小金額采購管理制度總則1.目的為規范公司小金額采購行為，加強采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內單次采購金額在[X]元以下的所有采購活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司相關規定。效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最小化，確保采購效益最大化。公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，杜絕不正當交易。及時性原則：及時滿足公司生產、經營等工作的需要，避免因采購延誤影響工作開展。采購職責分工1.需求部門負責提出小金額采購需求，詳細填寫《小金額采購申請表》，注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、用途、預算金額等信息。對采購物品或服務的質量、性能等負責，配合采購部門進行供應商選擇、采購合同簽訂及驗收等工作。2.采購部門依據需求部門提交的《小金額采購申請表》，負責組織實施小金額采購活動。進行市場調研，選擇合格供應商，確保采購物品或服務的質量、價格合理。簽訂采購合同，跟蹤采購進度，協調解決采購過程中出現的問題。負責采購資料的整理、歸檔，建立采購臺賬。3.財務部門審核采購預算，確保采購資金的合理使用。負責采購款項的支付審核與結算工作，對采購發票等進行合規性審查。參與采購合同的審核，對合同中的付款條款等提出意見。4.驗收部門負責對采購物品或服務進行驗收，確保其符合采購要求。填寫《小金額采購驗收單》，詳細記錄驗收情況，對驗收結果負責。如發現采購物品或服務存在質量問題等，及時通知采購部門與供應商協商解決。采購流程1.采購申請需求部門根據工作需要，填寫《小金額采購申請表》，經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。申請表應確保信息準確、完整，如有特殊要求需在備注欄注明。2.采購審批采購部門收到《小金額采購申請表》后，對采購需求的合理性、必要性進行初步審核。對于預算金額在[具體金額區間1]以下的采購申請，由采購部門負責人審批；對于預算金額在[具體金額區間2]及以上的采購申請，報分管領導審批。審批通過后，進入采購實施環節。3.供應商選擇采購人員根據采購需求，通過多種渠道尋找供應商，如網絡搜索、供應商推薦、行業目錄等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、經營范圍、生產能力、產品質量、信譽等方面，建立供應商信息庫。從合格供應商中選擇至少[X]家進行詢價，要求供應商提供詳細的報價單，注明產品規格、價格、交貨期、售后服務等內容。采購人員對各供應商的報價進行比較分析，綜合考慮產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優供應商。如遇特殊情況，需選擇非信息庫內供應商時，應填寫《新增供應商審批表》，說明原因及擬選擇供應商的基本情況，按采購審批流程進行審批。4.采購合同簽訂采購人員與選定的供應商協商起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同經采購部門負責人審核后，提交至財務部門審核付款條款等內容。審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門、驗收部門等相關部門，以便各部門做好后續工作準備。5.采購實施與跟蹤采購人員按照采購合同約定，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量提供采購物品或服務。跟蹤采購進度，定期向需求部門反饋采購進展情況，如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等異常情況，及時采取措施解決，并向相關領導匯報。6.驗收付款采購物品或服務到貨前，驗收部門應做好驗收準備工作，明確驗收標準和方法。到貨后，驗收部門按照驗收標準進行驗收，填寫《小金額采購驗收單》。驗收合格的，由驗收人員簽字確認；驗收不合格的，應詳細注明不合格情況，并及時通知采購部門與供應商協商解決。采購部門憑《小金額采購驗收單》、采購合同、供應商發票等資料，填寫《小金額采購付款申請單》，經采購部門負責人、財務部門審核、分管領導審批后，由財務部門辦理付款手續。采購預算管理1.預算編制需求部門應結合本部門年度工作計劃和實際工作需要，在每年末編制下一年度小金額采購預算，填寫《小金額采購預算表》，詳細列出采購項目、預計金額等信息。采購部門對各需求部門提交的采購預算進行匯總審核，結合公司整體經營目標和財務狀況，提出調整建議，形成公司年度小金額采購預算草案。年度小金額采購預算草案經財務部門審核、公司管理層審批后，下達至各需求部門執行。2.預算執行與控制各需求部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應填寫《小金額采購預算調整申請表》，說明調整原因、調整金額等，按預算審批流程進行審批。采購部門應定期對采購預算執行情況進行檢查和分析，及時發現并解決預算執行過程中存在的問題，確保采購預算的有效執行。財務部門負責對采購預算執行情況進行監控，對超預算采購的項目不予支付款項，并及時向公司管理層匯報。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對小金額采購活動進行風險識別與評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律法規風險等。根據風險發生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估分級，確定重點風險領域和關鍵風險點。2.風險應對措施針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施。對于供應商違約風險，加強供應商管理，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任；對于質量問題風險，加強驗收環節管理，嚴格按照驗收標準進行驗收；對于價格波動風險，建立價格監測機制，及時掌握市場價格動態，合理選擇采購時機；對于法律法規風險，加強對采購人員的法律法規培訓，確保采購活動合法合規。定期對風險應對措施的執行效果進行評估和改進，不斷完善風險管理體系。采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門定期對小金額采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議，相關部門應及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。2.外部監督接受政府相關部門、行業協會等外部機構的監督檢查，積極配合提供有關采購活動的資料和信息。對于外部監督檢查提出的意見和建議，認真分析研究，及時整改落實，不斷規范公司采購行為。采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購申請文件、采購合同、報價單、驗收單、發票、付款憑證等與采購活動相關的各類文件資料。2.檔案整理采購人員應在采購活動結束后及時對相關文件資料進行整理，按照類別和時間順序進行編號、裝訂，確保檔案資料完整、規范。3.檔案保管采購檔案由采購部門指定專人負責保管，設立專門的檔案柜，確保檔案存放安全、有序。檔案保管期限按照國家法律法