酒店設備采購審批流程規定

酒店設備采購審批流程規定一、總則1.目的本規定旨在建立一套科學、規范、嚴謹的酒店設備采購審批流程，確保酒店設備采購工作的順利進行，合理控制采購成本，保證采購設備的質量和適用性，滿足酒店運營和發展的需求。2.適用范圍本規定適用于酒店所有設備的采購審批工作，包括但不限于客房設備、餐飲設備、廚房設備、工程設備、安保設備、清潔設備等。3.基本原則采購審批應遵循以下原則：-必要性原則：確保采購設備是酒店運營所必需的，符合酒店實際業務需求。-合理性原則：采購預算合理，設備選型、價格等方面符合酒店的定位和經濟效益要求。-質量優先原則：在滿足需求的前提下，優先選擇質量可靠、性能穩定的設備，以保障酒店服務質量和運營效率。-合規性原則：采購審批過程嚴格遵守國家法律法規、酒店相關政策以及財務制度等規定。二、職責分工1.使用部門-負責提出設備采購需求，填寫《設備采購申請表》，詳細說明采購設備的名稱、規格、型號、數量、用途、采購預算等信息，并對需求的合理性和必要性負責。-參與采購設備的選型、技術規格制定和供應商考察等工作，提供專業意見和建議。-負責對采購設備進行驗收，確保設備符合采購要求和使用標準。2.采購部門-負責接收使用部門提交的《設備采購申請表》，對采購需求進行初步審核，包括需求的合理性、預算的可行性等。-根據采購需求，開展市場調研，收集供應商信息，篩選潛在供應商，組織供應商進行商務洽談，獲取報價和相關資料。-負責起草采購合同，明確采購設備的規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，并提交相關部門審核。-跟蹤采購合同的執行情況，協調供應商按時交貨，處理采購過程中的問題和糾紛。3.財務部門-負責對采購預算進行審核，確保采購資金的合理性和充足性。-參與采購合同的審核，重點審查合同中的財務條款，如付款方式、結算周期等，防范財務風險。-負責采購款項的支付審核和賬務處理，確保付款符合財務制度和合同約定。4.工程技術部門（如有）-協助使用部門進行設備選型和技術規格制定，提供專業的技術支持和建議。-參與采購設備的驗收工作，對設備的技術性能、安裝調試等進行專業評估。5.管理層-負責對重大設備采購項目進行決策審批，包括采購預算、供應商選擇、采購合同等關鍵環節。-根據酒店戰略規劃和運營需求，對采購工作進行宏觀指導和監督。三、采購審批流程1.需求提出-使用部門根據酒店運營實際情況和業務發展需求，填寫《設備采購申請表》。在申請表中，應詳細描述采購設備的各項信息，如設備名稱、具體用途、所需功能、技術參數、預計使用時間等。對于需要替換現有設備的情況，還需說明現有設備的使用狀況和替換原因。-使用部門負責人對《設備采購申請表》進行初步審核，確認需求的合理性和必要性后簽字，然后提交至采購部門。2.采購部門初審-采購部門收到使用部門提交的《設備采購申請表》后，對以下內容進行初審：-需求合理性：審核采購設備是否確實為酒店運營所必需，是否存在可替代的現有設備或其他解決方案。-預算可行性：檢查采購預算是否在酒店年度預算范圍內，若超出預算，需與使用部門溝通確認并說明原因。-規格完整性：查看申請表中設備規格、型號等信息是否完整、清晰，如有疑問及時與使用部門溝通。-采購部門初審通過后，在《設備采購申請表》上簽字，并注明初步審核意見，然后將申請表提交給財務部門進行預算審核。3.財務部門預算審核-財務部門接到采購部門提交的《設備采購申請表》后，重點對采購預算進行審核：-資金可用性：核實酒店當前資金狀況，確保有足夠的資金用于本次設備采購。-預算合規性：檢查采購預算是否符合酒店年度預算安排和相關財務制度規定。-成本效益分析：對采購設備的成本和預期效益進行初步分析，評估采購的經濟性。-財務部門審核通過后，在《設備采購申請表》上簽字并注明審核意見，將申請表返回采購部門。如預算存在問題，財務部門應提出具體的調整建議。4.市場調研與供應商篩選-采購部門根據審核通過的《設備采購申請表》，開展市場調研工作：-通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商數據庫。