工具及備件管理制度一、總則1.目的為加強公司工具及備件的管理，確保工具及備件的合理使用、妥善保管，提高其使用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門、車間、員工使用的各類工具及備件的管理。3.管理原則遵循“統一管理、分級負責、合理配置、高效使用、定期盤點”的原則，確保工具及備件的管理規范、有序。二、工具及備件的分類與編號1.分類生產工具：直接用于產品生產過程的工具，如機床刀具、模具、夾具等。辦公工具：員工辦公所需的工具，如電腦、打印機、辦公桌椅等。維修工具：用于設備維修、保養的工具，如扳手、螺絲刀、萬用表等。通用備件：各類設備、工具中通用的備用零部件，如軸承、螺絲、螺母等。專用備件：特定設備、工具所需的專門備用零部件，具有獨特的規格和型號。2.編號工具及備件編號應遵循唯一性、系統性、實用性的原則。編號由類別代碼、順序號、版本號組成。類別代碼采用兩位大寫字母表示，如“SC”表示生產工具，“BG”表示辦公工具等；順序號為四位數字，按入庫先后順序編排；版本號為一位數字，用于標識工具及備件的版本更新情況。示例：SC00011，表示生產工具類的第0001號工具，版本號為1。三、工具及備件的采購與入庫1.采購申請各部門根據工作需要，填寫《工具及備件采購申請表》，詳細注明工具及備件的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。部門負責人對采購申請進行審核，簽字確認后提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內容進行核實，并根據庫存情況進行綜合評估。對于金額較大或重要的采購申請，需提交公司領導審批。審批通過后，采購部門方可進行采購。3.采購實施采購部門按照審批后的采購申請，選擇合格的供應商進行采購。在采購過程中，應嚴格按照合同約定的條款進行操作，確保采購的工具及備件質量合格、價格合理、交貨及時。4.入庫驗收工具及備件到貨后，采購部門應及時通知倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員按照采購申請和送貨單，對工具及備件的名稱、規格、型號、數量、質量等進行逐一核對。對于驗收合格的工具及備件，倉庫管理人員應填寫《工具及備件入庫單》，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的工具及備件，應及時與供應商聯系，辦理退換貨事宜。四、工具及備件的領用與發放1.領用申請員工因工作需要領用工具及備件時，應填寫《工具及備件領用申請表》，注明領用工具及備件的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。部門負責人對領用申請進行審核，簽字確認后提交至倉庫管理部門。2.領用審批倉庫管理部門收到領用申請后，對申請內容進行核實，并根據庫存情況進行審批。對于庫存充足的工具及備件，倉庫管理人員應及時辦理領用手續；對于庫存不足的工具及備件，應告知申請人，并說明預計到貨時間。3.領用發放倉庫管理人員根據審批后的領用申請，發放工具及備件。發放時，應按照先進先出的原則，確保工具及備件的質量和有效期。員工領用工具及備件后，應在《工具及備件領用登記表》上簽字確認。五、工具及備件的使用與維護1.使用培訓對于新采購的工具及備件，采購部門或相關技術部門應組織使用人員進行培訓，使其熟悉工具及備件的性能、操作方法、維護要求等。使用人員在培訓合格后，方可使用工具及備件。2.使用規范員工應按照工具及備件的使用說明書和操作規程進行操作，嚴禁違規使用。在使用過程中，如發現工具及備件出現故障或損壞，應及時停止使用，并報告部門負責人。3.維護保養各部門應建立工具及備件維護保養制度，定期對工具及備件進行維護保養。維護保養內容包括清潔、潤滑、緊固、調整、防腐等，確保工具及備件處于良好的工作狀態。對于大型、精密設備的工具及備件，應按照設備維護保養計劃進行定期維護保養，并做好記錄。六、工具及備件的借用與歸還1.