紙張代管倉庫管理制度一、總則（一）目的為加強公司紙張代管倉庫的管理，規范紙張的出入庫、存儲及盤點等流程，確保紙張的安全、完整和合理使用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及紙張代管倉庫管理的部門和人員。（三）職責分工1.倉庫管理人員負責紙張的出入庫操作，確保數量準確、手續齊全。對紙張進行妥善存儲，定期盤點，保證賬實相符。維護倉庫環境，做好防火、防潮、防蟲等工作。2.使用部門提前提交紙張使用申請，明確規格、數量等需求。按規定領用紙張，合理使用，杜絕浪費。配合倉庫管理人員進行盤點等工作。3.財務部門負責對紙張代管倉庫的賬務進行核算和監督。定期與倉庫管理人員核對賬目，確保財務數據準確。二、入庫管理（一）入庫流程1.到貨通知供應商發貨前，應提前通知倉庫管理人員預計到貨時間、紙張規格、數量等信息。2.驗收準備倉庫管理人員根據到貨通知，準備好相應的驗收工具和場地，安排好驗收人員。3.數量驗收貨物到達后，驗收人員首先核對送貨單與發票上的紙張規格、數量是否一致。按照送貨單逐一清點紙張數量，如發現數量不符，應及時與供應商溝通并記錄。4.質量驗收對紙張的質量進行檢查，查看有無破損、受潮、污漬等問題。對于質量不合格的紙張，填寫質量檢驗報告，注明不合格情況，及時通知采購部門與供應商協商處理。5.入庫登記驗收合格的紙張，倉庫管理人員填寫入庫單，詳細記錄紙張的名稱、規格、數量、入庫日期、供應商等信息。入庫單一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門，一聯交采購部門。（二）特殊情況處理1.緊急入庫因工作急需，未提前通知到貨的紙張，倉庫管理人員應先進行驗收和入庫操作，但需及時補辦相關手續。2.退貨入庫對于因質量問題或其他原因被退貨的紙張，倉庫管理人員應按照退貨流程進行處理，重新辦理入庫手續，并注明退貨原因。三、存儲管理（一）存儲區域劃分1.根據紙張的類別、規格、用途等進行分區存儲，設置明顯的標識牌。2.分為常用紙張區、特殊規格紙張區、待處理紙張區等。（二）存儲要求1.防潮倉庫應保持干燥通風，避免紙張受潮。對于易受潮的紙張，應存放在干燥的貨架上，必要時可使用防潮材料進行防護。2.防火配備必要的消防器材，嚴禁在倉庫內吸煙和使用明火。對易燃紙張應單獨存放，并采取相應的防火措施。3.防蟲定期檢查倉庫，防止蟲害滋生。如發現蟲害，應及時采取措施進行消殺。4.擺放整齊紙張應按照規定的方式擺放，做到整齊有序，便于查找和盤點。（三）庫存盤點1.盤點周期每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點方法采用實地盤點法，倉庫管理人員逐一清點庫存紙張的數量，并與庫存賬目進行核對。3.差異處理盤點過程中如發現賬實不符，應及時查明原因。屬于出入庫記錄錯誤的，應及時調整賬目；屬于其他原因造成的損失，應填寫盤點差異報告，報相關部門審批后進行處理。四、出庫管理（一）出庫流程1.申請審批使用部門根據工作需要，填寫紙張領用申請表，注明紙張名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審批后提交倉庫管理部門。2.審核發放倉庫管理人員對領用申請表進行審核，確認無誤后按照審批數量發放紙張。發放時填寫出庫單，詳細記錄領用部門、紙張名稱、規格、數量、出庫日期等信息。出庫單一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交領用部門，一聯交財務部門。3.簽字確認領用人員在出庫單上簽字確認，領取紙張。（二）限額領用1.根據各部門的工作性質和用量，設定紙張領用限額。2.領用數量超過限額時，需額外填寫申請說明，經上級領導批準后方可領用。（三）特殊情況領用1.緊急領用因突發情況急需紙張時，領用部門可先電話通知倉庫管理人員，事后及時補辦領用手續。2.超范圍領用如因工作需要領用非本部門限額范圍內的紙張，需經相關部門負責人協調并批準后，倉庫方可發放。五、庫存統計與報表（一）庫存統計倉庫管理人員應每日更新庫存臺賬，記錄紙張的出入庫情況，確保庫存數據的準確性和及時性。（二）報表報送1.每周向財務部門報送庫存周報，反映本周紙張的出入庫數量、庫存余額等情況。2.每月向公司管理層報送庫存月報，包括本月庫存動態分析、庫存周轉率等指標。六、安全管理（一）安全責任倉庫管理人員負責倉庫的日常安全管理工作，確保倉庫安全無事故。（二）安全措施1.門禁管理倉庫應設置門禁系統，限制無關人員進入。倉庫管理人員應妥善保管門禁鑰匙，不得隨意轉借他人。2.監控系統安裝監控設備，對倉庫進行24小時監控，確保倉庫內的物資安全。3.安全檢查定期對倉庫進行安全檢查，重點檢查消防器材、電器設備、門窗等是否完好，發現問題及時整改。七、人員培訓（一）培訓計劃定期組織倉庫管理人員和使用部門相關人員進行紙張代管倉庫管理知識培訓，提高業務水平和操作技能。（二）培訓內容1.管理制度學習紙張代管倉庫管理制度，明確各自的職責和工作流程。2.操作技能包括紙張的驗收、入庫、存儲、出庫等操作規范，以及庫存盤點方法等。3.安全知識倉庫安全管理規定、消防知識、應急處理等內容。八、獎懲制度（一）獎勵1.在紙張代管倉庫管理工作中表現突出，如庫存準確率高、節約紙張成效顯著等，給予相應的物質獎勵和精神表彰。2.提出合理化建議，對改進倉庫管理工作有明顯成效的，給予獎勵。（二）懲罰1.違反本管理制度，如擅自挪用紙張、未按規定辦理出入庫手續等，視情節輕重給予警告、罰款等處罰。2.因工作失誤導致紙張丟失、損壞或賬實不符，給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任，并根據情況給予紀律處分。九、附則（一）制度修訂本制