幼兒園采購管理制度一、總則1.目的為規范幼兒園采購行為，加強采購管理，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于幼兒園內所有采購活動，包括但不限于教學設備、辦公用品、食品、日用品、維修材料等物資的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。效益性原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高資金使用效益。公開性原則：采購過程應公開透明，接受園內監督。公正性原則：對所有供應商一視同仁，公平對待，確保競爭的公平性。誠實信用原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責1.采購領導小組組成：由園長擔任組長，后勤主管、財務人員等相關人員為成員。職責負責審議采購計劃、采購預算和采購管理制度。對重大采購項目進行決策，包括采購方式的確定、供應商的選擇等。監督采購活動的執行情況，協調解決采購過程中的重大問題。2.采購執行部門組成：設立采購小組，成員包括后勤人員等，具體負責采購項目的實施。職責根據采購計劃和預算，制定具體的采購方案，包括采購流程、采購時間安排等。負責供應商的開發、篩選、評估和管理，建立供應商檔案。組織實施采購活動，包括發布采購信息、邀請供應商報價、談判、簽訂合同等。負責采購物資的驗收、入庫、結算等工作，確保采購物資符合要求。3.監督部門組成：由園內教職工代表組成監督小組。職責對采購活動進行全程監督，確保采購過程合法合規、公開公正。受理對采購活動的投訴和舉報，及時調查處理違規行為。三、采購計劃與預算1.采購計劃編制各部門應根據教學、保育、后勤等工作的實際需要，提前制定年度采購計劃，明確采購物資的名稱、規格、數量、預算金額等。采購計劃應經部門負責人審核后報采購執行部門匯總，采購執行部門根據匯總情況編制幼兒園年度采購計劃草案，提交采購領導小組審議。年度采購計劃應根據實際情況進行動態調整，如因教學內容變更、設施設備更新等原因需要調整采購計劃的，應及時辦理相關審批手續。2.采購預算編制采購執行部門應根據采購計劃編制采購預算，明確各項采購項目的預算金額。采購預算應經財務部門審核后報采購領導小組審議，確保采購預算合理、準確。采購預算一經批準，應嚴格執行，不得隨意突破。如因特殊情況需要調整采購預算的，應按照規定程序辦理審批手續。四、采購方式1.公開招標適用于采購金額較大、技術規格復雜、市場競爭充分的采購項目。通過公開招標，吸引眾多供應商參與投標，以獲得最優的采購價格和質量。2.邀請招標對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目，可以采用邀請招標方式。由采購執行部門向符合條件的供應商發出投標邀請書，邀請其參加投標。3.競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。通過與不少于三家的供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購執行部門向有關供應商發出詢價單，要求其在規定時間內報價，然后根據報價情況確定成交供應商。五、采購流程1.采購申請各部門根據工作需要填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、用途、預算金額等，并經部門負責人簽字確認。采購申請表應提交采購執行部門，采購執行部門對采購申請進行審核，審核內容包括采購申請的必要性、合理性、預算金額的準確性等。2.采購審批采購執行部門將審核通過的采購申請提交采購領導小組審批。采購領導小組根據采購金額和采購性質，按照規定的審批權限進行審批。對于重大采購項目，應提交園務委員會審議決定。3.采購實施采購執行部門根據批準的采購申請，按照確定的采購方式組織實施采購活動。發布采購信息：通過園內公告欄、網站、微信公眾號等渠道發布采購信息，包括采購項目名稱、規格要求、采購方式、報名時間、開標時間等，邀請供應商參與采購活動。供應商報名：符合條件的供應商應在規定時間內提交報名材料，包括營業執照副本、資質證書、業績證明、報價單等。資格審查：采購執行部門對報名供應商進行資格審查，確定符合要求的供應商名單。采購談判（招標、詢價等）：采購執行部門與通過資格審查的供應商進行采購談判（招標、詢價等），按照采購文件要求進行評標（評審），確定成交供應商。合同簽訂：采購執行部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等。4.驗收采購物資到貨后，采購執行部門應及時組織相關人員進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準對采購物資的數量、質量、規格等進行檢查。對于大型設備、復雜物資或重要物資，應邀請專業技術人員或第三方檢測機構進行驗收。