借用申請因工作需要借用工具及備件時，借用人員應填寫《工具及備件借用申請表》，注明借用工具及備件的名稱、規格、型號、數量、借用期限、借用原因等信息。部門負責人對借用申請進行審核，簽字確認后提交至倉庫管理部門。2.借用審批倉庫管理部門收到借用申請后，對申請內容進行核實，并根據庫存情況進行審批。對于庫存充足的工具及備件，倉庫管理人員應及時辦理借用手續；對于庫存不足的工具及備件，應告知申請人，并說明預計到貨時間。3.借用發放倉庫管理人員根據審批后的借用申請，發放工具及備件。發放時，應按照先進先出的原則，確保工具及備件的質量和有效期。借用人員領用工具及備件后，應在《工具及備件借用登記表》上簽字確認。4.歸還要求借用人員應在借用期限內歸還工具及備件。如需延長借用期限，應提前向倉庫管理部門提出申請，并經批準后方可延長。歸還工具及備件時，借用人員應確保工具及備件完好無損、清潔干凈，并將其歸還至倉庫指定位置。倉庫管理人員對歸還的工具及備件進行驗收，如發現有損壞、丟失等情況，應按照相關規定進行處理。七、工具及備件的報廢與處置1.報廢鑒定工具及備件出現下列情況之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且無法修復或修復后無法滿足工作要求的。因技術進步、設備更新等原因，已被淘汰或不再使用的。損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的。丟失或被盜，且無法找回的。各部門應定期對工具及備件進行清查盤點，發現符合報廢條件的工具及備件，應填寫《工具及備件報廢申請表》，詳細說明報廢原因、工具及備件名稱、規格、型號、數量等信息，并提交至公司資產管理部門。2.報廢審批公司資產管理部門收到報廢申請后，組織相關技術人員對申請報廢的工具及備件進行鑒定。對于價值較高或重要的工具及備件，需提交公司領導審批。審批通過后，方可進行報廢處理。3.報廢處置經批準報廢的工具及備件，由公司資產管理部門統一進行處置。處置方式包括出售、捐贈、報廢銷毀等，具體處置方式應根據工具及備件的實際情況確定。對于出售或捐贈的工具及備件，應做好相關記錄，并確保處置過程合法合規。對于報廢銷毀的工具及備件，應選擇合適的方式進行銷毀，如粉碎、熔煉等，并做好銷毀記錄。八、工具及備件的盤點與清查1.盤點計劃公司資產管理部門應制定年度工具及備件盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息。盤點計劃應提前通知各部門，以便各部門做好準備工作。2.盤點實施盤點人員按照盤點計劃，對工具及備件進行逐一盤點。盤點過程中，應認真核對工具及備件的名稱、規格、型號、數量、存放位置等信息，并做好記錄。對于盤盈、盤虧的工具及備件，應查明原因，并填寫《工具及備件盤點盈虧表》。3.盤點報告盤點結束后，盤點人員應編寫盤點報告，總結盤點情況，分析盤盈、盤虧原因，并提出處理建議。盤點報告經公司資產管理部門審核后，提交至公司領導審批。公司領導根據盤點報告的審批意見，對盤盈、盤虧的工具及備件進行處理。九、工具及備件的賬務管理1.賬務設置公司資產管理部門應建立工具及備件總賬，詳細記錄工具及備件的采購、入庫、領用、借用、歸還、報廢等情況。倉庫管理部門應建立工具及備件明細賬，按照工具及備件的類別、規格、型號等進行明細核算，確保賬實相符。2.賬務處理采購部門應及時將采購發票、入庫單等相關憑證傳遞給財務部門，財務部門根據憑證進行賬務處理。倉庫管理部門應根據領用、借用、歸還等情況，及時更新明細賬，并定期與財務部門核對賬目。對于報廢的工具及備件，財務部門應根據審批后的報廢申請，及時進行賬務核銷。3.財務監督財務部門應定期對工具及備件的賬務進行檢查，確保賬務處理的準確性和合規性。如發現賬務問題，應及時查明原因，并進行調整。十、罰則1.凡違反本制度規定，有下列行為之一的，公司將視情節輕重給予相應的處罰：未經審批擅自采購工具及備件的，責令其改正，并對相關責任人給予警告處分。領用工具及備件后，未按規定用途使用或轉借他人的，責令其改正，并對相關責任人給予批評教育。借用工具及備件未按時歸還或損壞丟失未賠償的，責令其限期歸還或賠償，并對相關責任人給予罰款處理。擅自報廢工具及備件或未按規定進行報廢處置的，責令