企業(yè)郵件歸檔管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范企業(yè)郵件的歸檔管理，確保郵件信息的完整性、準確性和可追溯性，便于企業(yè)內(nèi)部溝通、協(xié)作以及知識傳承，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及全體員工在工作中使用企業(yè)郵箱所收發(fā)的各類郵件。（三）基本原則1.真實性原則：郵件歸檔應保持郵件內(nèi)容的原始狀態(tài)，不得篡改、偽造郵件信息。2.完整性原則：全面收集與企業(yè)業(yè)務相關的郵件，包括郵件正文、附件、發(fā)件人、收件人、抄送人員、主題、日期、時間等所有關鍵信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的分類標準、命名規(guī)則和存儲方式進行郵件歸檔，確保歸檔郵件的規(guī)范性和一致性。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保障郵件歸檔數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。5.可追溯性原則：能夠方便快捷地查詢、檢索和調(diào)閱所需郵件，滿足企業(yè)內(nèi)部管理、審計、合規(guī)等工作的需要。二、郵件歸檔范圍（一）業(yè)務往來郵件1.與客戶、供應商、合作伙伴等外部機構(gòu)之間的商務溝通郵件，包括合作意向洽談、合同簽訂、訂單處理、業(yè)務咨詢與回復、售后服務等方面的郵件。2.涉及企業(yè)項目合作、招投標、技術交流、業(yè)務拓展等活動的郵件。（二）內(nèi)部溝通郵件1.部門之間的工作協(xié)調(diào)、任務分配、進度匯報、問題溝通等郵件。2.員工與上級領導之間的工作請示、匯報、反饋、審批等郵件。3.企業(yè)內(nèi)部會議通知、會議紀要、決議等相關郵件。（三）重要決策郵件1.企業(yè)管理層關于戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、政策制定等方面的郵件。2.涉及企業(yè)重大投資、并購、重組等事項的郵件。（四）財務相關郵件1.費用報銷、預算申請、財務報表、審計報告等與財務工作相關的郵件。2.稅務申報、稅務籌劃、稅務問題溝通等郵件。（五）人力資源相關郵件1.招聘、培訓、績效考核、薪酬福利、員工關系等方面的郵件。2.員工入職、離職、晉升、調(diào)崗等人事變動相關的郵件。（六）法律合規(guī)相關郵件1.涉及合同審查、法律咨詢、合規(guī)培訓、法律糾紛處理等法律事務的郵件。2.企業(yè)內(nèi)部合規(guī)檢查、風險評估、整改通知等相關郵件。（七）其他重要郵件1.對企業(yè)具有重要價值的建議、意見、創(chuàng)新想法等郵件。2.涉及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護、商業(yè)秘密等方面的郵件。三、郵件歸檔流程（一）郵件發(fā)送時的注意事項1.員工在發(fā)送郵件時，應確保郵件主題清晰準確地反映郵件內(nèi)容，便于后續(xù)分類和檢索。2.根據(jù)郵件的性質(zhì)和內(nèi)容，選擇合適的收件人、抄送人和密送人，并確保信息的準確性。3.對于重要郵件，應在發(fā)送前進行仔細審核，確保郵件內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言規(guī)范。（二）郵件接收后的初步處理1.員工收到郵件后，應及時查看郵件內(nèi)容，并根據(jù)郵件的重要性和緊急程度進行相應的處理。2.對于需要回復的郵件，應在規(guī)定的時間內(nèi)進行回復，并確?；貜蛢?nèi)容準確、詳細。3.對于重要郵件，應進行標記或分類，以便后續(xù)快速查找和處理。（三）定期歸檔1.企業(yè)應設定定期歸檔郵件的時間周期，建議每周或每月進行一次集中歸檔。2.在歸檔前，員工應對自己的郵件進行整理，按照郵件歸檔范圍進行分類，并刪除無關郵件。3.部門負責人應督促本部門員工及時完成郵件整理和歸檔工作，并對歸檔情況進行檢查。（四）歸檔操作1.員工可通過企業(yè)郵箱自帶的歸檔功能或使用專門的郵件歸檔軟件進行郵件歸檔。2.在歸檔過程中，應按照預先設定的分類標準和命名規(guī)則對郵件進行命名和存儲，確保郵件信息的規(guī)范性和可檢索性。3.對于包含重要附件的郵件，應確保附件與郵件正文一并歸檔，并保持附件的完整性和可讀性。（五）特殊情況處理1.對于未及時發(fā)送或接收的郵件，應在發(fā)現(xiàn)后及時進行補歸檔，并注明補歸檔的原因和時間。2.對于已刪除或丟失的重要郵件，應及時與郵件發(fā)送方或接收方聯(lián)系，嘗試找回郵件；如無法找回，應詳細記錄郵件相關信息，并說明原因。四、郵件分類標準（一）按部門分類1.將郵件按照企業(yè)內(nèi)部的部門進行分類，如行政部、財務部、人力資源部、市場部、研發(fā)部、銷售部等。2.每個部門下再根據(jù)具體的業(yè)務內(nèi)容進行細分，如行政部可分為辦公管理、后勤保障、車輛管理等子類別。（二）按業(yè)務類型分類1.分為商務合作、項目管理、財務管理、人力資源管理、法律合規(guī)等業(yè)務類型。2.每個業(yè)務類型下再進一步細分具體的業(yè)務環(huán)節(jié)，如商務合作可分為合作洽談、合同簽訂、合作執(zhí)行等。（三）按重要程度分類1.分為重要郵件、一般郵件和普通郵件。2.重要郵件可根據(jù)企業(yè)的實際情況，進一步細分為戰(zhàn)略決策類、重大項目類、關鍵客戶類等；一般郵件為對企業(yè)日常運營有一定影響的郵件；普通郵件為一般性的工作溝通郵件。