稅務局機要室管理制度一、總則（一）目的為加強稅務局機要室管理，確保機要文件、資料和信息的安全與保密，規范機要室工作流程，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于稅務局機要室工作人員及因工作需要進入機要室的相關人員。（三）基本原則1.安全保密原則：機要室的文件、資料和信息必須嚴格保密，防止失密、泄密事件發生。2.規范操作原則：機要室工作應嚴格按照規定的流程和標準進行操作，確保各項工作規范、有序。3.高效服務原則：機要室工作人員應樹立服務意識，為稅務局各部門提供及時、準確、高效的機要服務。二、機要室人員管理（一）人員配備1.機要室應配備政治素質高、責任心強、業務熟練的工作人員。工作人員應經過嚴格的政治審查和保密教育，具備良好的保密意識和職業道德。2.根據工作需要，合理確定機要室工作人員數量，并明確各崗位的職責分工。（二）人員培訓1.定期組織機要室工作人員參加保密知識培訓和業務技能培訓，不斷提高工作人員的保密意識和業務水平。2.培訓內容包括國家保密法律法規、保密技術防范知識、機要文件管理規定、辦公自動化設備使用安全等。（三）人員考核1.建立機要室工作人員考核制度，對工作人員的工作表現、保密紀律執行情況等進行定期考核。2.考核結果作為工作人員評先評優、晉升晉級的重要依據。對考核不合格的工作人員，應及時進行調整或辭退。（四）人員保密要求1.機要室工作人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露機要室的文件、資料和信息。2.工作人員應妥善保管個人的工作證件和鑰匙，不得隨意轉借他人。3.在工作期間，工作人員不得擅自離崗，確需離開機要室時，應將機要文件等妥善保管，并關閉門窗、電源等。4.工作人員應嚴格遵守計算機信息系統安全保密規定，不得在連接互聯網的計算機上處理、存儲機要文件等信息。三、機要文件管理（一）文件接收1.機要文件由專人負責接收，接收時應認真核對文件的數量、編號、密級等信息，確保文件完整、準確。2.對接收的機要文件，應及時進行登記，并注明文件的來源、日期、密級等內容。（二）文件登記1.機要文件登記應使用專門的登記簿，登記內容應包括文件編號、文件標題、密級、份數、收發時間、收發人員等。2.登記應做到字跡清晰、內容準確，不得隨意涂改。（三）文件傳閱1.機要文件傳閱應嚴格按照規定的范圍進行，不得擅自擴大傳閱范圍。2.傳閱文件時，應使用專門的傳閱夾，并注明傳閱人員姓名、傳閱時間等。傳閱人員應在規定的時間內將文件閱畢，并簽字確認。3.對急件、特急件，應優先傳閱，并及時催辦。（四）文件借閱1.因工作需要借閱機要文件的，應填寫借閱申請表，經機要室負責人批準后，方可借閱。2.借閱人員應在規定的時間內歸還文件，不得擅自轉借他人或延長借閱時間。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得在文件上涂改、圈劃、批注等，不得泄露文件內容。（五）文件保管1.機要文件應存放在專門的機要保險柜內，并配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施。2.機要保險柜應定期檢查，確保安全可靠。3.機要文件應分類存放，便于查找和管理。對絕密級文件，應實行專人專柜保管。（六）文件清退1.定期對機要文件進行清退，對已辦理完畢的文件，應及時收回并進行整理、歸檔。2.清退文件時，應認真核對文件的數量、編號等信息，確保文件清退完整。3.對清退過程中發現的問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（七）文件銷毀1.對已失去保存價值的機要文件，應按照規定進行銷毀。2.文件銷毀應填寫銷毀申請表，經機要室負責人審核、單位領導批準后，方可進行銷毀。3.文件銷毀應在指定的地點進行，由專人負責監銷，確保文件銷毀徹底，防止失密、泄密事件發生。四、機要室設備管理（一）設備配備1.機要室應配備必要的辦公設備，如計算機、打印機、復印機、傳真機、碎紙機等。