監理企業檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是指公司在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：根據檔案的形成領域、內容性質等進行分類，便于管理和查詢。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的服務。二、檔案管理職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作。3.建立檔案檢索系統，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案的開發利用工作，為公司領導決策、各部門工作提供檔案信息支持。7.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查，組織檔案管理培訓。（二）各部門1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.明確本部門兼職檔案員，負責本部門日常檔案的收集、整理、保管和定期向綜合管理部移交，確保檔案的完整和及時歸檔。3.配合綜合管理部做好檔案的利用工作，提供所需的檔案資料。4.遵守公司檔案管理制度，接受綜合管理部的指導和監督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業執照、公司章程、批復文件等。2.公司各項工作中形成的文件，包括但不限于項目監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理工作總結、工程變更文件、會議紀要、來往函件等。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協議、意向書等。4.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓記錄、考核材料、獎懲材料等。5.公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司的宣傳資料、榮譽證書、資質證書等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.收集的電子文件應格式規范、內容完整，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和紙質檔案的裝訂、排列、上架等操作。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如行政管理類、工程監理類、人事檔案類、財務檔案類等。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法組成案卷，如按時間順序、項目階段等。3.編號：為每個案卷編制唯一的編號，以便于管理和查詢。4.編目：對案卷進行編目，包括案卷題名、卷內文件目錄、備考表等，準確反映案卷內容。四、檔案的保管（一）庫房管理1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，溫濕度符合檔案保管要求。2.庫房內應配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲劑、防盜門窗等。3.檔案架應排列整齊，標識清晰，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，同一類別的檔案應集中存放。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，異地存放備份數據。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、營業執照、資質證書、重大合同協議、重要會議紀要等具有重要歷史價值和長遠利用價值的文件。3.長期保管的檔案一般為15年以上，主要包括工程監理項目的重要文件、公司中長期發展規劃等。4.短期保管的檔案一般為5年以下，主要包括一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（四）檔案檢查與維護1.綜合管理部定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，發現問題及時處理。2.對受損、霉變、褪色等檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.根據檔案保管期限和實際情況，定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規定的程序進行銷毀。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和安全性。2.堅持為公司工作服務的宗旨，積極主動地為公司領導決策、各部門工作提供檔案信息支持。3.對涉及公司機密的檔案，應嚴格按照保密規定進行利用，履行審批手續，不得泄露。（二）利用范圍1.公司內部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作關系需要查閱、借閱公司檔案，須經公司領導批準，并辦理相關手續。（三）利用手續1.公司內部員工查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的目的、內容和期限，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱或借閱手續。2.外部單位查閱、借閱檔案，須提交單位介紹信、查閱或借閱申請函，經公司領導批準后，由綜合管理部安排專人陪同查閱或借閱，并做好登記。3.查閱檔案一般應在綜合管理部檔案查閱室進行，如需借出檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。（四）利用登記對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱或借閱日期、查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內容、期限、歸還日期等，確保檔案利用過程可追溯。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，成員包括各部門負責人和檔案管理人員，負責對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，報公司領導批準。2.經批準后，由綜合管理部負責組織實施檔案銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等。3.檔案銷毀可采用焚毀、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。參與銷毀的人員應在銷毀記錄上簽字確認。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件應及時收集，并按照檔案分類要求進行整理。2.電子文件應采用通用格式存儲，確保其在不同系統和設備上的可讀性和兼容性。3.對電子文件進行命名和標注，建立清晰的文件目錄結構，便于查找和管理。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，定期進行數據備份。2.備份數據應異地存放，以防止數據丟失。3.定期對存儲設備進行檢查和維護，確保數據的安全和完整。（三）電子檔案的利用1.公司內部員工可通過公司內部網絡查詢和利用電子檔案，需遵守公司網絡安全規定。2.外部單位查閱電子檔案，應按照檔案利用手續辦理，經公司領導批準后，由綜合管理部提供相應的電子檔案，并進行必要的技術處理，確保數據安全。（四）電子檔案的安全管理1.建立電子檔案安全管理制度，加強對電子檔案的訪問控制和權限管理。2.采取有效的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件、數據加密等，防止電子檔案被非法入侵、篡改或泄露。3.對電子檔案管理人員進行定期培訓，提高其安全意識和技術水平。八、聲像檔案管理（一）聲像檔案的收集范圍1.公司各類會議、活動、工程建設等形成的照片、錄音、錄像等資料。2.公司對外宣傳、廣告制作、項目展示等過程中產生的聲像資料。3.其他具有保存價值的聲像資料。（二）聲像檔案的整理要求1.按照形成時間、主題、內容等進行分類整理。2.對照片應進行編號、標注說明，對錄音、錄像資料應制作文字記錄，并注明時間、地點、人物、內容等信息。3.將聲像資料存儲在合適的介質上，并建立相應的目錄索引，便于查詢和利用。（三）聲像檔案的保管與利用1