電子公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強本電子公司合同管理，規范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門在生產經營活動中所簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、技術合同、租賃合同、服務合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂必須遵守國家法律法規的規定，不得簽訂違法違規的合同。2.平等自愿原則：合同雙方在簽訂合同時應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.協商一致原則：合同條款應經雙方充分協商達成一致意見，確保合同內容明確、具體、合法、有效。4.維護公司利益原則：合同管理應始終以維護公司的合法權益為出發點和落腳點，確保公司在合同履行過程中獲得最大利益。二、合同管理部門及職責（一）法務部門1.負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規的規定進行把關。2.參與重大合同的談判和簽訂，提供法律意見和建議，防范法律風險。3.負責處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。4.定期對公司合同管理情況進行檢查和評估，提出改進意見和建議。（二）業務部門1.負責合同的起草、談判、簽訂等具體工作，確保合同內容符合業務需求和公司利益。2.負責合同的履行跟蹤，及時掌握合同履行情況，協調解決合同履行過程中出現的問題。3.負責合同變更、解除等事項的提出和辦理，按照規定程序進行審批。4.配合法務部門處理合同糾紛，提供相關證據和資料。（三）財務部門1.負責審核合同的財務條款，確保合同中的付款方式、結算期限等財務條款合理、合規。2.參與合同的付款審核，按照合同約定及時辦理付款手續。3.負責對合同執行情況進行財務分析，為公司決策提供財務數據支持。（四）行政部門1.負責合同的編號、歸檔、保管等工作，建立健全合同檔案管理制度。2.協助業務部門辦理合同簽訂過程中的相關手續，如蓋章、登記等。3.負責合同管理信息系統的維護和管理，確保合同信息的安全、準確和及時更新。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業務部門根據業務需求起草合同文本，合同文本應包括合同雙方的基本信息、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等主要條款。2.業務部門將起草好的合同文本提交給法務部門進行合法性審查，法務部門應在[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。3.業務部門根據法務部門的審查意見對合同文本進行修改完善，如雙方對審查意見存在異議，應及時溝通協商解決。4.合同文本修改完善后，業務部門將合同提交給相關領導進行審批，審批通過后，業務部門負責與合同對方進行談判，達成一致意見后簽訂合同。5.合同簽訂后，業務部門應將合同原件交行政部門進行編號、歸檔，并將合同副本分發給財務部門、法務部門等相關部門。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，應仔細審查合同對方的主體資格，包括營業執照、經營范圍、法定代表人身份證明等，確保對方具有簽訂合同的合法資格和履約能力。2.合同條款明確具體：合同條款應明確、具體、完整，避免使用模糊不清、容易引起歧義的語言，確保合同雙方的權利義務清晰明確。3.合同風險評估：在簽訂合同前，應對合同可能存在的風險進行評估，如市場風險、法律風險、信用風險等，并采取相應的風險防范措施。4.合同簽訂授權：簽訂合同的人員應具有公司法定代表人的授權委托書，明確授權范圍和期限，確保簽訂合同的行為合法有效。5.合同蓋章：合同簽訂后，應按照公司印章管理制度的規定進行蓋章，確保合同印章的使用規范、安全。四、合同的履行（一）履行原則1.全面履行原則：合同雙方應按照合同約定全面履行自己的義務，包括履行的主體、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式等。2.誠實信用原則：合同雙方在履行合同過程中應遵循誠實信用原則，相互協作、相互配合，及時履行通知、協助、保密等義務。（二）履行跟蹤1.業務部門負責合同的履行跟蹤，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時掌握合同履行進度和存在的問題。2.如發現合同履行過程中出現問題，業務部門應及時與合同對方溝通協商解決，并將相關情況及時報告給公司領導和相關部門。3.對于重大合同的履行情況，業務部門應定期向公司領導匯報，確保公司領導及時了解合同履行情況，做出正確決策。（三）變更與解除1.合同變更：合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同解除：合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，合同雙方應按照規定程序辦理合同解除手續。合同解除后，雙方應按照合同約定進行結算和清理，如因解除合同給對方造成損失的，應依法承擔賠償責任。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理：建立健全合同管理制度，規范合同簽訂、履行等行為，防范合同糾紛的發生。2.提高風險意識：加強對員工的法律知識培訓，提高員工的風險意識和法律素養，避免因員工的疏忽或不當行為導致合同糾紛。3.及時溝通協商：在合同履行過程中，如發現問題應及時與合同對方溝通協商解決，避免矛盾激化，引發合同糾紛。（二）糾紛處理流程1.糾紛發生后，業務部門應及時收集相關證據和資料，并將糾紛情況報告給公司領導和法務部門。2.法務部門對糾紛情況進行分析研究，制定糾紛處理方案，并代表公司與合同對方進行協商談判。3.如協商談判無法解決糾紛，法務部門應及時啟動法律程序，代表公司參與訴訟、仲裁等法律活動。4.在糾紛處理過程中，業務部門、財務部門等相關部門應積極配合法務部門，提供必要的支持和協助。（三）糾紛處理原則1.依法處理原則：合同糾紛的處理應嚴格遵守國家法律法規的規定，依法維護公司的合法權益。2.公平公正原則：在處理合同糾紛過程中，應遵循公平公正的原則，客觀、公正地對待雙方當事人的權利義務，確保糾紛得到妥善解決。3.及時處理原則：合同糾紛發生后，應及時采取措施進行處理，避免糾紛擴大化，給公司造成更大的損失。六、合同檔案管理（一）檔案建立1.行政部門負責合同檔案的建立和管理，對每份合同都應建立獨立的檔案，檔案內容應包括合同文本、審批文件、往來信函、履行記錄、糾紛處理文件等相關資料。2.合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案資料的完整、準確和安全。（二）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案資料的安全。2.電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。紙質檔案應按照檔案管理規定進行裝訂、編號、上架，便于查閱和管理。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到行政部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在行政部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出指定地點。查閱人員應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.因工作需要復印合同檔案的，應經行政部門負責人同意，并按照規定進行登記。復印的合同檔案應與原件核對無誤，并加蓋行政部門印章。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，行政部門應按照檔案管理規定對檔案進行清理和銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫《合同檔案銷毀申請表》，經公司領導審批后，由行政部門會同法務部門等相關部門共同進行銷毀。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保檔案銷毀徹底、安全。銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對合同管理情況進行監督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、檔案管理等方面。2.監督檢查可采取自查、互查、專項檢查等方式進行，對檢查中發現的問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立合同管理考核評價制度，對各部門和相關人員的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的規范性、履行的及時性、糾紛處理的效果、檔案管理的完整性等方面