直銷會議報備管理制度一、總則（一）目的為加強公司直銷會議的規范管理，確保會議活動的順利開展，有效防范會議過程中可能出現的各類風險，保障公司及參會人員的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類直銷會議，包括但不限于產品推廣會、業務研討會、招商會等，涉及公司內部員工、經銷商、合作伙伴及潛在客戶等相關人員參加的會議活動。（三）基本原則1.合法性原則：直銷會議的組織與開展必須嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保會議活動合法合規。2.真實性原則：會議報備信息應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報或漏報重要事項。3.及時性原則：會議主辦部門或相關責任人應按照規定的時間和流程及時進行會議報備，不得延誤。4.保密性原則：對于會議涉及的公司商業機密、客戶信息等應嚴格保密，防止信息泄露。二、會議報備職責分工（一）會議主辦部門1.負責會議的策劃、組織和實施，明確會議主題、時間、地點、議程、參會人員等具體內容。2.按照本制度要求，在會議召開前[X]個工作日內填寫《直銷會議報備申請表》（以下簡稱“申請表”），提交至公司相關審批部門。3.負責落實會議報備后的各項準備工作，確保會議順利進行，并對會議過程中的各項活動負責。（二）公司審批部門1.行政部門負責對會議的時間、地點、場地安排等行政事務進行審核，確保符合公司相關規定及場地使用要求。協助會議主辦部門做好會議期間的后勤保障工作，如餐飲、住宿、交通等安排。2.財務部門負責對會議預算進行審核，確保費用支出合理、合規，并對會議費用的報銷進行監督和管理。根據會議實際支出情況，及時進行賬務處理，確保財務數據準確無誤。3.法務部門負責對會議涉及的相關合同、協議、宣傳資料等法律文件進行審核，確保其合法合規，避免法律風險。為會議活動提供法律咨詢和指導，解答會議過程中涉及的法律問題。4.業務管理部門根據會議性質和業務內容，對會議的主題、議程、推廣產品或業務等進行審核，確保與公司業務發展方向一致，符合公司業務管理要求。對參會人員的資格和業務能力進行審查，確保參會人員具備相應的業務水平和資質，能夠有效參與會議活動。（三）公司高層領導根據會議的重要性和涉及范圍，對會議報備申請進行最終審批。對于重大會議或涉及公司戰略決策等重要事項的會議，需經公司高層領導集體研究決定。三、會議報備流程（一）會議策劃階段會議主辦部門在確定會議主題、時間、地點、議程、參會人員等基本信息后，填寫《直銷會議報備申請表》，詳細說明會議的各項安排及預期效果。申請表應包括以下內容：1.會議基本信息會議名稱、會議類型（如產品推廣會、業務研討會、招商會等）。會議時間（具體年月日及時間段）、會議地點（詳細地址）。2.參會人員信息預計參會人數，包括公司內部員工、經銷商、合作伙伴、潛在客戶等各類人員的大致數量。參會人員的來源地、行業背景、職位等相關信息（如有需要）。3.會議議程安排會議的詳細議程，包括各環節的時間安排、主題內容、演講嘉賓或主持人等信息。如有產品展示、業務演示等環節，需說明具體方式和內容。4.會議預算會議費用預算明細，包括場地租賃、設備租賃、餐飲住宿、交通接送、宣傳資料制作、嘉賓酬金、禮品獎品等各項費用的預計金額。費用預算的計算依據和合理性說明。5.會議預期效果會議期望達成的目標，如產品銷售目標、業務拓展目標、品牌推廣效果等。對公司業務發展的影響和推動作用。（二）部門審核階段1.會議主辦部門將填寫完整的《直銷會議報備申請表》提交至行政部門。行政部門在收到申請表后的[X]個工作日內，對會議的時間、地點、場地安排等行政事務進行審核。審核內容包括：會議時間是否與公司其他重要活動或工作安排沖突。會議地點是否符合公司規定及場地使用要求，是否具備相應的設施和安全保障條件。場地租賃費用是否合理，是否符合公司預算控制標準。如涉及外部場地租賃，是否簽訂了合法有效的租賃合同。2.行政部門審核通過后，將申請表流轉至財務部門。財務部門在[X]個工作日內對會議預算進行審核。審核內容包括：各項費用支出是否合理、合規，是否符合公司財務管理制度和預算控制要求。費用預算的計算依據是否充分，是否存在虛報、高估費用的情況。會議費用的報銷流程和審批權限是否明確。3.財務部門審核通過后，將申請表流轉至法務部門。法務部門在[X]個工作日內對會議涉及的相關合同、協議、宣傳資料等法律文件進行審核。審核內容包括：合同、協議的條款是否合法合規，是否明確雙方的權利義務，是否存在法律風險。宣傳資料的內容是否真實、準確、合法，是否符合廣告法及相關法律法規的要求。會議活動是否可能涉及知識產權糾紛、商業秘密保護等法律問題，以及相應的防范措施是否到位。4.法務部門審核通過后，將申請表流轉至業務管理部門。業務管理部門在[X]個工作日內對會議的主題、議程、推廣產品或業務等進行審核。審核內容包括：會議主題和議程是否與公司業務發展方向一致，是否能夠有效推動公司業務目標的實現。