會計機構檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強會計機構檔案管理，確保會計檔案的安全、完整和有效利用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司會計機構在會計核算過程中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計檔案的管理。（三）管理原則1.統一領導、分級管理原則。公司會計機構檔案管理工作在公司管理層的統一領導下，由會計機構負責人具體負責組織實施，并接受公司檔案管理部門的監督和指導。2.完整準確、安全保密原則。確保會計檔案的內容真實、準確、完整，妥善保管，防止會計檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則。建立健全會計檔案的檢索、查閱和借閱制度，便于公司內部各部門及外部相關單位對會計檔案的有效利用。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務會計報告。4.其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、其他應當保存的會計核算專業資料。（二）會計檔案的分類1.按形成時間分類：可分為年度會計檔案、季度會計檔案和月度會計檔案。2.按保管期限分類：可分為永久保管的會計檔案和定期保管的會計檔案。定期保管的會計檔案期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應對本月的會計憑證進行整理。首先，檢查憑證的編號是否連續，附件是否齊全，憑證內容是否完整、準確。對于發現的問題，應及時查明原因并進行更正或補充。2.將整理好的會計憑證按編號順序排列，摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針等），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整。3.按照記賬憑證的種類，分別加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數、附件張數，并由會計主管人員和裝訂人員在封面上簽章。4.裝訂時應使用棉線在左上角部位進行裝訂，要求裝訂牢固、整齊、美觀，不得壓字、掉頁。裝訂后的厚度一般以1.52厘米為宜。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統一整理。2.整理時，首先檢查賬頁是否齊全，有無缺頁、漏頁、跳行等情況。然后，將賬頁按順序排列，對于活頁賬應抽出空白頁，并撤去賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、冊數、編號、保管期限等，并由記賬人員、會計主管人員在封面上簽章。4.對于訂本式賬簿，應在原賬頁順序號的基礎上，對每一賬頁進行編號，編號順序為第一頁至最后一頁，不得跳頁、缺號。對于活頁式賬簿，應按賬戶順序編號，并定期裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼，另加目錄，記明每個賬戶的名稱和頁次。（三）財務會計報告的整理與裝訂1.年度終了，財務會計報告編制完成后，應由編制人員對報告進行整理。檢查報告的內容是否完整、數據是否準確、簽章是否齊全等。2.將財務會計報告按類別、年度順序排列，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、財務會計報告名稱、份數、編制日期等，并由單位負責人、主管會計工作的負責人、會計機構負責人（會計主管人員）簽名并蓋章。3.裝訂時應注意保持報告的整齊、美觀，一般采用左側裝訂的方式。對于篇幅較大的報告，可采用多冊裝訂的方式，并在封面上注明冊數及總冊數。四、會計檔案的保管（一）保管部門及人員職責1.公司會計機構負責會計檔案的整理、立卷、保管等工作，并指定專人負責會計檔案的日常管理。2.會計檔案管理人員應具備良好的職業道德和專業知識，熟悉會計檔案管理業務，嚴格遵守檔案管理的各項規定，確保會計檔案的安全與完整。3.檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發現問題及時處理，并做好檢查記錄。（二）保管期限1.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、25年五類。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。2.會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。（三）保管要求1.會計檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應堅固、防火、防潮、防蟲、防盜，并保持清潔衛生。2.對于磁性介質保存的會計檔案，應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質損壞而導致會計檔案丟失。3.會計檔案應分類存放，不同類別的會計檔案之間應保持一定的間距，便于查找和管理。4.檔案管理人員應嚴格控制會計檔案的查閱和借閱，對查閱和借閱的會計檔案應進行詳細登記，確保會計檔案的安全。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，并經本部門負責人簽字同意后，報會計機構負責人審批。2.會計機構負責人根據申請內容進行審核，對于符合查閱規定的申請，批準查閱，并指定檔案管理人員陪同查閱。3.查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱會計檔案，不得將會計檔案攜帶出指定地點。查閱時應保持檔案的整潔，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆散原卷冊，更不得抽換會計憑證。4.查閱結束后，查閱人員應將查閱的會計檔案歸還檔案管理人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.公司外部單位（如審計機關、稅務機關等）因工作需要借閱會計檔案時，應持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等，經公司管理層批準后，方可辦理借閱手續。2.會計機構負責人根據公司管理層的批示，安排檔案管理人員辦理借閱手續。借閱人員應出具有效身份證件，并在《會計檔案借閱登記表》上簽字登記。3.檔案管理人員應根據借閱申請表的內容，向借閱人員提供相應的會計檔案，并在借閱期限內對借閱情況進行跟蹤檢查。4.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還會計檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。歸還時，檔案管理人員應認真核對會計檔案的數量、內容是否完整，有無涂改、損壞等情況。如發現問題，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應的責任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度另有規定外，可以按照規定程序銷毀。2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由會計機構提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經會計機構負責人、檔案管理機構負責人、單位負責人簽字后，報公司管理層審批。3.公司管理層批準后，由會計機構、檔案管理機構共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內容進行清點核對；銷毀后，應當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司管理層。七、會計檔案的信息化管理（一）信息化建設要求1.公司應積極推進會計檔案的信息化管理，采用先進的信息技術手段，建立會計檔案電子管理系統，實現會計檔案的數字化存儲、檢索、查閱和利用。2.會計檔案電子管理系統應具備完善的安全防護措施，確保會計檔案數據的安全、完整和保密。同時，應定期對系統進行維護和升級，保證系統的正常運行。（二）電子會計檔案的管理1.公司應按照規定的格式和要求，將會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計檔案進行電子化處理，并上傳至會計檔案電子管理系統。2.電子會計檔案應與紙質會計檔案同時保存，兩者內容應保持一致。電子會計檔案的保管期限應與紙質會計檔案相同。3.公司應建立電子會計檔案的備份制度，定期對電子會計檔案進行備份，并將備份數據存儲在不同的介質上，分別存放于不同的地點，以防止數據丟失。4.查閱和借閱電子會計檔案時，應通過會計檔案電子管理系統進行操作，并按照規定的權限和程序進行審批。查閱和借閱人員應使用專門的軟件進行查看和打印，不得對電子會計檔案進行修改、刪除等操作。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對會計機構檔案管理工作進行審計監督，檢查會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環節是否符合本制度的規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.會計機構負責人應定期對會計檔案管理工作進行自查，確保會計檔案管理工作的規范、有序進行。（二）外部監督1.公司應接受財政部門、審計機關、稅務機關等有關部門的監督檢查，如實提供會計檔案資料，不得