社保往來(lái)掛賬管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司社保往來(lái)掛賬的管理，規(guī)范社保費(fèi)用的核算與結(jié)算流程，確保公司社保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確處理，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司本部及所屬各分支機(jī)構(gòu)社保往來(lái)掛賬業(yè)務(wù)的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：社保費(fèi)用的核算與記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.及時(shí)性原則：社保業(yè)務(wù)應(yīng)及時(shí)處理，按時(shí)繳納社保費(fèi)用，避免因延誤產(chǎn)生滯納金等額外費(fèi)用。3.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家及地方有關(guān)社保政策法規(guī)，依法依規(guī)辦理社保業(yè)務(wù)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在社保往來(lái)掛賬管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)員工社保信息的收集、錄入與維護(hù)，確保員工社保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.根據(jù)國(guó)家及地方社保政策法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定社保繳納方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.每月定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)社保費(fèi)用數(shù)據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決差異問題。4.負(fù)責(zé)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，辦理社保增減員、繳費(fèi)基數(shù)調(diào)整等業(yè)務(wù)。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)社保費(fèi)用的核算與賬務(wù)處理，按照規(guī)定設(shè)置社保往來(lái)掛賬科目，準(zhǔn)確記錄社保費(fèi)用的收支情況。2.根據(jù)人力資源部門提供的社保數(shù)據(jù)，及時(shí)足額繳納社保費(fèi)用，并確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.定期對(duì)社保往來(lái)掛賬進(jìn)行清理和核對(duì)，編制社保費(fèi)用報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。4.負(fù)責(zé)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，核對(duì)往來(lái)賬目，確保公司與社保機(jī)構(gòu)之間的資金往來(lái)清晰準(zhǔn)確。（三）其他部門各部門負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門做好本部門員工社保信息的收集與核對(duì)工作，確保員工入職、離職等信息及時(shí)準(zhǔn)確傳遞給人力資源部門，以便及時(shí)辦理社保相關(guān)業(yè)務(wù)。三、社保往來(lái)掛賬核算（一）核算內(nèi)容1.公司應(yīng)繳納的各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，包括養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)。2.員工個(gè)人應(yīng)繳納的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，由公司代扣代繳。3.因社保政策調(diào)整、員工信息變更等原因產(chǎn)生的社保補(bǔ)繳、退費(fèi)等款項(xiàng)。（二）核算方法1.社保費(fèi)用按照國(guó)家及地方規(guī)定的繳費(fèi)基數(shù)和費(fèi)率進(jìn)行計(jì)算。繳費(fèi)基數(shù)根據(jù)員工上一年度月平均工資確定，若新入職員工則按照首月工資確定繳費(fèi)基數(shù)。費(fèi)率按照當(dāng)?shù)厣绫＝?jīng)辦機(jī)構(gòu)規(guī)定執(zhí)行。2.公司繳納的社保費(fèi)用計(jì)入“管理費(fèi)用——社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)”等相關(guān)成本費(fèi)用科目；員工個(gè)人繳納的社保費(fèi)用從員工工資中代扣，計(jì)入“其他應(yīng)付款——社保個(gè)人部分”科目。3.社保補(bǔ)繳款項(xiàng)按照應(yīng)補(bǔ)繳的險(xiǎn)種、金額分別計(jì)入相應(yīng)的成本費(fèi)用科目；社保退款項(xiàng)沖減相應(yīng)的成本費(fèi)用科目。（三）賬務(wù)處理流程1.每月初，人力資源部門根據(jù)上月員工考勤及工資核算情況，計(jì)算出每位員工應(yīng)繳納的社保費(fèi)用明細(xì)，并將數(shù)據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門收到人力資源部門提供的數(shù)據(jù)后，進(jìn)行審核確認(rèn)，無(wú)誤后按照上述核算方法進(jìn)行賬務(wù)處理。3.財(cái)務(wù)部門在繳納社保費(fèi)用時(shí)，根據(jù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供的繳費(fèi)明細(xì)，核對(duì)無(wú)誤后通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付社保費(fèi)用，并在賬務(wù)系統(tǒng)中記錄支付憑證。4.對(duì)于社保補(bǔ)繳、退費(fèi)等特殊業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的通知及相關(guān)文件，進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。四、社保往來(lái)掛賬管理流程（一）社保增減員管理1.員工入職時(shí)，人力資源部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)為新員工辦理社保增員手續(xù)。需填寫《社保增員申請(qǐng)表》，提供新員工身份證復(fù)印件、勞動(dòng)合同等相關(guān)資料，并確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.將《社保增員申請(qǐng)表》及相關(guān)資料提交給社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核，審核通過后，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)生成新員工社保編號(hào)，并確定繳費(fèi)基數(shù)和起始繳費(fèi)時(shí)間。3.人力資源部門將社保增員信息及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門根據(jù)增員信息調(diào)整社保費(fèi)用核算數(shù)據(jù)。4.員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)為員工辦理社保減員手續(xù)。填寫《社保減員申請(qǐng)表》，注明減員原因及減員時(shí)間，并提交給社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核。5.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，辦理減員手續(xù)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)減員信息調(diào)整社保費(fèi)用核算數(shù)據(jù)，停止代扣代繳該員工的社保費(fèi)用。