局公文收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本局公文收發(fā)管理工作，提高公文處理效率，確保公文傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和上級(jí)部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局機(jī)關(guān)各部門及下屬各單位的公文收發(fā)管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則。公文的收發(fā)、傳遞、處理應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公文處理的各項(xiàng)規(guī)定，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.及時(shí)高效原則。公文收發(fā)應(yīng)做到及時(shí)登記、傳遞、辦理，不得積壓延誤，確保公文處理的時(shí)效性。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文收發(fā)過程中的保密管理，防止公文丟失、泄密等事件發(fā)生。二、公文種類及定義（一）種類本局公文主要包括以下幾類：1.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2.報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。3.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。5.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。6.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。7.紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。（二）定義1.上行文：指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。2.下行文：指上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如通知、通報(bào)、批復(fù)等。3.平行文：指不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文，如函等。三、公文收發(fā)管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本局公文收發(fā)的日常管理工作，制定和完善公文收發(fā)管理制度。2.統(tǒng)一接收、登記、分發(fā)、傳遞、保管各類公文，確保公文流轉(zhuǎn)順暢。3.對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，提出擬辦意見，按程序呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。4.負(fù)責(zé)公文的催辦、查辦工作，及時(shí)掌握公文辦理進(jìn)度，確保公文按時(shí)辦結(jié)。5.做好公文的歸檔、整理和銷毀工作，妥善保管公文檔案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公文的起草、審核、印制和發(fā)送工作，確保公文質(zhì)量。2.及時(shí)簽收、處理辦公室分發(fā)的公文，按照要求認(rèn)真辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。3.配合辦公室做好公文收發(fā)管理的相關(guān)工作，遵守公文處理的各項(xiàng)規(guī)定。（三）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)重要公文的審批和簽發(fā)，對(duì)公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.及時(shí)閱批公文，做出明確的批示和處理意見，確保公文辦理工作順利進(jìn)行。四、公文收發(fā)流程（一）收文1.簽收辦公室指定專人負(fù)責(zé)公文簽收工作，對(duì)收到的公文進(jìn)行逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后在送文簿上簽字。對(duì)注明“親啟”的公文，由收件人本人簽收。2.登記簽收后的公文，應(yīng)及時(shí)在公文收發(fā)登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括公文的編號(hào)、來文機(jī)關(guān)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、日期、承辦部門等。電子公文應(yīng)在專門的電子公文管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確完整。3.初審辦公室對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文的文種、格式、內(nèi)容等是否符合要求。對(duì)不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正。4.擬辦根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，辦公室提出擬辦意見，明確公文的承辦部門、辦理要求和辦理時(shí)限等。擬辦意見應(yīng)準(zhǔn)確、具體、具有可操作性，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。5.批辦領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室呈送的擬辦意見進(jìn)行閱批，做出明確的批示和處理意見。領(lǐng)導(dǎo)批示應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，符合公文處理的有關(guān)規(guī)定，涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門。6.承辦承辦部門收到批辦后的公文，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和辦理要求，及時(shí)安排人員進(jìn)行辦理。承辦人員應(yīng)認(rèn)真閱讀公文，領(lǐng)會(huì)公文精神，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和時(shí)限辦理，確保公文辦理質(zhì)量。7.傳閱對(duì)于需要多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，辦公室應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)順序或公文內(nèi)容所涉及的部門順序進(jìn)行傳閱。傳閱過程中，應(yīng)使用公文傳閱單，記錄公文傳閱的時(shí)間、人員等信息，確保公文傳閱有序進(jìn)行。傳閱人員應(yīng)在公文傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍或延誤傳閱時(shí)間。8.催辦辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文承辦情況進(jìn)行催辦，定期檢查公文辦理進(jìn)度，及時(shí)掌握承辦部門的辦理情況。對(duì)超過辦理時(shí)限的公文，應(yīng)及時(shí)向承辦部門發(fā)出催辦通知，要求其說明原因，并加快辦理進(jìn)度。承辦部門應(yīng)將公文辦理結(jié)果及時(shí)反饋給辦公室，對(duì)于因特殊原因不能按時(shí)辦結(jié)的公文，應(yīng)向辦公室說明情況，并提出延期辦理的申請(qǐng)。9.辦結(jié)反饋承辦部門辦理完畢公文后，應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式反饋給辦公室。反饋內(nèi)容應(yīng)包括公文的處理情況、執(zhí)行情況、存在的問題及建議等，確保公文辦理結(jié)果清晰明了。