存儲，確保電子檔案與紙質檔案對應一致。3.在整理過程中，如發現檔案資料存在疑問或不完整的情況，應及時與相關部門或人員溝通核實，補充完善相關資料。五、檔案分類與編號（一）分類方法綠化養護檔案按照檔案內容分為綠化規劃檔案、植物檔案、養護作業檔案、病蟲害防治檔案、施肥檔案、澆水檔案、修剪整形檔案、綠化設施檔案、綠化養護費用檔案、考核與評價檔案等十大類，每大類下再根據具體內容細分若干小類。（二）編號規則1.檔案編號采用八位數字編碼，前兩位數字表示檔案類別代碼（具體類別代碼見附件），第三位、第四位數字表示年份，后四位數字表示該類檔案的順序號。2.例如，“1001”表示綠化規劃檔案中的綠化區域布局圖，“20230001”表示植物檔案中2023年登記的第一份植物信息登記表。六、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。檔案柜應貼上明顯的標識，注明檔案類別和存放范圍。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，建立電子檔案庫。按照檔案類別和編號建立文件夾結構，將電子檔案分類存儲在相應文件夾中。同時，對電子檔案進行備份，備份存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（二）保管要求1.檔案管理部門應保持檔案存儲環境的清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜范圍內，防止檔案因受潮、霉變、蟲蛀等原因損壞。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應措施進行處理。3.對涉及公司機密的綠化養護檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施進行嚴格保密，防止泄露。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱綠化養護檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續。2.檔案管理部門應根據申請表內容，為查閱人員提供相應的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上詳細記錄查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出指定區域。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、標注、撕毀檔案資料。（二）借閱規定1.因特殊原因需要借閱綠化養護檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字審批后方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請并說明理由，經批準后方可延期。3.借閱人員應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、傳播檔案內容。借閱期滿后，應按時歸還檔案，由檔案管理部門進行核對驗收。如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和業務水平，簽訂保密協議，明確保密責任。2.對涉及公司機密的綠化養護檔案，嚴格限定知悉范圍，嚴格控制查閱和借閱權限，防止無關人員接觸機密檔案。3.在檔案資料的傳輸、存儲過程中，采取加密、備份等安全措施，確保檔案信息的安全。（二）安全管理1.檔案管理部門應配備必要的安全設施設備，如防火器材、防潮設備、防蟲藥品、防盜裝置等，確保檔案存儲環境的安全。2.定期對檔案存儲場所進行安全檢查，消除安全隱患，防止發生火災、水災、盜竊等安全事故。3.制定檔案安全應急預案，明確在發生突發安全事件時的應急處理措施和責任分工，確保能夠及時、有效地保護檔案安全。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據公司檔案保管期限的規定，定期對綠化養護檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、確保安全的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、綠化養護部門負責人及相關專業人員組成。鑒定小組負責對檔案進行全面審