（二）社保繳費(fèi)基數(shù)調(diào)整1.根據(jù)國(guó)家及地方社保政策規(guī)定，每年社保繳費(fèi)基數(shù)會(huì)進(jìn)行調(diào)整。人力資源部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集員工上一年度月平均工資數(shù)據(jù)，計(jì)算出每位員工的新繳費(fèi)基數(shù)。2.填寫《社保繳費(fèi)基數(shù)調(diào)整申請(qǐng)表》，附上員工工資明細(xì)等相關(guān)資料，提交給社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核。3.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，按照新的繳費(fèi)基數(shù)計(jì)算社保費(fèi)用。人力資源部門將調(diào)整后的繳費(fèi)基數(shù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此調(diào)整社保費(fèi)用核算數(shù)據(jù)，并按照新的金額繳納社保費(fèi)用。（三）社保費(fèi)用繳納1.每月[具體日期]前，財(cái)務(wù)部門根據(jù)人力資源部門提供的社保費(fèi)用明細(xì)，核對(duì)無(wú)誤后準(zhǔn)備好足額的社保費(fèi)用資金。2.通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式將社保費(fèi)用繳納至社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)指定的賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明公司名稱、社保所屬期等信息。3.繳納社保費(fèi)用后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)獲取社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出具的繳費(fèi)憑證，并進(jìn)行妥善保管。同時(shí)，在賬務(wù)系統(tǒng)中記錄社保費(fèi)用繳納情況，更新社保往來(lái)掛賬信息。（四）社保補(bǔ)繳與退費(fèi)管理1.社保補(bǔ)繳若因社保政策調(diào)整、員工信息變更等原因需要補(bǔ)繳社保費(fèi)用，人力資源部門應(yīng)及時(shí)核實(shí)情況，確定補(bǔ)繳金額和補(bǔ)繳月份。填寫《社保補(bǔ)繳申請(qǐng)表》，附上相關(guān)證明材料，提交給社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，出具補(bǔ)繳通知單。財(cái)務(wù)部門根據(jù)補(bǔ)繳通知單金額，進(jìn)行賬務(wù)處理，并及時(shí)繳納補(bǔ)繳費(fèi)用。2.社保退費(fèi)當(dāng)出現(xiàn)員工重復(fù)參保、社保多繳等情況需要辦理社保退費(fèi)的，人力資源部門應(yīng)收集相關(guān)資料，填寫《社保退費(fèi)申請(qǐng)表》，提交給社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核通過后，按照規(guī)定流程辦理退費(fèi)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門收到社保退費(fèi)款項(xiàng)后，沖減相應(yīng)的社保費(fèi)用科目，并在賬務(wù)系統(tǒng)中記錄退費(fèi)情況。（五）社保往來(lái)掛賬核對(duì)1.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行社保往來(lái)賬目核對(duì)。獲取社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供的當(dāng)月社保繳費(fèi)明細(xì)、欠費(fèi)明細(xì)等資料，與公司賬務(wù)系統(tǒng)中的社保往來(lái)掛賬數(shù)據(jù)進(jìn)行逐筆核對(duì)。2.核對(duì)過程中如發(fā)現(xiàn)差異，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與人力資源部門溝通，共同查找原因。屬于數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)更正；屬于社保政策執(zhí)行差異或其他特殊情況的，應(yīng)與社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)協(xié)商解決，并做好記錄。3.核對(duì)無(wú)誤后，雙方在社保往來(lái)賬目核對(duì)表上簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門根據(jù)核對(duì)結(jié)果編制社保費(fèi)用報(bào)表，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。五、社保往來(lái)掛賬清理（一）定期清理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)社保往來(lái)掛賬進(jìn)行清理，原則上每季度末進(jìn)行一次全面清理。2.清理內(nèi)容包括核對(duì)社保費(fèi)用的收支情況、檢查往來(lái)款項(xiàng)的賬齡、核實(shí)長(zhǎng)期掛賬的原因等。3.對(duì)于已結(jié)清的社保往來(lái)款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)核銷，確保賬目清晰。（二）異常掛賬處理1.如發(fā)現(xiàn)社保往來(lái)掛賬存在異常情況，如掛賬時(shí)間過長(zhǎng)、金額不符等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.屬于人為操作失誤導(dǎo)致的異常掛賬，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整；屬于社保政策變化或其他不可抗力因素導(dǎo)致的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行妥善處理，并向社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)說(shuō)明情況。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)社保往來(lái)掛賬管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查社保費(fèi)用的核算準(zhǔn)確性、繳納及時(shí)性、往來(lái)賬目核對(duì)情況以及掛賬清理情況等。對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督檢查人力資源部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社保往來(lái)掛賬業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)工作按照規(guī)定流程執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通解決，對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、信息安全與保密（一）員工社保信息安全1.人力資源部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)采取必要的安全措施，保障員工社保信息的安全。如設(shè)置訪問權(quán)限、加密存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等，防止社保信息泄露。2.嚴(yán)禁將員工社保信息用于非工作目的，未經(jīng)員工同意，不得向任何第三方提供員工社保信息。（二）社保往來(lái)掛賬數(shù)據(jù)保密社保往來(lái)掛賬涉及公司財(cái)務(wù)信息和員工個(gè)人信息，相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不