皮包公司存貨管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范皮包公司的存貨管理，確保存貨的安全、完整，提高存貨運營效率，降低存貨成本，保障公司財務信息的準確性和經(jīng)營活動的順利進行。2.適用范圍本制度適用于皮包公司總部及各分支機構的存貨管理活動，包括存貨的采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)出、盤點等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法性原則：存貨管理應符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。準確性原則：確保存貨數(shù)量、價值記錄準確無誤，財務數(shù)據(jù)與實物相符。效益性原則：在保證存貨正常供應的前提下，合理控制存貨水平，降低存貨成本，提高資金使用效率。安全性原則：采取有效措施保護存貨安全，防止存貨被盜、毀損、變質等情況發(fā)生。存貨采購管理1.采購計劃制定需求預測：各部門應根據(jù)年度經(jīng)營計劃、銷售訂單、生產(chǎn)計劃等，定期對存貨需求進行預測，并提交給采購部門。采購計劃編制：采購部門根據(jù)各部門提交的需求預測，結合存貨庫存狀況、市場供應情況等因素，編制存貨采購計劃。采購計劃應明確采購的存貨品種、數(shù)量、規(guī)格、采購時間等內容。計劃審批：采購計劃需經(jīng)相關部門負責人及公司領導審批后執(zhí)行。審批人員應重點審查采購計劃的合理性、必要性及與公司資金狀況的匹配性。2.供應商選擇與管理供應商篩選：采購部門應通過多種途徑收集供應商信息，建立供應商檔案，并對供應商進行篩選。篩選標準包括供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格、交貨期等方面。供應商評估：定期對供應商進行評估，評估內容包括產(chǎn)品質量、交貨情況、售后服務、價格變動等。根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。供應商合作協(xié)議簽訂：與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質量標準、售后服務等條款。3.采購訂單下達訂單生成：采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨日期、交貨地點等詳細信息。訂單審核：采購訂單下達前，需經(jīng)相關部門審核，確保訂單信息準確無誤，符合公司采購政策和流程要求。審核內容包括訂單金額、交貨期、付款方式等。訂單跟蹤：采購部門應及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持溝通，確保按時、按質、按量收貨。如遇訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應及時與供應商協(xié)商解決，并向公司領導匯報。存貨驗收管理1.驗收準備驗收人員安排：成立專門的驗收小組，成員包括采購部門、倉庫管理部門、質量檢驗部門等相關人員。明確各成員的職責和分工。驗收標準制定：根據(jù)采購合同及相關質量標準，制定存貨驗收標準。驗收標準應包括外觀、數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等方面的要求。驗收工具和場地準備：準備好必要的驗收工具，如量具、檢測設備等，并安排合適的驗收場地。2.驗收實施數(shù)量驗收：按照采購訂單及送貨單，對存貨的數(shù)量進行核對。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應及時與供應商溝通，查明原因并做好記錄。質量驗收：質量檢驗部門按照驗收標準對存貨的質量進行檢驗。對于需要進行抽檢的存貨，應按照規(guī)定的比例進行抽檢。如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時通知供應商，并按照合同約定進行處理。外觀及規(guī)格驗收：對存貨的外觀、規(guī)格進行檢查，確保與采購訂單及合同要求一致。如發(fā)現(xiàn)外觀損壞、規(guī)格不符等情況，應做好記錄，并與供應商協(xié)商解決。3.驗收結果處理合格處理：經(jīng)驗收合格的存貨，驗收小組應出具驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。不合格處理：對于驗收不合格的存貨，驗收小組應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。處理方式包括退貨、換貨、補貨等。如因質量問題給公司造成損失的，應按照合同約定追究供應商的責任。存貨入庫管理1.入庫通知單傳遞驗收合格后，驗收小組應及時填寫入庫通知單，并將其傳遞給倉庫管理部門。入庫通知單應注明存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、供應商等信息。2.倉庫入庫準備倉庫管理部門收到入庫通知單后，應根據(jù)存貨的性質、特點等，安排合適的存儲倉位，并做好入庫前的準備工作，如清理倉位、準備搬運工具等。3.存貨入庫倉庫管理人員按照入庫通知單的要求，對入庫存貨進行核對、清點，并辦理入庫手續(xù)。入庫時應確保存貨擺放整齊、標識清晰，便于后續(xù)管理和盤點。倉庫管理人員應及時在存貨管理系統(tǒng)中錄入入庫信息，包括存貨的入庫日期、入庫數(shù)量、入庫倉位等，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實物一致。存貨存儲管理1.倉位規(guī)劃與標識倉庫管理部門應根據(jù)存貨的類別、品種、規(guī)格、出入庫頻率等因素，對倉庫進行合理的倉位規(guī)劃。劃分不同的存儲區(qū)域，并設置明顯的標識牌，注明區(qū)域名稱、存貨類別等信息。對每個倉位進行編號，建立倉位臺賬，記錄倉位的存貨存放情況。倉位編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.存貨擺放與堆碼存貨應按照類別、品種、規(guī)格等進行分類擺放，遵循先進先出、后進后出的原則。不同規(guī)格、型號的存貨應分開存放，避免混淆。存貨堆碼應符合安全、整齊、便于盤點和搬運的要求。堆碼高度應根據(jù)存貨的性質、包裝形式等合理確定，防止存貨倒塌、損壞。3.倉儲環(huán)境控制根據(jù)存貨的存儲要求，控制倉庫的溫度、濕度、通風等環(huán)境條件。對于易受潮、易變質的存貨，應采取防潮、防蟲、防霉等措施。定期對倉庫進行清潔和消毒，保持倉庫內整潔衛(wèi)生，防止存貨受到污染。4.安全防護措施倉庫應配備必要的安全防護設備，如消防器材、防盜設施、防蟲鼠設施等，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。加強倉庫的安全管理，制定安全管理制度，禁止無關人員進入倉庫區(qū)域。