-對潛在供應商進行初步篩選，重點考察供應商的信譽、資質、生產能力、產品質量、售后服務等方面。-向符合要求的供應商發送采購需求信息，邀請其提供設備報價、產品資料、樣本等文件。-采購部門對收到的供應商報價和相關資料進行整理和分析，對比不同供應商的產品價格、質量、交貨期等因素，初步確定2-3家候選供應商。5.技術規格確定與商務洽談-采購部門組織使用部門、工程技術部門（如有）等相關人員，對候選供應商提供的設備技術規格進行詳細討論和確定：-根據酒店實際需求和行業標準，明確設備的各項技術參數、性能指標、質量要求等。-確保所選設備的技術規格能夠滿足酒店的使用要求，且具有一定的前瞻性和兼容性。-采購部門與候選供應商進行商務洽談，就設備價格、交貨期、付款方式、售后服務等商務條款進行協商：-爭取最優惠的采購價格和有利的商務條件。-明確雙方的權利和義務，確保商務條款清晰、合理、合法。6.采購合同起草與審核-采購部門根據商務洽談結果，起草采購合同：-合同應明確采購設備的詳細信息，包括名稱、規格、型號、數量、價格等。-詳細規定交貨期、交貨地點、運輸方式、包裝要求等條款。-明確質量標準、驗收方式、售后服務內容、違約責任等重要事項。-采購合同起草完成后，采購部門將合同草案依次提交給使用部門、工程技術部門（如有）、財務部門進行審核：-使用部門重點審核合同中設備的規格、型號、數量等是否符合需求，以及售后服務條款是否能滿足使用要求。-工程技術部門（如有）從技術角度審核合同中關于設備技術性能、安裝調試等方面的條款是否合理、可行。-財務部門審核合同中的財務條款，如付款方式、結算周期、稅務處理等是否符合財務制度和相關法律法規。-各部門審核通過后，在合同審核表上簽字確認。如有修改意見，采購部門應及時與相關部門溝通并對合同進行修改完善。7.管理層審批-經過各部門審核通過的采購合同，提交給酒店管理層進行最終審批：-對于一般設備采購項目，由分管副總經理審批簽字。-對于重大設備采購項目（如采購金額超過一定額度或對酒店運營有重大影響的項目），需經過總經理辦公會討論通過后，由總經理審批簽字。-管理層審批主要從酒店戰略規劃、整體預算、投資效益等宏觀層面進行考量，確保采購決策符合酒店的長遠發展利益。8.合同簽訂與執行-采購合同經管理層審批通過后，采購部門與供應商正式簽訂合同：-合同簽訂應嚴格按照酒店合同管理規定進行，確保合同的法律效力。-采購部門將合同副本分發給使用部門、財務部門、工程技術部門（如有）等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。-采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，督促供應商按照合同約定按時、按質、按量交貨：-定期與供應商溝通，了解生產進度和發貨安排。-如遇供應商無法按時交貨或出現其他問題，采購部門應及時協調解決，并將情況及時反饋給相關部門。9.設備驗收-設備到貨前，采購部門應及時通知使用部門、工程技術部門（如有）等相關人員做好驗收準備工作。-設備到貨時，由使用部門牽頭，組織采購部門、工程技術部門（如有）等相關人員按照合同要求和驗收標準對設備進行驗收：-檢查設備的數量、規格、型號是否與合同一致。-對設備的外觀、包裝進行檢查，確保無損壞、無缺陷。-進行設備的安裝調試，測試設備的性能和功能是否符合要求。-檢查設備的隨機附件、工具、資料等是否齊全。-驗收過程中，如發現設備存在質量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應及時與供應商聯系，要求供應商采取換貨、補貨、維修等措施，直至設備驗收合格。-設備驗收合格后，驗收人員在《設備驗收報告》上簽字確認。《設備驗收報告》應詳細記錄設備的驗收情況，包括驗收時間、地點、驗收人員、設備基本信息、驗收結果等內容。10.