研究項(xiàng)目資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研究項(xiàng)目資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，促進(jìn)研究項(xiàng)目的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有研究項(xiàng)目資料的管理，包括項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等全過(guò)程產(chǎn)生的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等資料。（三）基本原則1.集中管理原則：研究項(xiàng)目資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的部門(mén)負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔和保管。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：資料管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料的格式、內(nèi)容和質(zhì)量符合要求。3.安全保密原則：嚴(yán)格保密研究項(xiàng)目資料，防止資料泄露、丟失或損壞，確保資料的安全性。4.方便利用原則：建立便捷的資料檢索和利用機(jī)制，提高資料的利用效率，為研究項(xiàng)目的決策、實(shí)施和總結(jié)提供支持。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司資料管理要求，及時(shí)提交項(xiàng)目各階段的資料，并對(duì)資料的真實(shí)性和有效性負(fù)責(zé)。3.配合資料管理部門(mén)進(jìn)行資料的審核、驗(yàn)收和移交工作。（二）資料管理部門(mén)1.制定和完善公司研究項(xiàng)目資料管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)研究項(xiàng)目資料的集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、歸檔和保管工作。3.建立資料管理臺(tái)賬，記錄資料的入庫(kù)、借閱、歸還等情況，定期對(duì)資料進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)。4.負(fù)責(zé)資料的數(shù)字化處理，建立電子資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資料的信息化管理。5.為公司內(nèi)部各部門(mén)提供資料查詢、借閱等服務(wù)，確保資料的合理利用。6.對(duì)違反資料管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理，情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）其他部門(mén)1.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好本部門(mén)相關(guān)資料的收集和整理工作，并及時(shí)移交資料管理部門(mén)。2.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向資料管理部門(mén)借閱資料，并按時(shí)歸還。三、資料收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目申報(bào)階段：包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算書(shū)、相關(guān)證明材料等。2.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：立項(xiàng)批復(fù)文件、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、合同協(xié)議等。3.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、采購(gòu)合同、設(shè)備清單、人員變動(dòng)情況等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明材料、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)明確資料收集的責(zé)任人，確保資料收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.資料收集應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性原則，確保資料內(nèi)容客觀、數(shù)據(jù)可靠、格式統(tǒng)一。3.對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料，應(yīng)及時(shí)收集整理，不得積壓或遺漏。4.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的資料，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行收集和管理。（三）收集流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目啟動(dòng)后，制定資料收集計(jì)劃，明確資料收集的內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.資料收集責(zé)任人按照收集計(jì)劃，及時(shí)收集相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)收集到的資料進(jìn)行審核，確保資料的質(zhì)量和完整性。審核通過(guò)后，將資料提交給資料管理部門(mén)。4.資料管理部門(mén)對(duì)接收的資料進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，要求其補(bǔ)充或修改。四、資料整理（一）整理原則1.遵循資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持資料的系統(tǒng)性和完整性。2.按照資料的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立清晰的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，確保資料的唯一性和可追溯性。（二）整理方法1.分類：根據(jù)資料的性質(zhì)和用途，將資料分為項(xiàng)目申報(bào)資料、立項(xiàng)資料、實(shí)施資料、驗(yàn)收資料等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：為每一份資料賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)資料的類別、年份和順序號(hào)等信息。例如，項(xiàng)目申報(bào)資料的編號(hào)格式為“SB[年份][順序號(hào)]”，立項(xiàng)資料的編號(hào)格式為“LX[年份][順序號(hào)]”等。3.編目：編制資料目錄，目錄應(yīng)包括資料編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。通過(guò)目錄可以快速了解資料的基本情況，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持資料的原有順序，不得隨意顛倒或遺漏。（三）整理流程1.資料管理部門(mén)接收項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交的資料后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類整理。2.在整理過(guò)程中，對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)、編目，并建立資料管理臺(tái)賬。3.整理完成后，將資料裝訂成冊(cè)，并在封面標(biāo)注資料名稱、編號(hào)、日期等信息。4.將整理好的資料移交至檔案庫(kù)進(jìn)行保管，并將資料的電子版本上傳至電子資料數(shù)據(jù)庫(kù)。五、資料歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的研究項(xiàng)目資料均應(yīng)進(jìn)行歸檔，包括紙質(zhì)資料和電子資料。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，符合檔案管理的要求。2.紙質(zhì)資料應(yīng)使用耐久性好的紙張，字跡清晰，圖表工整，簽字蓋章齊全。3.電子資料應(yīng)采用通用的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可移植性。同時(shí)，應(yīng)建立電子資料的備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.歸檔資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)注資料類別、年份、編號(hào)范圍等信息。（三）歸檔流程1.資料管理部門(mén)在資料整理完成后，填寫(xiě)檔案移交清單，將歸檔資料移交至檔案庫(kù)。2.