百度財務印章管理制度一、總則（一）目的為了加強百度公司財務印章的管理，規范印章的刻制、使用、保管等行為，防范財務風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于百度公司總部及所屬各分公司、子公司（以下統稱“公司”）。（三）基本原則1.合法性原則：財務印章的刻制、使用、保管等必須符合國家法律法規和公司內部規定。2.安全性原則：確保財務印章的安全，防止印章被盜用、冒用、濫用等情況發生。3.規范性原則：明確財務印章的管理流程和操作規范，做到有章可循、規范有序。（四）財務印章種類1.財務專用章：用于辦理公司財務結算、票據業務等相關財務事項。2.發票專用章：用于開具公司各類發票。3.法人章：用于法定代表人授權的相關財務事項。4.其他財務印章：根據公司財務管理需要刻制的其他印章。二、財務印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因公司業務發展需要刻制財務印章的，由使用部門提出書面申請，詳細說明刻制印章的名稱、用途、數量等信息。2.申請部門負責人對申請內容進行審核，并簽字確認。（二）審批流程1.申請部門將申請材料提交至財務部門，財務部門負責人對申請事項進行審核，審核通過后簽字。2.財務部門將申請材料報送至公司分管財務領導，分管財務領導審批同意后簽字。3.申請材料經分管財務領導審批通過后，由行政部門負責統一辦理印章刻制手續。（三）印章啟用1.行政部門刻制完成財務印章后，應及時通知財務部門領取。2.財務部門在領取印章時，應檢查印章的規格、樣式、材質等是否與申請一致，并在《財務印章刻制與啟用登記表》上簽字確認。3.財務印章啟用前，應在公司內部進行公示，明確印章的使用范圍、使用流程等相關信息。三、財務印章的使用（一）使用范圍1.財務專用章用于辦理公司財務結算、票據業務、資金收付等相關財務事項。2.發票專用章用于開具公司各類發票。3.法人章用于法定代表人授權的相關財務事項，如支票背書、合同簽訂等。4.其他財務印章根據其具體用途進行相應的使用。（二）使用流程1.填寫用印申請單：使用財務印章前，必須填寫《財務印章用印申請單》，詳細說明用印事項、用印金額、用印期限等信息。2.審批流程用印申請單經使用部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。財務部門負責人對用印事項進行審核，審核通過后簽字。涉及重大財務事項的用印申請，需報送至公司分管財務領導審批，分管財務領導審批同意后簽字。3.用印登記：經審批同意后，用印人到財務部門辦理用印手續，財務部門印章管理人員在《財務印章使用登記表》上進行登記，記錄用印時間、用印事項、用印人等信息，并在用印申請單上加蓋相應的財務印章。4.用印監督：用印過程中，印章管理人員應現場監督，確保印章使用符合規定，嚴禁他人代用印。5.用印完畢：用印完畢后，用印人應及時將用印申請單和相關文件資料交回財務部門，財務部門印章管理人員應檢查用印情況，確認無誤后將印章妥善保管。（三）特殊情況用印1.如遇緊急情況無法按正常流程審批用印的，使用部門應電話請示公司分管財務領導同意后，先在相關文件資料上加蓋印章，但事后必須及時補辦審批手續。2.對于異地辦理業務需要用印的，可通過傳真或掃描等方式將用印申請單及相關文件資料發送至公司總部財務部門，經審批同意后，由財務部門印章管理人員在異地用印，但事后必須及時將用印申請單原件及相關文件資料寄回公司總部存檔。四、財務印章的保管（一）保管人員職責1.財務印章實行專人保管制度，由財務部門指定專人負責財務印章的保管工作。2.保管人員應妥善保管財務印章，確保印章安全存放，防止印章被盜用、冒用、丟失等情況發生。3.保管人員不得擅自將財務印章轉借他人使用，不得在空白紙張、票據等上加蓋財務印章。4.保管人員應定期對財務印章進行檢查，如發現印章有損壞、磨損等情況，應及時報告財務部門負責人，并按規定進行更換。（二）保管方式1.財務印章應存放在保險柜或其他安全可靠的地方，并配備必要的安全防護設施。2.財務專用章、法人章應分別保管，嚴禁一人同時保管財務專用章和法人章。3.對于發票專用章，應根據實際使用情況進行合理安排保管，確保用印安全。（三）印章交接1.財務印章保管人員因工作調動、離職等原因需要進行印章交接的，應提前向財務部門負責人報告，并辦理印章交接手續。2.印章交接時，應由財務部門負責人、交接雙方共同在場，進行印章核對和清點，并在《財務印章交接登記表》上簽字確認。3.交接完畢后，原保管人員應將印章及相關文件資料移交給新的保管人員，并協助新保管人員熟悉印章使用和保管要求。五、財務印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司名稱變更、業務調整等原因，財務印章不再使用的。2.財務印章損壞、磨損嚴重，無法正常使用的。3.其他需要停用財務印章的情形。（二）停用手續1.財務印章保管人員在發現印章需要停用時，應及時報告財務部門負責人。2.財務部門負責人確認印章停用情況后，通知相關部門和人員停止使用該印章，并在公司內部進行公示。3.財務印章保管人員將停用的印章交回財務部門，由財務部門統一保管。（三）銷毀程序1.對于停用的財務印章，由財務部門提出銷毀申請，詳細說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息。2.申請部門負責人對銷毀申請內容進行審核，并簽字確認。3.財務部門將銷毀申請材料報送至公司分管財務領導，分管財務領導審批同意后簽字。4.經審批同意后，由行政部門負責組織實施印章銷毀工作，銷毀過程應進行現場監督，并在《財務印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀方式、監銷人等信息。5.銷毀完畢后，銷毀人員、監銷人員應在《財務印章銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔。六、監督檢查與責任追究（一）監督檢查1.公司審計部門應定期對財務印章的管理情況進行審計檢查，確保印章管理符合規定。2.財務部門應加強對財務印章使用情況的日常監督檢查，發現問題及時糾正。3.各部門應配合審計部門和財務部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）責任追究1.對于違反本制度規定，擅自刻制、使用、保管財務印章，導致公司利益受損的，將依法追究相關責任人的責任。2.因保管不善導致財務印章被盜用、冒用、丟失等情況發生的，保管人員應承擔相應的賠償責任，并視情節輕重給予紀律處分。3.對于在財務印章管理工作中存在違規行為，但未造成公司損失的，公司將視情節輕重給予相關責任人批評教育、警告等處分。七、附則（一）解釋權本制度由百度公司