辦公室對(duì)承辦部門反饋的辦理結(jié)果進(jìn)行審核，審核無誤后將公文及辦理結(jié)果歸檔保存。（二）發(fā)文1.擬稿各部門負(fù)責(zé)公文的擬稿工作，擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要和上級(jí)要求，認(rèn)真撰寫公文內(nèi)容，確保公文主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、語言規(guī)范。擬稿完成后，擬稿人應(yīng)在公文稿紙的相應(yīng)位置簽名，并注明擬稿日期。2.審核公文擬稿后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文的內(nèi)容是否符合政策法規(guī)和工作實(shí)際，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在公文稿紙的審核欄簽字，并注明審核日期。3.會(huì)簽涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在公文稿紙的會(huì)簽欄簽字。會(huì)簽完成后，由主辦部門將公文稿紙及相關(guān)材料一并送辦公室進(jìn)行核稿。4.核稿辦公室對(duì)送審的公文進(jìn)行核稿，重點(diǎn)審核公文的文種、格式、內(nèi)容、行文規(guī)則等是否符合規(guī)定，會(huì)簽意見是否落實(shí)等。核稿過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與擬稿部門溝通，要求其進(jìn)行修改完善。核稿通過后，辦公室負(fù)責(zé)人在公文稿紙的核稿欄簽字，并注明核稿日期。5.簽發(fā)經(jīng)辦公室核稿后的公文，按照本局公文簽發(fā)權(quán)限規(guī)定，呈送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名，并注明簽發(fā)日期。重要公文或涉及面廣、影響較大的公文，應(yīng)經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；一般性公文可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。6.編號(hào)公文簽發(fā)后，由辦公室負(fù)責(zé)編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保公文編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。公文編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在公文首頁的左上角。7.印制辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文稿紙，安排專人進(jìn)行印制。印制過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式要求進(jìn)行排版、印刷，確保公文印制質(zhì)量。印制完成后，應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行校對(duì)，校對(duì)無誤后在公文印刷清單上簽字。8.用印公文印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)用印。用印前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文內(nèi)容、份數(shù)、格式等是否與原稿一致，確認(rèn)無誤后方可用印。用印應(yīng)在公文落款處加蓋本局公章，印章應(yīng)端正、清晰，不得模糊不清或歪蓋。9.分發(fā)辦公室根據(jù)公文的發(fā)送范圍和份數(shù)，進(jìn)行公文分發(fā)。分發(fā)時(shí)，應(yīng)填寫公文發(fā)送清單，注明公文的編號(hào)、標(biāo)題、發(fā)送單位、份數(shù)等信息。公文分發(fā)可采用機(jī)要交換、專人送達(dá)、郵寄等方式進(jìn)行，確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)收件單位。10.歸檔公文辦理完畢后，辦公室應(yīng)及時(shí)將公文的原稿、正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔。歸檔應(yīng)按照本局檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保公文檔案的完整、準(zhǔn)確、安全。五、公文格式及排版要求（一）格式要求1.公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。2.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。3.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。11.附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。13.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁碼：公文頁數(shù)順序號(hào)。（二）排版要求1.公文用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。2.排版字體：標(biāo)題一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，正文一般用三號(hào)仿宋體字，如有小標(biāo)題，小標(biāo)題一般用三號(hào)黑體字，份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等一般用三號(hào)仿宋體字。3.行距：一般為固定值28磅。4.頁邊距：上、下、左、右頁邊距一般均為2.54cm。六、公文保密管理（一）保密措施1.嚴(yán)格控制公文的知悉范圍，按照規(guī)定的閱讀范圍和審批程序進(jìn)行傳閱、借閱，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。2.對(duì)涉密公文，應(yīng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，確保涉密公文的安全。3.公文傳遞過程中，應(yīng)通過機(jī)要交通、機(jī)要通信等符合保密要求的方式進(jìn)行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞涉密公文。4.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)或未采取保密措施的有線和無線通信中傳遞涉密公文。5.定期對(duì)公文保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，消除安全隱患。（二）保密責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門公文保密工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員學(xué)習(xí)公文保密規(guī)定，落實(shí)保密措施，確保公文安全。2.公文承辦人員在辦理公文過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公文內(nèi)容和辦理情況。3.對(duì)違反公文保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、公文歸檔與銷毀（一）歸檔1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文的原稿、正文、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料整理齊全，移交辦公室歸檔。2.辦公室應(yīng)按照本局檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔的公文進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保公文檔案的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.歸檔的公文應(yīng)