檔案管理人員對(duì)接收的歸檔資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在檔案移交清單上簽字，并將資料存入檔案庫(kù)。3.檔案管理人員按照檔案管理的要求，對(duì)歸檔資料進(jìn)行上架排列，建立檔案檢索目錄，方便資料的查找和利用。六、資料保管（一）保管方式1.檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保資料的安全保管。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年份、編號(hào)順序排列存放。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止資料受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.研究項(xiàng)目資料的保管期限根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、重要程度和相關(guān)規(guī)定確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限為15年，適用于一般性的項(xiàng)目資料，如項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。3.中期保管期限為510年，適用于重要項(xiàng)目的部分資料，如項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。4.長(zhǎng)期保管期限為10年以上，適用于具有重要價(jià)值和歷史意義的項(xiàng)目資料，如項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告等。（三）保管期限調(diào)整1.資料保管期限屆滿后，由資料管理部門(mén)提出保管期限調(diào)整申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意后，資料管理部門(mén)按照規(guī)定程序?qū)Y料進(jìn)行處置，如銷毀、繼續(xù)保管等。3.對(duì)于需要繼續(xù)保管的資料，應(yīng)重新確定保管期限，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新。（四）資料清查1.資料管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)中的資料進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括資料的數(shù)量、完整性、保管狀況等，確保資料的賬實(shí)相符。3.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失資料、修復(fù)損壞資料等。4.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫(xiě)清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。七、資料借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可借閱研究項(xiàng)目資料。（二）借閱申請(qǐng)1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料管理部門(mén)。（三）借閱審批1.資料管理部門(mén)對(duì)《資料借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，根據(jù)資料的保管期限、重要程度等因素，確定是否批準(zhǔn)借閱。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的資料，以及保管期限較短、重要性較高的資料，借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核或?qū)徟ㄟ^(guò)后，資料管理部門(mén)在《資料借閱申請(qǐng)表》上簽字，并告知借閱人借閱的相關(guān)事宜。（四）借閱期限1.一般資料的借閱期限不得超過(guò)15個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密的資料，借閱期限按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，一般不得超過(guò)7個(gè)工作日。（五）借閱歸還1.借閱人應(yīng)按照約定的借閱期限歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料管理部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。2.借閱人歸還資料時(shí)，資料管理部門(mén)應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行檢查，確認(rèn)資料無(wú)損壞、缺失等情況后，在《資料借閱申請(qǐng)表》上簽字注銷。3.如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或缺失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償方式包括修復(fù)、購(gòu)買(mǎi)相同資料或按照資料的價(jià)值進(jìn)行賠償?shù)取０恕①Y料保密（一）保密范圍研究項(xiàng)目資料中涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等內(nèi)容的，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.資料管理部門(mén)應(yīng)建立健全保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)保密人員的培訓(xùn)和教育。2.對(duì)涉及保密的資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問(wèn)等措施，確保資料的安全性。3.借閱涉及保密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，借閱人應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾對(duì)資料的保密義務(wù)。4.在資料的使用過(guò)程中，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露保密資料，如需對(duì)外提供或公開(kāi)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。（三）保密監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)設(shè)立保密監(jiān)督機(jī)構(gòu)，定期對(duì)研究項(xiàng)目資料的保密情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的保密問(wèn)題進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。九、資料利用（一）利用方式1.為公司內(nèi)部各部門(mén)提供資料查詢、借閱等服務(wù)，支持項(xiàng)目的決策、實(shí)施和總結(jié)工作。2.根據(jù)公司發(fā)展需要，對(duì)研究項(xiàng)目資料進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)和研究，為公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)拓展等提供參考依據(jù)。3.在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，向外部單位或個(gè)人提供資料查閱、咨詢等服務(wù)，促進(jìn)公司與外部的交流與合作。（二）利用流程1.公司內(nèi)部各部門(mén)如需利用研究項(xiàng)目資料，應(yīng)填寫(xiě)《資料利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容等信息。2.《資料利用申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至資料管理部門(mén)。3.資料管理部門(mén)對(duì)《資料利用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，根據(jù)資料的性質(zhì)和利用目的，確定是否批準(zhǔn)利用。4.審核通過(guò)后，資料管理部門(mén)按照規(guī)定程序?yàn)槔萌颂峁┵Y料，并做好相關(guān)記錄。5.外部單位或個(gè)人如需利用研究項(xiàng)目資料，應(yīng)按照公司對(duì)外合作的相關(guān)規(guī)定，提交申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查閱、咨詢等活動(dòng)。十、資料銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的資料。2.因項(xiàng)目結(jié)束、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因不再需要的資料。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)為無(wú)效或錯(cuò)誤的資料。（二）銷毀審批1.資料管理部門(mén)提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方