2.辦公設備應符合保密要求，不得使用未經安全檢測的設備。（二）設備使用1.機要室工作人員應嚴格按照操作規程使用辦公設備，不得擅自更改設備的配置和參數。2.在使用計算機處理機要文件時，應安裝必要的安全防護軟件，并設置開機密碼、屏幕保護密碼等。3.不得在連接互聯網的計算機上使用移動存儲設備，確需使用的，應先進行病毒檢測。4.打印機、復印機、傳真機等設備應專人專用，不得隨意轉借他人。在使用設備時，應注意保護設備的安全，防止損壞。（三）設備維護1.定期對辦公設備進行維護保養，確保設備正常運行。2.對設備出現的故障，應及時聯系專業維修人員進行維修，并做好維修記錄。3.在設備維修期間，應采取必要的安全措施，防止機要文件等信息泄露。（四）設備報廢1.對已損壞無法修復或已達到報廢年限的辦公設備，應及時辦理報廢手續。2.設備報廢應填寫報廢申請表，經機要室負責人審核、單位領導批準后，方可進行報廢處理。3.報廢設備應按照規定進行處理，不得隨意丟棄，防止失密、泄密事件發生。五、機要室環境管理（一）安全保衛1.機要室應安裝必要的安全防范設施，如監控攝像頭、門禁系統等，確保機要室的安全。2.機要室工作人員應嚴格遵守安全保衛制度，不得擅自允許無關人員進入機要室。3.對進入機要室的人員，應進行身份驗證，并登記相關信息。（二）環境衛生1.機要室應保持整潔衛生，定期進行清掃和消毒。2.機要室內不得堆放雜物，文件、資料等應擺放整齊。3.機要室內應配備必要的消防器材，并定期進行檢查，確保消防器材完好有效。（三）溫度濕度1.機要室應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在18℃26℃之間，濕度一般控制在40%60%之間。2.應安裝空調、加濕器、除濕器等設備，確保機要室的溫度和濕度符合要求。六、機要室工作流程（一）文件接收流程1.機要文件送達時，接收人員應首先核對文件的數量、編號、密級等信息。2.確認無誤后，接收人員在文件交接單上簽字，并注明接收時間。3.接收人員將文件帶回機要室，進行登記，并按照規定的流程進行處理。（二）文件傳閱流程1.機要室工作人員根據文件內容和傳閱范圍，確定傳閱人員名單。2.將文件放入傳閱夾，并注明傳閱人員姓名、傳閱時間等。3.傳閱人員在收到文件后，應在傳閱夾上簽字，并注明傳閱時間。4.傳閱人員閱畢文件后，應及時將文件傳給下一位傳閱人員。5.機要室工作人員定期對傳閱文件進行跟蹤催辦，確保文件及時傳閱完畢。（三）文件借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時間等信息。2.將借閱申請表提交給機要室負責人審批。3.機要室負責人批準后，借閱人員到機要室辦理借閱手續，領取文件。4.借閱人員在規定的時間內歸還文件，并在借閱登記簿上簽字確認。（四）文件保管流程1.機要文件接收后，應及時存放在機要保險柜內。2.按照文件的密級、類別等進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對機要文件進行盤點，確保文件數量準確、存放安全。（五）文件清退流程1.定期對機要文件進行清退，確定清退文件的范圍和時間。2.機要室工作人員按照清退范圍，逐一核對文件的數量、編號等信息。3.將清退文件收回，并進行整理、歸檔。4.對清退過程中發現的問題，及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（六）文件銷毀流程1.對已失去保存價值的機要文件，填寫銷毀申請表。2.將銷毀申請表提交給機要室負責人審核、單位領導批準。3.在指定的地點進行文件銷毀，由專人負責監銷。4.銷毀完畢后，監銷人員在銷毀記錄上簽字確認。七、監督檢查與責任追究（一）監督檢查1.建立機要室監督檢查制度，定期對機要室的工作進行檢查，確保機要室管理制度的有效執行。2.監督檢查內容包括機要文件管理、人員管理、設備管理、環境管理等方面。3.對監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）責任