（四）按時間分類1.按照郵件的發(fā)送時間或接收時間進行分類，可分為年度、季度、月度、周等不同時間段的郵件。2.對于一些時效性較強的郵件，還可按照具體的日期范圍進行細分。五、郵件命名規(guī)則（一）基本命名格式郵件命名應包含郵件主題關鍵詞、發(fā)件人或收件人姓名縮寫、日期等關鍵信息，采用“主題關鍵詞發(fā)件人/收件人姓名縮寫日期”的格式。（二）示例1.“關于新產(chǎn)品推廣方案的討論市場部李華20230510”2.“項目X進度匯報項目經(jīng)理張三20230615”3.“財務報表審核意見財務部王會計20230720”（三）特殊情況處理1.對于多個關鍵詞的郵件主題，可采用下劃線或短橫線連接關鍵詞，如“市場推廣活動策劃預算申請市場部張敏20230805”。2.對于包含附件的郵件，可在郵件命名后添加“（附件）”字樣，如“合同初稿法務部趙律師20230910（附件）”。六、郵件存儲方式（一）存儲介質(zhì)1.采用企業(yè)內(nèi)部的服務器存儲郵件歸檔數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.定期對服務器存儲的數(shù)據(jù)進行備份，備份介質(zhì)可選擇磁帶、光盤、外部硬盤等，備份周期可根據(jù)企業(yè)的實際情況設定，建議每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。（二）存儲結(jié)構(gòu)1.根據(jù)郵件分類標準，在服務器上建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，如“部門文件夾”、“業(yè)務類型文件夾”、“重要程度文件夾”、“時間文件夾”等。2.在每個文件夾下，按照郵件命名規(guī)則創(chuàng)建具體的郵件存儲文件，確保郵件存儲的規(guī)范性和有序性。（三）存儲權(quán)限1.設定不同人員對郵件歸檔數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和查閱相關郵件。2.對于重要郵件和涉及企業(yè)機密的郵件，應嚴格限制訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。七、郵件檢索與調(diào)閱（一）檢索方式1.提供多種郵件檢索方式，如按主題關鍵詞檢索、按發(fā)件人或收件人檢索、按日期范圍檢索、按郵件分類檢索等。2.支持模糊檢索功能，方便用戶快速找到所需郵件。（二）調(diào)閱流程1.員工如需調(diào)閱郵件，應填寫郵件調(diào)閱申請表，注明調(diào)閱郵件的主題、日期、發(fā)件人或收件人等相關信息，并說明調(diào)閱目的。2.將申請表提交給所在部門負責人審批，部門負責人根據(jù)調(diào)閱目的和郵件的重要性進行審批。3.審批通過后，員工可根據(jù)郵件檢索結(jié)果，在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)調(diào)閱郵件。如需復制或下載郵件，應按照企業(yè)的相關規(guī)定進行操作。（三）記錄與跟蹤1.建立郵件調(diào)閱記錄臺賬，詳細記錄調(diào)閱申請人、調(diào)閱時間、調(diào)閱郵件主題、調(diào)閱目的、審批情況等信息。2.定期對郵件調(diào)閱記錄進行審查，確保調(diào)閱行為的合規(guī)性和必要性。八、郵件安全與保密（一）安全措施1.加強企業(yè)郵箱系統(tǒng)的安全防護，設置強密碼策略，定期更換密碼。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。3.對郵件歸檔數(shù)據(jù)進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。（二）保密要求1.員工應嚴格遵守企業(yè)的保密制度，對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、敏感信息等郵件進行妥善保管，不得泄露給無關人員。2.在處理涉及保密內(nèi)容的郵件時，應采取加密、密送等方式進行傳輸，確保信息安全。3.對于不再需要的保密郵件，應按照企業(yè)的規(guī)定進行銷毀或妥善處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反郵件安全與保密規(guī)定的行為，企業(yè)將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違反規(guī)定導致企業(yè)郵件信息泄露或造成其他損失的，相關責任人應承擔相應的法律責任。九、郵件清理與銷毀（一）清理原則1.根據(jù)郵件的保存期限和重要性，定期對郵件進行清理，確保郵件歸檔數(shù)據(jù)的有效性和合理性。2.清理郵件時，應遵循先備份后刪除的原則，確保數(shù)據(jù)的可追溯性。（二）保存期限1.企業(yè)應根據(jù)法律法規(guī)和自身業(yè)務需求，設定郵件的保存期限。一般情況下，重要郵件的保存期限為5年以上，普通郵件的保存期限為13年。2.對于涉及法律糾紛、審計、稅務等事項的郵件，應按照相關法律法規(guī)的要求保存相應期限。（三）銷毀流程1.當郵件保存期限屆滿或不再需要時，由郵件歸檔管理人員提出郵件銷毀申請，填寫郵件銷毀申請表，注明銷毀郵件的主題、日期、發(fā)件人或收件人等相關信息，并說明銷毀原因。2.將申請表提交給所在部門負責人和相關審批部門進行審批，審批通過后，由專人負責對郵件進行銷毀。3.郵件銷毀