付款結算-財務部門根據采購合同約定和《設備驗收報告》，審核采購款項的支付申請：-確保付款金額、付款方式、付款時間等符合合同規定。-審核相關發票、收據等憑證的真實性、合法性和完整性。-付款申請經財務部門審核通過后，按照酒店財務審批流程進行審批，審批通過后辦理付款手續。-采購部門應及時與財務部門核對采購款項的支付情況，確保賬目清晰、準確。四、特殊情況處理1.緊急采購-如遇酒店運營過程中的緊急情況，需要立即采購設備以保障酒店正常運轉，使用部門可填寫《緊急設備采購申請表》，說明緊急采購的原因、設備名稱、規格、型號、數量、預計采購金額等信息，并直接提交給采購部門。-采購部門收到《緊急設備采購申請表》后，應立即啟動緊急采購程序，優先選擇合作良好、信譽可靠的供應商，盡快完成采購任務。-緊急采購完成后，采購部門應在事后及時補辦相關審批手續，確保采購過程符合酒店規定。2.采購變更-在采購合同簽訂后，如因酒店業務調整、技術變更等原因需要對采購設備的規格、型號、數量、交貨期等內容進行變更，使用部門應填寫《采購變更申請表》，說明變更原因、變更內容等信息，并提交給采購部門。-采購部門收到《采購變更申請表》后，與供應商進行溝通協商，爭取供應商的同意。如供應商同意變更，采購部門應起草《采購合同變更協議》，按照合同審核和審批流程進行審核和審批。-如供應商不同意變更或變更涉及重大利益調整，采購部門應及時向管理層匯報，共同研究解決方案。3.供應商問題處理-在采購過程中，如發現供應商存在產品質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等問題，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施。-如供應商未能按照要求解決問題，采購部門應根據合同約定追究供應商的違約責任，包括扣除貨款、索賠損失等。同時，采購部門應及時尋找替代供應商，確保酒店運營不受影響。五、監督與評估1.監督機制-酒店設立采購監督小組，成員包括審計部門、紀檢部門等相關人員，負責對設備采購審批流程進行全程監督。-監督小組定期檢查采購審批文件、合同檔案、驗收報告等資料，確保采購過程合規、透明。-接受酒店內部員工和外部供應商的監督舉報，對違規行為進行嚴肅查處。2.評估指標-建立采購績效評估體系，對采購部門和相關人員的工作績效進行評估，評估指標包括：-采購成本控制：對比采購實際價格與預算價格，評估采購成本的節約情況。-設備質量：根據設備驗收情況和使用反饋，評估采購設備的質量是否符合要求。-交貨及時性：統計供應商按時交貨的比例，評估采購過程中的交貨及時性。-售后服務滿意度：通過使用部門的反饋，評估供應商售后服務的質量和滿意度。-合規性：檢查采購審批流程是否嚴格按照規定執行，有無違規操作行為。3.評估周期與結果應用-采購績效評估每季度進行一次，由采購監督小組負責組織實施。-根據評估結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人提出整改意見。-將采購績效評估結果作為部門和個人績效考核、薪酬調整、職位晉升等的重要依據。六、培訓與宣貫1.培訓計劃-采購部門定期組織關于酒店設備采購審批流程的培訓活動，培訓對象包括酒店各部門負責人、相關崗位工作人員等。-培訓計劃應明確培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間等，確保培訓活動的系統性和有效性。2.培訓內容-詳細講解酒店設備采購審批流程的各個環節，包括需求提出、初審、預算審核、市場調研、供應商篩選、合同起草與審核、管理層審批、合同簽訂與執行、設備驗收、付款結算等。-強調采購審批過程中的關鍵要點和注意事項，如采購預算的編制與控制、供應商選擇的標準與方法、合同條款的審核要點等。-介紹相關法律法規和酒店制度規定，提高員工的法律意識和合規意識。3.培訓方式-采用多種培訓方式相結合，如集中授課、案例分析、現場演示、模擬操作等，以增強培訓效果。-邀請酒店內部專家和外部專業人士進行授課