空調外協維修管理制度一、總則1.目的為規范公司空調外協維修管理工作，確保空調設備的正常運行，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有空調設備的外協維修管理工作，包括但不限于辦公區域、生產車間、員工宿舍等場所的空調設備。3.職責分工行政部門負責空調設備維修需求的匯總與審核，統一對外聯系維修供應商。監督維修工作的實施過程，協調解決維修過程中出現的問題。對維修質量進行驗收，確保維修后的空調設備符合使用要求。使用部門負責及時發現并反饋空調設備的故障情況，配合行政部門做好維修相關工作。在維修過程中，協助維修人員進行設備檢查、故障確認等工作，提供必要的支持與便利。對維修后的空調設備進行日常使用和維護，如發現問題及時反饋。財務部門負責審核維修費用的預算與結算，確保維修費用的合理性與合規性。根據維修合同和實際維修情況，及時支付維修款項。二、維修需求的提出與審批1.故障發現與反饋使用部門員工在日常使用空調過程中，如發現設備出現故障，應及時填寫《空調維修申請表》，詳細描述故障現象、出現時間、所在位置等信息。將填寫好的申請表提交至本部門負責人，部門負責人對故障情況進行初步核實后，簽字確認并提交給行政部門。2.需求審核行政部門收到《空調維修申請表》后，安排專人對維修需求進行審核。審核內容包括故障描述的準確性、維修的必要性、是否超出設備正常使用壽命等。對于簡單故障，行政部門可直接安排維修；對于復雜故障或涉及較大維修費用的情況，行政部門應組織相關技術人員或專家進行評估，確定維修方案。3.審批流程經審核后的《空調維修申請表》，按照公司審批流程進行審批。維修費用在[X]元以下的，由行政部門負責人審批；維修費用在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的公司領導審批；維修費用超過[X]元的，需經總經理審批。審批通過后，行政部門方可安排空調的外協維修工作。三、維修供應商的選擇與管理1.供應商篩選標準具有合法經營資質，具備相關空調維修服務的專業資質證書。擁有一定數量的專業維修技術人員，技術人員具備豐富的空調維修經驗和良好的專業技能。服務質量良好，在行業內具有較好的口碑，無不良維修記錄。維修價格合理，能夠提供詳細的維修報價清單，在保證維修質量的前提下，價格具有競爭力。具備完善的售后服務體系，能夠及時響應維修需求，提供維修后的質保服務。2.供應商選擇程序行政部門通過多種渠道收集空調維修供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，篩選出符合基本資質要求的供應商名單。組織相關人員對初步篩選后的供應商進行實地考察，考察內容包括供應商的辦公場所、維修設備、技術人員情況、服務案例等。根據實地考察結果，結合供應商的報價、服務承諾等因素，綜合評估確定合作的維修供應商，并與其簽訂《空調維修服務合同》。3.供應商管理行政部門建立維修供應商檔案，記錄供應商的基本信息、服務內容、維修價格、服務質量評價等情況。定期對維修供應商進行服務質量評估，評估方式包括使用部門反饋、維修質量驗收情況、維修及時性等方面。對于服務質量不達標的供應商，行政部門應及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應終止合作關系，并重新選擇供應商。四、維修工作的實施1.維修通知下達行政部門根據審批通過的《空調維修申請表》，向選定的維修供應商下達維修通知。維修通知應明確維修設備的具體信息、故障情況、維修要求、維修時間等內容。2.維修人員安排維修供應商接到維修通知后，應根據維修任務的難易程度和緊急程度，安排專業的維修人員前往公司進行維修。維修人員應提前與行政部門或使用部門取得聯系，確定具體的維修時間和維修地點，確保維修工作順利進行。3.維修過程管理在維修過程中，維修人員應嚴格遵守公司的相關規定和安全操作規程，確保維修工作安全、有序進行。使用部門應安排專人協助維修人員進行設備檢查、故障確認等工作，為維修人員提供必要的支持與便利。行政部門應安排人員對維修工作進行監督，及時了解維修進度，協調解決維修過程中出現的問題。4.維修記錄與報告維修人員應詳細記錄維修過程中的故障原因、維修方法、更換的零部件等信息，并填寫《空調維修記錄單》。維修完成后，維修人員應向行政部門提交《空調維修報告》，報告內容包括維修情況總結、維修效果評估、維修費用明細等。五、維修質量驗收1.驗收標準維修后的空調設備應能夠正常運行，制冷或制熱效果達到設備正常使用標準。設備外觀應無明顯損壞，維修部位應安裝牢固，無滲漏等現象。維修所更換的零部件應符合質量要求，具有相應的質量證明文件。2.驗收流程維修工作完成后，維修人員應通知行政部門進行驗收。行政部門組織使用部門相關人員對維修后的空調設備進行現場驗收。驗收人員按照驗收標準對設備進行檢查，如發現問題，應及時要求維修供應商進行整改，直至驗收合格為止。3.驗收報告驗收合格后，行政部門填寫《空調維修驗收報告》，驗收人員簽字確認。《空調維修驗收報告》應包括維修設備信息、維修內容、驗收情況、驗收結論等內容。六、維修費用結算1.費用結算依據維修費用結算以《空調維修服務合同》為依據，按照合同約定的價格和結算方式進行結算。維修費用應根據實際維修情況進行核算，包括維修工時費、零部件更換費用等。2.費用結算流程維修供應商完成維修工作并通過驗收后，應向行政部門提交《空調維修費用結算清單》，清單內容應包括維修項目、維修費用明細、維修工時等信息。行政部門對維修費用結算清單進行審核，審核無誤后，提交財務部門進行費用結算。財務部門根據審核后的結算清單和維修合同，辦理維修費用支付手續。3.費用支付方式維修費用支付方式按照合同約定執行，一般采用銀行轉賬等方式進行支付。在支付維修費用前，財務部門應確保維修供應商提供的發票等相關票據符合財務規定。七、質保期管理1.質保期約定維修供應商應在維修合同中明確質保期的期限，質保期自維修驗收合格之日起計算。質保期一般不少于[X]個月，具體期限可根據維修內容和設備情況由雙方協商確定。2.質保期服務在質保期內，如維修后的空調設備出現因維修質量問題導致的故障，維修供應商應免費提供維修服務。維修供應商應在接到公司質保期維修通知后，及時安排維修人員前往公司進行維修，維修時間應符合合同約定。3.質保期驗收質保期維修完成后，行政部門組織使用部門相關人員對維修后的設備進行驗收，驗收標準與正常維修驗收標準相同。如質保期維修驗收合格，行政部門應在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，應要求維修供應商繼續整改，直至驗收合格為止。八、監督與考核1.監督機制行政部門負責對空調外協維修管理工作進行全程監督，確保維修工作按照本制度和相關合同要求執行。定期對維修供應商的服務質量進行檢查，檢查內容包括維修及時性、維修質量、售后服務等方面。接受使用部門和員工對空調外協維修工作的投訴和建議，及時處理并反饋處理結果。2.考核辦法建立維修供應商考核評價體系，對維修供應商的服務質量進行量化考核。考核指標包括維修及時性、維修質量、售后服務滿意度、維修費用合理性等方面。根據考核結果，對維修供應商進行相應的獎懲。對于服務質量優秀的供應商，給予優先合作、增加業務量等獎勵；對于服務質量不達標的供應商，給予警告、罰款、終止合作等處罰。3.內部考核對行政部門和使用部門在空調外協維修管理工作中的職責履行情況進行考核。考核內容包括維修