倉庫管理人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，確保存貨安全。存貨發(fā)出管理1.領料申請與審批各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營等需要領用存貨時，應填寫領料申請表，注明領用存貨的品種、數(shù)量、用途等信息，并提交給部門負責人審批。部門負責人應根據(jù)工作需求和存貨庫存情況，對領料申請進行審核。如申請合理，應簽字批準；如申請不合理或庫存不足，應予以駁回并說明原因。2.領料單開具經(jīng)審批后的領料申請表傳遞給倉庫管理部門，倉庫管理人員根據(jù)領料申請表開具領料單。領料單應一式多聯(lián)，分別由領料部門、倉庫管理部門、財務部門等留存。領料單應注明存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、領用部門、領用日期等信息，并由雙方簽字確認。3.存貨發(fā)出倉庫管理人員根據(jù)領料單，對存貨進行發(fā)放。發(fā)放時應認真核對領料單與實物，確保發(fā)出的存貨品種、數(shù)量、規(guī)格等與領料單一致。存貨發(fā)出后，倉庫管理人員應及時在存貨管理系統(tǒng)中錄入發(fā)出信息，包括發(fā)出日期、發(fā)出數(shù)量、發(fā)出倉位等，同時更新存貨庫存臺賬，確保庫存數(shù)量準確。4.特殊情況處理如遇緊急情況需要領用存貨，無法及時辦理領料申請和審批手續(xù)時，領用部門可先口頭向倉庫管理部門申請領用，并在事后及時補辦相關手續(xù)。對于超限額領用存貨的情況，需經(jīng)公司領導特批后方可辦理。存貨盤點管理1.盤點計劃制定財務部門應定期組織存貨盤點工作，制定盤點計劃。盤點計劃應明確盤點的范圍、時間、方法、人員分工等內容。盤點范圍應涵蓋公司所有的存貨，包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、周轉材料等。盤點時間應根據(jù)公司業(yè)務特點和管理要求合理安排，一般每年至少進行一次全面盤點，平時可根據(jù)需要進行不定期抽盤。2.盤點準備工作成立盤點小組，成員包括財務部門、倉庫管理部門、采購部門、生產(chǎn)部門等相關人員。明確各成員的職責和分工。提前通知各部門做好盤點準備工作，包括清理存貨、整理賬目、核對實物等。同時，準備好必要的盤點工具，如盤點表、計算器、量具等。3.盤點實施盤點人員按照盤點計劃對存貨進行逐一清點，并如實填寫盤點表。盤點表應注明存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放地點等信息。在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應及時查明原因，并做好記錄。對于盤盈、盤虧的存貨，應詳細記錄其數(shù)量、價值及原因。4.盤點結果處理盤點結束后，盤點小組應編制盤點報告，匯總盤點情況，分析賬實不符的原因，并提出處理建議。對于盤盈的存貨，經(jīng)審批后沖減當期管理費用；對于盤虧的存貨，屬于正常損耗的部分，經(jīng)審批后計入當期管理費用；屬于人為原因造成的損失，由責任人承擔賠償責任；屬于自然災害等不可抗力因素造成的損失，經(jīng)審批后計入營業(yè)外支出。根據(jù)盤點結果，調整存貨賬目，確保賬實一致。同時，將盤點報告報送公司領導及相關部門，作為公司決策和管理的依據(jù)。存貨成本核算與控制1.成本核算方法采用合適的存貨成本核算方法，如先進先出法、加權平均法、個別計價法等。成本核算方法一經(jīng)確定，不得隨意變更。如需變更，應經(jīng)公司領導批準，并在財務報表附注中說明變更原因及對財務狀況和經(jīng)營成果的影響。準確記錄存貨采購成本、加工成本及其他相關成本，確保存貨成本核算的準確性。存貨采購成本包括購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用；加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造費用。2.成本控制措施加強存貨采購成本控制，通過與供應商談判、招標等方式，爭取優(yōu)惠的采購價格。同時，合理控制采購批量，降低采購成本。優(yōu)化生產(chǎn)流程，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本。加強對生產(chǎn)過程中原材料、人工、制造費用等的控制，嚴格按照成本預算執(zhí)行，確保成本支出合理。定期對存貨成本進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中的問題，并采取有效措施加以改進。通過成本分析，找出成本變動的原因，為公司決策提供參考依據(jù)。存貨信息管理1.存貨管理系統(tǒng)應用建立健全存貨管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對存貨采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)出、盤點等環(huán)節(jié)的信息化管理。存貨管理系統(tǒng)應與公司財務系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)等實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，確保信息的及時性、準確性和一致性。倉庫管理人員應熟練掌握存貨管理系統(tǒng)的操作，及時錄入和更新存貨相關信息，如存貨的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等。財務人員應定期從存貨管理系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)，進行賬務處理和財務分析。2.數(shù)據(jù)備份與安全定期對存貨管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。備份周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。加強對存貨管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關數(shù)據(jù)。同時，采取數(shù)據(jù)加密、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。監(jiān)督與考核1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門應定期對存貨管理情況進行審計監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、存貨賬目記錄的準確性、存貨實物的安全性等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。內部審計部門應定期向公司領導提交審計報告，匯報存貨管理審計情況。2.績效考核建立存貨管理績效考核制度，對采購部門、倉庫管理部門、財務