推廣產品或業務是否符合公司產品策略和市場定位，是否存在夸大宣傳或虛假承諾的情況。參會人員的資格和業務能力是否符合會議要求，是否能夠保證會議的質量和效果。（三）高層審批階段經各部門審核通過后的《直銷會議報備申請表》，提交至公司高層領導進行最終審批。公司高層領導根據會議的重要性、涉及范圍及潛在影響等因素，在[X]個工作日內做出審批決定。對于重大會議或涉及公司戰略決策等重要事項的會議，需經公司高層領導集體研究決定。（四）報備確認階段會議主辦部門在收到公司高層領導的審批意見后，如審批通過，應及時與各相關部門溝通協調，落實會議報備后的各項準備工作。同時，將審批通過的《直銷會議報備申請表》復印留存，并按照規定的格式和內容，將會議報備信息錄入公司會議管理系統，完成會議報備流程。如審批不通過，會議主辦部門應根據審批意見，對會議方案進行修改和完善，重新提交報備申請，直至獲得批準。四、會議實施管理（一）會議準備工作1.會議主辦部門應按照會議報備確定的時間、地點、議程等要求，認真做好會議的各項準備工作。包括但不限于場地布置、設備調試、資料準備、人員通知、餐飲住宿安排等。2.會議資料應包括會議議程、會議手冊、產品資料、業務資料、宣傳資料等，確保資料內容準確、完整、清晰，符合公司宣傳和業務推廣要求。3.會議主辦部門應提前對參會人員進行通知，明確會議的時間、地點、議程等信息，并提醒參會人員做好相關準備工作。對于重要嘉賓或關鍵參會人員，應安排專人進行溝通和對接。（二）會議現場管理1.會議主辦部門應安排專人負責會議現場的組織和管理工作，確保會議秩序井然，各項活動順利進行。2.會議期間，應嚴格遵守會議議程安排，不得隨意更改會議內容和時間。如需調整，應提前征得會議主辦部門負責人及相關領導的同意，并及時通知參會人員。3.會議過程中，應做好會議記錄，包括會議內容、討論要點、決策結果等，確保記錄準確、完整。會議結束后，會議記錄應及時整理歸檔，作為公司決策和業務開展的重要依據。4.加強會議現場的安全管理，確保參會人員的人身安全和財產安全。如會議場地涉及人員密集場所或存在安全風險的區域，應提前制定安全應急預案，并配備必要的安全設施和人員。（三）會議后續工作1.會議結束后，會議主辦部門應及時對會議效果進行評估和總結。評估內容包括會議目標的達成情況、參會人員的反饋意見、會議組織和管理工作的成效等。通過評估總結，分析存在的問題和不足，提出改進措施和建議，為今后的會議活動提供參考。2.會議主辦部門應按照公司財務管理制度的要求，及時辦理會議費用的報銷手續。報銷憑證應真實、合法、有效，符合公司財務審批流程。財務部門應加強對會議費用報銷的審核和監督，確保費用支出合理、合規。3.對于會議過程中收集到的客戶信息、業務合作意向等資料，會議主辦部門應及時進行整理和分類，移交至公司相關業務部門進行跟進和處理。業務部門應根據客戶需求和公司業務發展戰略，積極開展后續的業務洽談和合作工作，確保會議成果得到有效轉化。五、會議報備信息變更管理（一）變更情形在會議召開前，如因特殊原因需要對會議報備信息進行變更的，應及時向公司相關審批部門提交變更申請。變更情形包括但不限于：1.會議時間、地點的變更。2.參會人員范圍、數量的調整。3.會議議程、內容的修改。4.會議預算的變動。（二）變更流程1.會議主辦部門填寫《直銷會議報備信息變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對會議的影響。2.將變更申請表提交至原審批流程中的各相關部門進行審核。各部門按照本制度規定的審核內容和流程，對變更申請進行審核，并在[X]個工作日內提出審核意見。3.經各部門審核通過后的變更申請表，提交至公司高層領導進行最終審批。公司高層領導根據變更的具體情況，在[X]個工作日內做出審批決定。4.會議主辦部門在收到公司高層領導的審批意見后，如審批通過，應及時按照變更后的信息對會議進行調整和安排，并將變更情況及時通知參會人員。同時，將審批通過的變更申請表復印留存，并更新公司會議管理系統中的相關信息。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司行政部門負責對直銷會議報備制度的執行情況進行定期檢查和不定期抽查。檢查內容包括會議報備流程的執行情況、會議組織和管理工作的落實情況、會議費用的使用情況等。2.公司財務部門負責對會議費用的支出情況進行監督和審計，確保費用支出合理、合規，不存在虛報、冒領等違規行為。3.公司法務部門負責對會議涉及的法律事務進行監督和檢查，確保會議活動合法合規，不存在法律風險。（二）違規處理1.對于違反本制度規定，未按照要求進行會議報備或擅自變更會議報備信息的，視情節輕重，對會議主辦部門負責人及相關責任人給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.對于在會議組織和管理過程中存在違規行為，如違反會議議程、泄露公司商業機密、侵犯參會人員合法權益等，給公司造成損失的，除責令相關責任人承擔相應的經濟賠償責任外，還將根據公司員工獎懲制度給予嚴肅處理，