驗收合格的物資應填寫驗收單，由驗收人員簽字確認；驗收不合格的物資，采購執行部門應及時與供應商聯系，要求其限期整改或退換貨。5.入庫驗收合格的物資應及時辦理入庫手續，由倉庫管理人員根據驗收單對物資進行清點、入庫，并填寫入庫單。倉庫管理人員應按照物資的類別、規格、型號等進行分類存放，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。6.付款采購物資經驗收合格、入庫后，財務部門應根據采購合同和驗收單、入庫單等憑證辦理付款手續。付款方式應按照采購合同約定執行，一般采用銀行轉賬方式支付。對于金額較小的采購項目，也可采用現金支付方式，但應嚴格履行審批手續。財務部門應定期對采購付款情況進行核對和統計，確保付款準確無誤。六、供應商管理1.供應商開發采購執行部門應通過多種渠道開發供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行調查和評估，了解其基本情況、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況。建立供應商信息庫，對開發的供應商信息進行登記和管理，包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、資質證書等。2.供應商篩選與評估采購執行部門定期對供應商進行篩選和評估，根據供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面的表現，對供應商進行分類管理。制定供應商評估標準和評估指標體系，如產品合格率、交貨準時率、價格合理性、售后服務響應時間等，定期對供應商進行評估打分。根據評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵和優先合作機會，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商考核建立供應商考核制度，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行考核。采購執行部門應及時收集和整理供應商的考核信息，如采購物資的驗收記錄、質量反饋、交貨延遲情況、售后服務投訴等，作為供應商考核的依據。根據考核結果，對供應商進行相應的獎懲，如增加或減少采購份額、調整價格、暫停合作等。4.供應商關系維護采購執行部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期召開供應商座談會，及時了解供應商的需求和意見，協調解決合作過程中出現的問題。對供應商提供的優質產品和服務給予及時的肯定和表揚，增強供應商的合作積極性和忠誠度。關注供應商的發展動態，如企業經營狀況、產品升級換代等，及時調整合作策略，確保雙方合作的穩定性和可持續性。七、采購風險管理1.風險識別采購執行部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質量不合格、法律法規變化等。建立采購風險預警機制，及時發現潛在的風險信號，如供應商頻繁出現交貨延遲、產品質量問題等，以便采取相應的措施進行防范和控制。2.風險評估對識別出的采購風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，確定風險等級，將風險分為高、中、低三個等級，以便采取不同的風險應對策略。3.風險應對對于高風險采購項目，應采取嚴格的風險控制措施，如增加供應商選擇范圍、簽訂詳細的合同條款、加強監督和驗收等。對于中等風險采購項目，應采取適當的風險防范措施，如定期對供應商進行評估、建立價格調整機制等。對于低風險采購項目，可采取一般的風險監控措施，如加強與供應商的溝通、關注市場動態等。4.風險監控采購執行部門應定期對采購風險進行監控，跟蹤風險應對措施的執行情況，及時發現新的風險因素或風險變化情況。根據風險監控結果，及時調整風險應對策略，確保采購風險始終處于可控狀態。八、采購檔案管理1.檔案內容采購活動中形成的各類文件和資料，包括采購申請表、采購計劃、采購預算、采購合同、采購文件、投標文件、報價單、驗收單、入庫單、付款憑證等，均應作為采購檔案進行管理。2.檔案整理采購執行部門應定期對采購檔案進行整理，按照采購項目的類別、時間順序等進行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和規范性。對檔案資料進行編號和編目，建立檔案索引，便于查詢和檢索。3.檔案保管設立專門的采購檔案保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火防潮設施等，確保檔案資料的安全保管。采購檔案應按照規定的保管期限進行保管，一般采購檔案的保管期限為[X]年，重要采購檔案的保管期限為[X]年。4.檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。檔